Omloop organiseren: complete checklist en planning
Een omloop organiseren vraagt meer dan een route en een starttijd. Je regelt vergunningen, verkeersveiligheid, tijdwaarneming, EHBO, vrijwilligers en een duidelijke start- en finishlocatie. Begin met datum en route, leg daarna de wedstrijdorganisatie en voorzieningen vast. In de laatste weken verschuift de aandacht naar inschrijvingen, startnummers, routeborden, catering en een gezamenlijke briefing. Met deze checklist houd je 77 taken en 66 benodigde spullen in de juiste volgorde bij.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Datum en route vastleggen
2 personen
Vergunningen aanvragen
Verkeersplan opstellen
2 personen
Verkeersregelaars reserveren
Start- en finishlocatie vastleggen
2 personen
Tijdwaarneming reserveren
Jury en wedstrijdleiding vastleggen
2 personen
EHBO-bezetting regelen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijfformulier openen
Sponsoren benaderen
2 personen
Route digitaal publiceren
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Startnummers bestellen
Medaille en prijzen bestellen
Catering reserveren
Verkeersplan verspreiden
Weersverwachting controleren
Route volledig inspecteren
3 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
3 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Vrijwilligersbriefing voorbereiden
Fietsenstalling markeren
2 personen
Routeborden plaatsen
4 personen
Verkeershekken plaatsen
4 personen
Pionnen langs parcours zetten
4 personen
Startboog opbouwen
4 personen
Finishboog opbouwen
4 personen
Registratietafels opstellen
3 personen
Cateringruimte inrichten
3 personen
Partytenten opzetten
4 personen
Stroom en verlichting aansluiten
2 personen
Tijdwaarneming testen
2 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Fietsenstalling klaarzetten
2 personen
Startnummers klaarleggen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
Routeposten bemannen
8 personen
Deelnemers ontvangen
3 personen
Startnummers uitreiken
3 personen
Fietsen controleren
2 personen
Laatste veiligheidsbriefing geven
2 personen
Startvak vullen
3 personen
Omloop starten
4 personen
Doorkomst registreren
2 personen
Tussenstanden bijhouden
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Finish begeleiden
4 personen
Finishers registreren
2 personen
Fietsers naar stalling verwijzen
2 personen
Uitslag controleren
2 personen
Prijzentafel klaarzetten
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Muziek en omroep verzorgen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Routeposten afmelden
2 personen
Nazorg
Routeborden verwijderen
4 personen
Verkeershekken terugbrengen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval afvoeren
2 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Uitslag en foto's publiceren
Bedankbericht versturen
Borg en facturen afhandelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 3
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 40
- Barkrukkenaantal 6
- Afvalbakkenaantal 8
- Fietsenrekkenaantal 12
- Verkeershekkenaantal 20
- Pionnenaantal 40
- Startboog
- Finishboog
Sportmateriaal
- Routebordenaantal 35
- Startnummersaantal 180
- Nummerhoudersaantal 180
- Medaillelintenaantal 180
- Trofeeënaantal 6
- Reservefietspompenaantal 4
- Reserve binnenbandenaantal 20
- Fietsgereedschapssetsaantal 3
- Reflectievestenaantal 25
- Fluitjesaantal 12
Apparatuur
- Omroepinstallatie
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Stopwatchesaantal 4
- Portofoonsaantal 12
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Koelboxenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
Servies
- Drinkglazenaantal 250
- Koffiekopjesaantal 80
- Bordenaantal 200
- Besteksetsaantal 200
- Schenkkannenaantal 8
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks- en broodmessenaantal 6
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Thermoskannenaantal 6
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 12
- Podiumdoekenaantal 4
- Sponsorbannersaantal 10
Verlichting
- Ledlampenaantal 8
- Lichtsnoerenaantal 6
Schoonmaak
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 4
- Afvalgrijpersaantal 4
Catering
- Boodschappen
EHBO
- EHBO-koffersaantal 2
- Pleistersaantal 200
- Verbandrollenaantal 12
- Steriele kompressenaantal 30
- Reddingsdekensaantal 10
- Wegwerphandschoenenaantal 100
Veiligheid
- Afzetlintaantal 10
- Zaklampenaantal 8
- Reservebatterijenaantal 40
- Routekaartenaantal 30
- Contactkaartenaantal 30
Registratie
- Pennenaantal 30
- Klembordenaantal 8
- Naamstickersaantal 250
- Polsbandjesaantal 250
- Contantgeldkassa
Tips
- Leg datum, route, start- en finishlocatie vroeg vast. Reserveer daarna tijdwaarneming, jury, wedstrijdleiding en EHBO, zodat je niet alleen een parcours maar ook de volledige organisatie rond de wedstrijd hebt geregeld.
- Werk het verkeersplan uit voordat je verkeersregelaars reserveert. Controleer per kruising hoeveel mensen en verkeershekken, pionnen, routeborden en reflectievesten nodig zijn.
- Open de inschrijving zodra route en praktische informatie vaststaan. Verzamel dieetwensen meteen mee en sorteer de startnummers vooraf per startgroep of alfabet, zodat uitgifte op de dag zelf vlot verloopt.
- Maak naast de deelnemersplanning een aparte vrijwilligersindeling. Plan een briefing vóór de start en zorg dat coördinatoren portofoons, fluitjes en een actuele route-instructie hebben.
- Controleer de route volledig in de laatste dagen en volg de weersverwachting. Leg reservefietspompen, binnenbanden en fietsgereedschapssets klaar; die worden vaak pas gemist wanneer de eerste pech zich meldt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een omloop organiseren?
- Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, route, vergunningen en het verkeersplan. Reserveer daarna tijdwaarneming, EHBO, jury en verkeersregelaars voordat je de inschrijving opent.
- Wanneer moet ik de vergunning voor een omloop aanvragen?
- Vraag de vergunning aan zodra datum en route voorlopig vaststaan, idealiter minimaal 8 tot 12 weken voor de omloop. De exacte termijn verschilt per gemeente, dus controleer de lokale aanvraagprocedure meteen.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een omloop?
- Maak per kruising, start, finish, inschrijving, bevoorrading en materiaal een bezetting en tel daar minimaal 10% reserve bij op. Het benodigde aantal hangt vooral af van de route, het deelnemersveld en het aantal verkeerspunten.
- Wat moet ik de dag voor een omloop controleren?
- Inspecteer de volledige route, controleer routeborden en verkeersmaterialen en sorteer de startnummers. Leg ook portofoons, EHBO-materialen, reserveonderdelen, medailles en catering klaar en geef vrijwilligers hun briefing.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!