Checklist para organizar un concurso de diseño
Organizar un concurso de diseño requiere más que encontrar un espacio y convocar participantes. Primero necesitas cerrar el concepto, las reglas y los criterios de evaluación; después, coordinar jurado, inscripciones, materiales y puestos de trabajo. Esta checklist te ayuda a avanzar en el orden correcto y a detectar lo que suele quedar para el último momento, como numerar a los participantes, preparar los formularios del jurado o comprobar cables y equipos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Definir el concepto de la competición
2 personas
Redactar las reglas de la competición
2 personas
Redactar los criterios de evaluación
3 personas
Contactar a los miembros del jurado
Confirmar al jurado
Reservar el lugar
Reservar el catering
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar participantes
Asignar números de competición
2 personas
Enviar información a los participantes
Preparar los formularios del jurado
2 personas
Imprimir el programa y la señalización
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Preparar los kits de competición
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Organizar los puestos de trabajo
4 personas
Preparar la mesa del jurado
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Evento
Recepción de participantes
3 personas
Registrar a los participantes
2 personas
Explicar las reglas del concurso
Repartir el material
3 personas
Coordinar la competición
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Recoger las inscripciones
2 personas
Coordinar la evaluación del jurado
2 personas
Guiar la votación del público
2 personas
Entregar premios
2 personas
Fotografiar obras
2 personas
Despedir a los visitantes
2 personas
Seguimiento
Reunir los materiales
4 personas
Clasificar residuos
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Enviar fotos de los participantes
Informar a los ganadores
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 12
- Sillascant. 70
- Taburetes de barcant. 6
- Percherocant. 2
- Papeleracant. 6
Equipo
- Portátilcant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavocescant. 2
- Micrófono
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 8
- Cargadorescant. 6
- Cámara de fotos
Cocina
- Neveras portátilescant. 3
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Bandejascant. 6
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchilloscant. 6
Vajilla
- Platoscant. 80
- Cuencoscant. 30
- Vasoscant. 100
- Tazascant. 60
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas de servircant. 12
Decoración
- Mantelescant. 12
- Guirnaldascant. 8
- Soportes para tarjetas de nombrecant. 30
- Photowall
- Mesas de premioscant. 2
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Lámparas de piecant. 4
Limpieza
- Escobacant. 2
- Aspiradora
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
Material deportivo
- Cinta de balizamientocant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra las reglas y los criterios de evaluación antes de abrir las inscripciones. Los participantes deben recibir la misma información y saber qué se valorará, cómo se entregará el trabajo y qué límites tendrán.
- Contacta al jurado con varias semanas de margen y confirma su asistencia por escrito. Reserva tiempo para preparar los formularios de evaluación y una mesa separada para el jurado.
- No esperes a tener todas las inscripciones para organizar la logística. Cuando cierres la lista, asigna un número a cada participante y envía un único documento con horario, ubicación, normas y materiales incluidos.
- Prepara los puestos de trabajo al menos el día anterior si es posible. Comprueba mesas, sillas, iluminación, regletas, alargadores, cargadores y la conexión del portátil con el proyector, la pantalla, los altavoces y el micrófono.
- Calcula la comida y la bebida según el horario, no solo según el número de personas. Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción, enfría las bebidas con antelación y deja listos aperitivos, café, té, vasos, tazas, platos y cubiertos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concurso de diseño?
- Empieza al menos 6 semanas antes para definir las reglas, reservar el lugar, contactar al jurado y abrir las inscripciones. Deja los últimos 3 días para confirmar participantes, preparar kits, imprimir señalización y revisar equipos.
- ¿Qué debe incluir el formulario de inscripción de un concurso de diseño?
- Incluye los datos de contacto, la categoría o modalidad, las necesidades del participante y las preferencias dietéticas. Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes para poder confirmar plazas, asignar números y preparar los puestos.
- ¿Cuántos jurados hacen falta para un concurso de diseño?
- Para un concurso pequeño, cuenta con un mínimo de 3 jurados para reducir el peso de una sola opinión. Prepara un formulario por criterio y reserva entre 15 y 20 minutos para explicar el sistema antes de empezar.
- ¿Cuándo hay que preparar los materiales y los puestos de trabajo?
- Comprueba todos los materiales entre 3 y 5 días antes y monta los puestos el día anterior. Prepara un kit por participante, más al menos 2 kits de reserva, y prueba el equipo audiovisual antes de abrir el registro.
Planes parecidos a este
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!