Checklist pour organiser un concours de photo sous-marine
Un concours de photo sous-marine demande de coordonner la plongée, la prise de vue et le traitement des images sans laisser la sécurité au second plan. Commencez par réserver le site, vérifier les autorisations et rédiger un règlement précis. Les inscriptions, les groupes de départ et le briefing doivent être finalisés avant le jour J. Prévoyez ensuite le transfert des fichiers, l’évaluation du jury, le catering et la remise des certificats.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu du concours
Établir le règlement du concours
2 personnes
Définir les membres du jury
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Vérifier les autorisations
Créer la liste des photographes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les participants
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Envoyer le briefing
Harmoniser les critères du jury
3 personnes
Commander le catering
Prévoir les prix et les certificats
Vérifier la sécurité de la plongée
2 personnes
Tester le matériel de photographie
2 personnes
Préparer les fichiers de présentation
Confirmer le lieu et le parcours
Faire les courses
2 personnes
Stocker le catering au frais
2 personnes
Préparer les packs participants
2 personnes
Préparer le matériel du site
2 personnes
Événement
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Balisage de la zone de plongée
3 personnes
Raccorder la technique et l’alimentation électrique
2 personnes
Installer la salle du jury
2 personnes
Vérifier le matériel de sécurité
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les kits des participants
2 personnes
Donner le briefing de sécurité
2 personnes
Encadrer les sauts de départ
4 personnes
Surveiller la zone de baignade
3 personnes
Récupérer les fichiers photo
2 personnes
Enregistrer les cartes mémoire
2 personnes
Servir les amuse-bouches et les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
Vérifier et sauvegarder les photos
2 personnes
Préparer les images du jury
2 personnes
Faire évaluer par le jury
4 personnes
Organiser le vote du public
2 personnes
Vérifier la liste des gagnants
2 personnes
Assurer la remise des prix
2 personnes
Photographier les gagnants
Répondre aux dernières questions
2 personnes
Suivi
Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter le matériel
4 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Envoyer les photos aux participants
Publier les gagnants en ligne
Rapporter les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 8
- Chaisesqté 50
- Table du jury
- Portant à vêtements
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 3
- Lecteurs de cartesqté 4
- Lecteurs de cartes mémoireqté 4
- Disques durs externesqté 2
- Projecteur
- Écran de projection
- Enrouleurs électriquesqté 3
- Rallongesqté 6
- Bacs étanchesqté 8
- Étuis étanches pour téléphoneqté 10
Matériel de sport
- Bouées de plongéeqté 6
- Marquages au solqté 12
- Drapeaux de plongéeqté 4
- Lunettes de rechangeqté 6
- Ailettes de rechangeqté 4
- Bouées gonflablesqté 6
- Chalkboard sous-marinqté 8
- Lampes de plongéeqté 8
- Caméras sous-marinesqté 4
- Boîtiers étanchesqté 4
- Piles de rechangeqté 20
- Stations de rechargeqté 4
- Serviettesqté 40
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 60
- Assiettesqté 60
- Couvertsqté 60
- Tasses à caféqté 40
- Thermosqté 4
Décoration
- Panneaux directionnelsqté 8
- Panneaux d’inscriptionqté 2
- Cartes numérotéesqté 60
- Étiquettes nominativesqté 60
- Tableau du jury
Éclairage
- Lampes LEDqté 6
- Lampes à pilesqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Bacs à vaisselleqté 3
- Épongesqté 6
- Torchonsqté 12
- Chiffons microfibresqté 12
- Balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 2
Cuisine
- Glacièresqté 4
- Plateaux de serviceqté 8
- Pinces de serviceqté 6
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Carafes d’eauqté 6
- Thermosqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez une date limite d’inscription au moins 10 à 14 jours avant le concours : vous aurez le temps de confirmer les participants, leurs besoins alimentaires et les groupes de départ.
- Envoyez le briefing au minimum 48 heures avant l’épreuve. Indiquez l’horaire, le parcours, les règles de sécurité, les critères du jury et les fichiers attendus.
- Testez chaque caméra, boîtier étanche, lampe, batterie et station de recharge la veille. Prévoyez des piles et du matériel de rechange plutôt que de chercher une solution au dernier moment.
- Organisez le transfert des photos dès la fin de la plongée : lecteurs de cartes, ordinateurs portables et au moins deux disques durs externes permettent de conserver une copie de secours.
- Gardez le catering au frais jusqu’au service et installez la table d’inscription avant l’arrivée des photographes. Préparez les packs participants, les badges et les certificats séparément pour éviter les files d’attente.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concours de photo sous-marine ?
- Prévoyez au moins 4 à 6 semaines. Les autorisations, le règlement, le jury, les inscriptions et la sécurité de la plongée doivent être réglés avant de confirmer les participants.
- Quand envoyer le briefing aux participants ?
- Envoyez-le 48 à 72 heures avant le concours, puis rappelez les horaires et les consignes à l’accueil. Ce délai laisse aux photographes le temps de vérifier leur matériel et leurs besoins.
- Quel matériel faut-il prévoir pour récupérer les photos ?
- Prévoyez au minimum un lecteur de carte par poste de transfert, deux ordinateurs portables et deux disques durs externes pour conserver une copie de secours. Testez les connexions avant l’arrivée des participants.
- Quand préparer la sécurité d’un concours de photo sous-marine ?
- Finalisez le plan de sécurité au moins 7 jours avant l’événement et faites une dernière vérification du parcours le jour même. Contrôlez les bouées, drapeaux, marquages et équipements de plongée avant le départ.
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