Checklist pour organiser une soirée bingo en ligne

Une soirée bingo en ligne demande plus qu’un lien de visioconférence. Il faut choisir la plateforme, gérer les inscriptions, préparer les cartes et tester le matériel avant l’arrivée des participants. Prévoyez aussi une solution de connexion de secours et un temps d’accueil pour aider les personnes qui rencontrent un problème technique. Cette checklist rassemble les 41 tâches et les 33 fournitures nécessaires, dans l’ordre où les organiser.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Choisir la plateforme de bingo
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Rédiger les règles du bingo
Créer des cartes de bingo
Acheter les prix
Emballer les prix
Confirmer les participants
Envoyer les instructions aux participants
Distribuer les cartes de bingo
Tester la connexion Internet
Tester la caméra et le micro
Préparer une connexion de secours
Faire les courses
Préparer les en-cas
2 personnes
Mettre les boissons au frais
Installer l’espace de travail
Brancher la technique
Installer la salle de bingo
Préparer les prix

Événement

Accueillir les participants
2 personnes
Aider les participants pour la technique
2 personnes
Accueillir et expliquer les règles
Animer les rondes de bingo
2 personnes
Vérifier les annonces de bingo
2 personnes
Annoncer les pauses
Réapprovisionner les boissons
Ravitaillement des amuse-bouches
Annonce des gagnants
Annoncer la clôture
Déconnecter les participants

Suivi

Éteindre l’équipement
Démonter le poste de travail
Faire la vaisselle
Nettoyer l’espace
Envoyer les prix
Remercier les participants
Archiver les documents de bingo

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Bureau
Chaise de bureau

Équipement

Ordinateur portable
Ordinateur portable de secours
Webcam
Microphone USB
Casque
Deuxième écran
Smartphone
Hotspot Wi-Fi mobile
Câble HDMIqté 2
Câble USBqté 3
Rallongeqté 2
Multipriseqté 2

Éclairage

Lampe de bureauqté 2

Matériel de jeu

Cartes de bingo impriméesqté 30
Numéros de bingoqté 90
Marqueursqté 30
Papier de réserveqté 50
Prix du bingoqté 6
Sachets de prixqté 6
Cartes cadeauxqté 6

Catering

Gobelets réutilisablesqté 30
Assiettes réutilisablesqté 30
Couvertsqté 30
Petits bolsqté 6
Pinces de serviceqté 3
Thermosqté 2
Carafe d’eauqté 2
Glacière
Courses

Décoration

Banderole de bingo
Décoration de tableqté 4

Conseils

Testez l’ordinateur, la webcam, le microphone et la connexion au moins 24 heures avant la soirée. Faites un essai complet avec les cartes, les numéros et les règles du bingo.
Envoyez les instructions aux participants 2 à 3 jours avant l’événement. Ajoutez le lien, l’heure de connexion, les règles, les cartes de bingo et un contact à joindre en cas de problème.
Préparez un ordinateur portable de secours et un hotspot Wi-Fi mobile avant le début. Gardez aussi les câbles, la multiprise et la rallonge branchés ou immédiatement accessibles.
Distribuez les cartes de bingo avant le lancement de la première partie et prévoyez du papier de réserve. Expliquez en moins de 5 minutes comment marquer les numéros et annoncer un bingo.
Mettez les boissons au frais au moins 2 heures à l’avance et préparez les en-cas avant l’accueil. Vérifiez les besoins alimentaires recueillis lors des inscriptions afin de ne pas improviser les portions.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une soirée bingo en ligne ?: Envoyez les invitations 2 à 3 semaines avant la soirée, avec un formulaire d’inscription. Fermez les inscriptions environ 5 jours avant afin de mettre à jour la liste, recueillir les besoins alimentaires et préparer les cartes.
Quand tester la connexion pour un bingo en ligne ?: Faites un premier test 48 à 24 heures avant, puis vérifiez à nouveau le matériel 30 minutes avant l’accueil. Testez également la connexion de secours et le hotspot Wi-Fi mobile, au lieu d’attendre une panne.
Combien de temps prévoir pour accueillir les participants ?: Réservez 15 à 20 minutes avant la première partie. Ce délai permet de confirmer les participants, d’aider pour la caméra ou le microphone et de vérifier que chacun possède sa carte de bingo.
Que prévoir pour une soirée bingo en ligne ?: Prévoyez un ordinateur principal, un ordinateur de secours, une webcam, un microphone, un casque et une connexion de secours. Ajoutez les cartes imprimées, les numéros, les marqueurs, les prix, les boissons et les en-cas pour l’ensemble des participants.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.