La checklist pour organiser un concours de design

Un concours de design demande plus qu’un thème et quelques participants. Il faut cadrer les règles, les critères d’évaluation et le rôle du jury avant d’ouvrir les inscriptions. Les derniers jours servent surtout à confirmer les candidats, préparer les kits, vérifier le matériel et installer chaque poste de travail. Cette checklist suit l’ordre pratique des préparatifs, jusqu’à l’accueil et aux conditions de jugement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le concept de la compétition
2 personnes
Rédiger le règlement du concours
2 personnes
Établir les critères d’évaluation
3 personnes
Contacter les membres du jury
Confirmer les jurés
Réserver le lieu
Réserver le catering
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les participants
Attribuer les numéros de course
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Préparer les formulaires du jury
2 personnes
Imprimer le programme et la signalétique
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Préparer les kits de compétition
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager les postes de travail
4 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Tester la technique
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Expliquer les règles du match
Distribuer le matériel
3 personnes
Accompagner la compétition
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Recevoir les inscriptions
2 personnes
Accompagner l’évaluation du jury
2 personnes
Animer le vote du public
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Photographier les travaux
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel
4 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Envoyer les photos des participants
Informer les gagnants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 70
Tabourets de barqté 6
Portant à vêtementsqté 2
Poubellesqté 6

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Chargeursqté 6
Appareil photo

Cuisine

Glacièresqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Plateauxqté 6
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6

Vaisselle

Assiettesqté 80
Petits bolsqté 30
Verresqté 100
Tassesqté 60
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12

Décoration

Nappesqté 12
Guirlandesqté 8
Présentoirs pour cartes nominativesqté 30
Mur photo
Tables des prixqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampadairesqté 4

Nettoyage

Balaiqté 2
Aspirateur
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2

Matériel de sport

Ruban de balisageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez le règlement et les critères d’évaluation avant de publier le formulaire d’inscription. Les candidats doivent connaître les livrables attendus, la durée de l’épreuve et les règles de notation dès le départ.
Contactez au moins 3 membres du jury plusieurs semaines avant le concours, puis confirmez leur présence par écrit. Préparez un formulaire de notation distinct pour chaque juré afin d’éviter les décisions improvisées.
Fermez les inscriptions à une date précise, puis prévoyez 2 à 3 jours pour traiter les dossiers, recueillir les besoins alimentaires et attribuer les numéros de course. Envoyez ensuite toutes les consignes aux participants dans un seul message.
La veille, vérifiez chaque poste avec le matériel réellement utilisé : ordinateur portable, vidéoprojecteur, rallonges, multiprises et chargeurs. Prévoyez au moins une rallonge et une multiprise de secours pour éviter qu’un poste soit inutilisable.
Installez les tables, chaises et postes de travail avant l’arrivée du public, puis gardez un comptoir d’enregistrement clairement visible. Mettez les boissons au frais et préparez les en-cas au moins 60 minutes avant le début de l’épreuve.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de design ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Les premières semaines servent à définir le concept, rédiger le règlement, réserver le lieu et confirmer le jury ; les 7 derniers jours sont consacrés aux inscriptions, au matériel et à l’installation.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions à un concours de design ?: Ouvrez-les environ 4 semaines avant la date du concours, une fois le règlement et les critères d’évaluation finalisés. Clôturez-les 2 à 3 jours avant l’événement pour confirmer les participants et attribuer les numéros de course.
Quel matériel préparer pour un concours de design ?: Comptez un poste de travail complet par participant, avec les équipements prévus dans le règlement, ainsi que des rallonges, multiprises et chargeurs de secours. Vérifiez tout le matériel la veille et testez le vidéoprojecteur, l’écran, les haut-parleurs et le microphone.
Quand installer la salle du concours de design ?: Faites l’installation principale le jour même, au moins 2 heures avant l’accueil : tables, chaises, postes de travail, table du jury et comptoir d’enregistrement. Préparez les kits, la signalétique, les boissons et les en-cas la veille ou 60 minutes avant le début.

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