Checklist voor een online bingoavond organiseren

Een online bingoavond staat of valt met voorbereiding die deelnemers niet zien. Kies eerst het bingoplatform, verzamel aanmeldingen en leg de regels vast voordat je kaarten en prijzen regelt. Test laptop, webcam, microfoon en internetverbinding uiterlijk één dag vooraf; houd ook een reserveverbinding en reserve-laptop achter de hand. Op de avond zelf heb je tijd nodig om de werkplek op te bouwen, deelnemers toe te laten en technische hulp te geven. Met deze checklist werk je van uitnodiging naar afsluiting zonder last-minute zoekwerk.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Bingoplatform kiezen
Aanmeldformulier maken
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Bingoregels uitschrijven
Bingokaarten maken
Prijzen inkopen
Prijzen verpakken
Deelnemers bevestigen
Deelnemersinstructies versturen
Bingokaarten distribueren
Internetverbinding testen
Camera en microfoon testen
Back-upverbinding voorbereiden
Boodschappen doen
Hapjes voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
Werkplek opbouwen
Techniek aansluiten
Bingozaal instellen
Prijzen klaarleggen

Event

Deelnemers toelaten
2 personen
Techniek van deelnemers helpen
2 personen
Welkom en regels uitleggen
Bingorondes begeleiden
2 personen
Bingomeldingen controleren
2 personen
Pauzes aankondigen
Dranken bijvullen
Hapjes aanvullen
Winnaars bekendmaken
Afsluiting aankondigen
Deelnemers uitloggen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
Werkplek afbreken
Servies afwassen
Ruimte schoonmaken
Prijzen verzenden
Deelnemers bedanken
Bingodocumenten archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Bureau
Bureaustoel

Apparatuur

Laptop
Reserve-laptop
Webcam
USB-microfoon
Headset
Tweede monitor
Smartphone
Mobiele wifi-hotspot
HDMI-kabelaantal 2
USB-kabelaantal 3
Verlengsnoeraantal 2
Stekkerdoosaantal 2

Verlichting

Bureaulampaantal 2

Spelmateriaal

Geprinte bingokaartenaantal 30
Bingonummersaantal 90
Markeerstiftenaantal 30
Reservepapieraantal 50
Bingoprijzenaantal 6
Prijszakjesaantal 6
Cadeaukaartjesaantal 6

Catering

Herbruikbare bekersaantal 30
Herbruikbare bordenaantal 30
Besteksetsaantal 30
Schaaltjesaantal 6
Serveertangenaantal 3
Thermoskanaantal 2
Waterkanaantal 2
Koelbox
Boodschappen

Decoratie

Bingobanner
Tafeldecoratieaantal 4

Tips

Stuur de deelnemersinstructies minstens 48 uur vooraf. Zet daarin de starttijd, de link, de bingoregels, hoe deelnemers hun kaart ontvangen en wat ze moeten doen als geluid of beeld niet werkt.
Test de volledige opstelling minimaal één dag van tevoren: laptop, webcam, USB-microfoon of headset, tweede monitor en bingozaal. Controleer ook de mobiele wifi-hotspot en reserve-laptop in plaats van alleen te kijken of de laptop aangaat.
Maak de deelnemerslijst definitief zodra de aanmeldtermijn sluit. Gebruik die lijst voor de bingokaarten, bevestiging, distributie en het verzamelen van dieetwensen; een losse aanmelding in je mailbox leidt snel tot een vergeten kaart.
Leg prijzen, bingonummers, markeerstiften en reservepapier vóór de start klaar. Verpak prijzen vooraf en noteer per winnaar hoe de prijs wordt verzonden, zodat het uitreiken tijdens de online avond niet stilvalt.
Plan hapjes en dranken vóór het technische werk. Zet dranken koud, gebruik schaaltjes en serveertangen en zorg dat je tijdens het toelaten van deelnemers niet tegelijk nog boodschappen of voorbereiding hoeft te doen.

Veelgestelde vragen

Hoeveel dagen van tevoren moet ik een online bingoavond organiseren?: Begin ongeveer 2 tot 3 weken vooraf met het kiezen van het bingoplatform en het maken van het aanmeldformulier. Verstuur de uitnodigingen uiterlijk 10 dagen voor de avond en sluit de deelnemerslijst 3 tot 5 dagen vooraf.
Wanneer moet ik de techniek voor een online bingoavond testen?: Doe een volledige test minimaal 24 uur vooraf en herhaal een korte controle 30 minuten voor de start. Test niet alleen beeld en geluid, maar ook de internetverbinding, bingozaal, tweede monitor en back-upverbinding.
Hoe lang van tevoren moet ik bingokaarten uitdelen?: Distribueer de bingokaarten uiterlijk 24 uur voor de online bingoavond, samen met de deelnemersinstructies. Zo hebben deelnemers nog tijd om de kaart te openen of te printen en kun je ontbrekende kaarten dezelfde dag herstellen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om deelnemers online toe te laten?: Reserveer minimaal 20 tot 30 minuten vóór de eerste ronde voor het toelaten van deelnemers en technische hulp. Bij een grote groep of onervaren deelnemers is 45 minuten veiliger, zodat de bingo niet vertraagt door microfoons of camera's.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.