Checklist voor een onderwaterfotowedstrijd organiseren

Een onderwaterfotowedstrijd vraagt meer voorbereiding dan alleen deelnemers en camera’s verzamelen. Je regelt tegelijk de wedstrijdlocatie, duikveiligheid, jurering, gegevensoverdracht en ontvangst aan wal. Werk daarom van randvoorwaarden naar uitvoering: reserveer eerst de locatie en controleer vergunningen, leg daarna reglement en jury vast en open pas vervolgens de inschrijving. In de laatste week draait alles om briefing, startgroepen, getest materiaal, gekoelde catering en een registratietafel die direct klaarstaat.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdlocatie reserveren
Wedstrijdreglement opstellen
2 personen
Juryleden vastleggen
Veiligheidsplan maken
2 personen
Vergunningen controleren
Fotografenlijst aanmaken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Inschrijvingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemers bevestigen
Startgroepen indelen
2 personen
Briefing versturen
Jurycriteria afstemmen
3 personen
Catering bestellen
Prijzen en certificaten regelen
Duikveiligheid controleren
2 personen
Fotografieapparatuur testen
2 personen
Presentatiebestanden voorbereiden
Locatie en route bevestigen
Boodschappen doen
2 personen
Catering gekoeld opslaan
2 personen
Deelnemerspakketten samenstellen
2 personen
Locatiemateriaal klaarzetten
2 personen

Event

Registratietafel voorbereiden
2 personen
Duikzone afzetten
3 personen
Techniek en stroom aansluiten
2 personen
Juryruimte inrichten
2 personen
Veiligheidsmateriaal controleren
2 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Deelnemerspakketten uitdelen
2 personen
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
Startduiken begeleiden
4 personen
Duikzone bewaken
3 personen
Fotobestanden innemen
2 personen
Geheugenkaarten registreren
2 personen
Hapjes en drankjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
Foto's controleren en back-uppen
2 personen
Jurybeelden klaarzetten
2 personen
Jury laten beoordelen
4 personen
Publieksstemming organiseren
2 personen
Winnaarslijst controleren
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
2 personen
Winnaars fotograferen
Laatste vragen beantwoorden
2 personen

Nazorg

Apparatuur uitschakelen
2 personen
Materialen afbouwen
4 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Gehuurde spullen retourneren
2 personen
Foto's naar deelnemers sturen
Winnaars online publiceren
Gevonden spullen terugbezorgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 50
Jurytafel
Garderoberek

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Kaartlezersaantal 4
Geheugenkaartlezersaantal 4
Externe harde schijvenaantal 2
Projector
Projectiescherm
Stroomhaspelsaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Waterdichte bakkenaantal 8
Waterdichte telefoonhoezenaantal 10

Sportmateriaal

Duikboeienaantal 6
Lijnmarkeringenaantal 12
Duikvlaggenaantal 4
Reservebrillenaantal 6
Reservevinnenaantal 4
Opblaasbare drijversaantal 6
Onderwaterleiaantal 8
Duiklampenaantal 8
Onderwatercamera'saantal 4
Onderwaterbehuizingenaantal 4
Reservebatterijenaantal 20
Oplaadstationsaantal 4
Handdoekenaantal 40

Servies

Herbruikbare bekersaantal 60
Bordenaantal 60
Besteksetsaantal 60
Koffiekopjesaantal 40
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Richtingsbordenaantal 8
Inschrijfbordenaantal 2
Nummerkaartenaantal 60
Naamstickersaantal 60
Jurybord

Verlichting

Ledlampenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afwasbakkenaantal 3
Sponsjesaantal 6
Theedoekenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 12
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2

Keuken

Koelboxenaantal 4
Serveerschalenaantal 8
Serveertangenaantal 6
Snijplankenaantal 3
Broodmessenaantal 3
Waterkannenaantal 6
Warmhoudkannenaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het wedstrijdreglement en de jurycriteria vast voordat je het aanmeldformulier opent. Vermeld daarin onder meer deadlines, bestandsformaten, categorieën en hoe deelnemers hun foto’s aanleveren.
Plan de veiligheidscontrole vóór de wedstrijddag en werk met duidelijke duikboeien, lijnmarkeringen en duikvlaggen. Wijs per startgroep een vaste verzamelplek en briefingstijd aan, zodat deelnemers niet tegelijk bij de registratietafel aankomen.
Test onderwatercamera’s, onderwaterbehuizingen, geheugenkaartlezers en laptops minimaal één week vooraf. Controleer ook reservebatterijen, oplaadstations en externe harde schijven; zonder werkende kaartlezer loopt de inzameling direct vast.
Maak startgroepen op basis van capaciteit en tijd, niet alleen op volgorde van inschrijving. Verstuur de briefing en routebevestiging uiterlijk 48 uur vooraf, inclusief aankomsttijd, materiaalcontrole en het moment waarop bestanden ingeleverd moeten zijn.
Zet ontvangst en presentatie als aparte werkplekken op. Gebruik waterdichte bakken en telefoonhoezen bij de duikzone, houd catering gekoeld opgeslagen en test projector, projectiescherm, stroomhaspels en verlengkabels vóór de deelnemers arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een onderwaterfotowedstrijd organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Reserveer eerst de wedstrijdlocatie, controleer vergunningen en veiligheidsvoorwaarden en leg daarna jury, reglement en catering vast.
Wanneer moet ik de inschrijving voor een onderwaterfotowedstrijd openen?: Open de inschrijving zodra locatie, datum, reglement en veiligheidskaders definitief zijn, meestal 6 tot 8 weken voor de wedstrijddag. Sluit de inschrijving uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat je deelnemers, dieetwensen en startgroepen kunt verwerken.
Hoeveel reserveapparatuur heb ik nodig voor een onderwaterfotowedstrijd?: Plan minimaal één reservebril, één paar reservevinnen en extra batterijen naast de uitrusting van de deelnemers. Test alle camera’s en behuizingen een week vooraf en leg reserveonderdelen op de wedstrijddag direct bij de materiaaluitgifte.
Wanneer verstuur ik de briefing naar deelnemers?: Stuur de briefing uiterlijk 48 uur voor de wedstrijd. Bevestig daarin route, startgroep, registratietijd, veiligheidsregels, bestandsaanlevering en de deadline voor het inleveren van de foto’s.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.