Designwettbewerb organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Designwettbewerb braucht mehr als ein Thema und einen Termin. Du musst Regeln und Bewertungskriterien festlegen, eine Jury gewinnen, Anmeldungen verwalten und die Arbeitsplätze vorbereiten. Plane die Registrierung, die Wettkampfsets und die Technik so, dass am Veranstaltungstag niemand auf Material oder Informationen warten muss. Diese Checkliste führt dich von der ersten Konzeption bis zum Aufbau vor Beginn.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Wettkampfkzept festlegen
2 Personen
Wettkampfregeln ausformulieren
2 Personen
Bewertungskriterien festlegen
3 Personen
Jurymitglieder ansprechen
Jurymitglieder bestätigen
Location reservieren
Catering reservieren
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Teilnehmer bestätigen
Startnummern zuweisen
2 Personen
Teilnehmerinformationen versenden
Juryformulare vorbereiten
2 Personen
Programm und Wegweiser drucken
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien prüfen
2 Personen
Wettkampfsets zusammenstellen
3 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Arbeitsplätze einrichten
4 Personen
Jurytisch einrichten
2 Personen
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Technik testen
2 Personen
Event
Teilnehmende empfangen
3 Personen
Teilnehmer registrieren
2 Personen
Wettkampfregeln erläutern
Materialien verteilen
3 Personen
Wettbewerb begleiten
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Einreichungen annehmen
2 Personen
Jurybewertung begleiten
2 Personen
Publikumsabstimmung begleiten
2 Personen
Preise überreichen
2 Personen
Werkstücke fotografieren
2 Personen
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Materialien zusammenstellen
4 Personen
Abfall trennen
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Teilnehmerfotos versenden
Preisträger informieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 12
- StühleAnz. 70
- BarhockerAnz. 6
- GarderobenständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 6
Ausstattung
- LaptopAnz. 2
- Beamer
- Projektionsleinwand
- LautsprecherAnz. 2
- Mikrofon
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 8
- LadegeräteAnz. 6
- Fotokamera
Küche
- KühlboxenAnz. 3
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- TablettsAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 3
- MesserAnz. 6
Geschirr
- TellerAnz. 80
- SchälchenAnz. 30
- GläserAnz. 100
- TassenAnz. 60
- BestecksetsAnz. 80
- ServierschalenAnz. 12
Dekoration
- TischdeckenAnz. 12
- GirlandenAnz. 8
- NamenskartenständerAnz. 30
- Fotowand
- PreistischeAnz. 2
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 6
- StehlampenAnz. 4
Reinigung
- BesenAnz. 2
- Staubsauger
- WischmopsAnz. 2
- EimerAnz. 2
Sportmaterial
- AbsperrbandAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Regeln und Bewertungskriterien spätestens 4 Wochen vor dem Wettbewerb schriftlich fest. So kann die Jury einheitlich bewerten und Teilnehmende wissen genau, was erwartet wird.
- Bestätige Jurymitglieder und Teilnehmende spätestens 10 Tage vor dem Termin. Verschicke dann Startnummern, Ablauf, Wegbeschreibung und Hinweise zum Wettbewerb gesammelt.
- Prüfe alle Materialien mindestens 3 Tage vorher und stelle die Wettkampfsets am Vortag zusammen. Zähle pro Arbeitsplatz genau ein Set und halte einige Ersatzmaterialien bereit.
- Plane für Registrierung und Aufbau feste Zeitfenster ein: Der Registrierungstresen sollte 60 Minuten vor Beginn besetzt sein, die Arbeitsplätze mindestens 90 Minuten vorher fertig sein.
- Kühle Getränke am Veranstaltungstag rechtzeitig und bereite Snacks vor dem Eintreffen der Teilnehmenden vor. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 7 Tage vorher, damit das Catering sie berücksichtigen kann.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Designwettbewerb organisieren?
- Beginne mindestens 8 Wochen vorher mit Konzept, Regeln, Jury und Location. Die Anmeldung sollte etwa 4 bis 6 Wochen vor dem Termin starten.
- Was muss eine Designwettbewerb-Checkliste enthalten?
- Sie sollte mindestens Konzept, Regeln, Bewertungskriterien, Jury, Location, Anmeldungen, Material, Technik, Catering und Aufbau abdecken. Plane zusätzlich eine Teilnehmerbestätigung und die Registrierung am Veranstaltungstag ein.
- Wann muss die Jury für einen Designwettbewerb feststehen?
- Bestätige die Jury spätestens 4 Wochen vor dem Wettbewerb. Sende ihr die Bewertungskriterien und Juryformulare mindestens 7 Tage vorher, damit Rückfragen noch geklärt werden können.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Designwettbewerbs?
- Rechne mit mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Arbeitsplätze, Jurytisch, Registrierung und Technik. Plane zusätzlich 30 Minuten Puffer für fehlendes Material oder technische Tests ein.
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