Checklist voor een goed georganiseerde ontwerpwedstrijd

Een ontwerpwedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen deelnemers uitnodigen. Je moet vooraf het concept, de regels en beoordelingscriteria vastleggen, juryleden bevestigen en de inschrijvingen overzichtelijk verwerken. Daarna richt je de locatie in met werkplekken, een registratiebalie en een aparte jurytafel. Deze checklist volgt de praktische volgorde: van wedstrijdopzet en deelnemersinformatie tot materialen, catering en de laatste controle op de dag zelf.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdconcept vastleggen
2 personen
Wedstrijdregels uitschrijven
2 personen
Beoordelingscriteria opstellen
3 personen
Juryleden benaderen
Juryleden bevestigen
Locatie reserveren
Catering reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
Wedstrijdnummers toewijzen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Juryformulieren voorbereiden
2 personen
Programma en bewegwijzering printen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Wedstrijdkits samenstellen
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Werkplekken inrichten
4 personen
Jurytafel inrichten
2 personen
Registratiebalie opbouwen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Techniek testen
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
3 personen
Deelnemers registreren
2 personen
Wedstrijdregels toelichten
Materialen uitdelen
3 personen
Wedstrijd begeleiden
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Inzendingen innemen
2 personen
Jurybeoordeling begeleiden
2 personen
Publieksstemming begeleiden
2 personen
Prijzen uitreiken
2 personen
Werkstukken fotograferen
2 personen
Bezoekers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Materialen verzamelen
4 personen
Afval sorteren
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Deelnemersfoto's versturen
Prijswinnaars informeren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 12
Stoelenaantal 70
Barkrukkenaantal 6
Garderoberekaantal 2
Afvalbakkenaantal 6

Apparatuur

Laptopaantal 2
Beamer
Projectiescherm
Speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Opladersaantal 6
Fotocamera

Keuken

Koelboxenaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Dienbladenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6

Servies

Bordenaantal 80
Kommetjesaantal 30
Glazenaantal 100
Kopjesaantal 60
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Slingersaantal 8
Naamkaartstandaardsaantal 30
Fotowand
Prijstafelsaantal 2

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Staande lampenaantal 4

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stofzuiger
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2

Sportmateriaal

Afzetlintaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg regels en beoordelingscriteria vast voordat je het inschrijfformulier publiceert. Deelnemers moeten vooraf weten waarop hun ontwerp wordt beoordeeld en welke informatie ze moeten aanleveren.
Benader juryleden vroeg en vraag om een definitieve bevestiging. Plan uiterlijk één week voor de wedstrijd een controle, zodat je nog tijd hebt om een vervanger te zoeken.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Vermeld daarin hun wedstrijdnummer, aankomsttijd, werkplek, benodigdheden en de route naar registratiebalie en wedstrijdzaal.
Richt de locatie eerst functioneel in: zet tafels en stoelen klaar, maak werkplekken, plaats de jurytafel en bouw daarna de registratiebalie op. Controleer laptop, beamer, speakers, microfoon, verlengkabels en stekkerdozen vóór de ontvangst.
Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en zet dranken pas op de wedstrijddag koud. Leg wedstrijdkits, juryformulieren, naamkaartstandaards en bewegwijzering per onderdeel klaar, zodat je niet tijdens de wedstrijd hoeft te zoeken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een ontwerpwedstrijd organiseren?: Begin minimaal 8 weken vooraf met het wedstrijdconcept, de regels en de locatie. Verstuur uitnodigingen en publiceer het inschrijfformulier bij voorkeur 6 weken voor de wedstrijddatum.
Wanneer moet ik de juryleden voor een ontwerpwedstrijd bevestigen?: Benader juryleden uiterlijk 6 weken vooraf en vraag om bevestiging binnen 7 dagen. Controleer de definitieve bezetting nogmaals 1 week voor de wedstrijd.
Wanneer moet ik deelnemersinformatie voor een ontwerpwedstrijd versturen?: Verstuur de deelnemersinformatie uiterlijk 3 dagen vooraf. Geef daarin wedstrijdnummers, aankomsttijd, locatie, werkplekken en praktische wedstrijdregels door.
Hoe richt ik een locatie voor een ontwerpwedstrijd in?: Maak per deelnemer een werkplek en reserveer daarnaast ruimte voor registratie en jurybeoordeling. Zet tafels en stoelen minimaal 2 uur voor de start klaar en test audiovisuele apparatuur minstens 60 minuten vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.