Zo organiseer je een omloop zonder last-minute problemen

Begin een omloop niet met de inschrijvingen, maar met de datum, route en uitvoerbaarheid. Leg daarna vergunningen, verkeersmaatregelen en de start- en finishlocatie vast; die onderdelen bepalen hoeveel mensen en materiaal je nodig hebt. Vervolgens regel je tijdwaarneming, jury, EHBO, catering, vrijwilligers en communicatie in één planning. In de laatste week controleer je de route opnieuw, sorteer je de startnummers en brief je alle helpers.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Vergunningen aanvragen
3
Verkeersplan opstellen
2 personen
4
Verkeersregelaars reserveren
5
Start- en finishlocatie vastleggen
2 personen
6
Tijdwaarneming reserveren
7
Jury en wedstrijdleiding vastleggen
2 personen
8
EHBO-bezetting regelen
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Inschrijfformulier openen
11
Sponsoren benaderen
2 personen
12
Route digitaal publiceren
13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
14
Dieetwensen verzamelen
15
Vrijwilligers indelen
2 personen
16
Startnummers bestellen
17
Medaille en prijzen bestellen
18
Catering reserveren
19
Verkeersplan verspreiden
20
Weersverwachting controleren
21
Route volledig inspecteren
3 personen
22
Boodschappen doen
2 personen
23
Materialen verzamelen
3 personen
24
Startnummers sorteren
2 personen
25
Vrijwilligersbriefing voorbereiden
26
Fietsenstalling markeren
2 personen
27
Routeborden plaatsen
4 personen
28
Verkeershekken plaatsen
4 personen
29
Pionnen langs parcours zetten
4 personen
30
Startboog opbouwen
4 personen
31
Finishboog opbouwen
4 personen
32
Registratietafels opstellen
3 personen
33
Cateringruimte inrichten
3 personen
34
Partytenten opzetten
4 personen
35
Stroom en verlichting aansluiten
2 personen
36
Tijdwaarneming testen
2 personen
37
EHBO-punt inrichten
2 personen
38
Fietsenstalling klaarzetten
2 personen
39
Startnummers klaarleggen
2 personen
40
Dranken koud zetten
2 personen
41
Hapjes voorbereiden
3 personen
42
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

43
Routeposten bemannen
8 personen
44
Deelnemers ontvangen
3 personen
45
Startnummers uitreiken
3 personen
46
Fietsen controleren
2 personen
47
Laatste veiligheidsbriefing geven
2 personen
48
Startvak vullen
3 personen
49
Omloop starten
4 personen
50
Doorkomst registreren
2 personen
51
Tussenstanden bijhouden
2 personen
52
Dranken serveren
3 personen
53
Hapjes serveren
3 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Afvalbakken legen
2 personen
56
Finish begeleiden
4 personen
57
Finishers registreren
2 personen
58
Fietsers naar stalling verwijzen
2 personen
59
Uitslag controleren
2 personen
60
Prijzentafel klaarzetten
2 personen
61
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
62
Muziek en omroep verzorgen
63
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
64
Routeposten afmelden
2 personen

Nazorg

65
Routeborden verwijderen
4 personen
66
Verkeershekken terugbrengen
4 personen
67
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
68
Tenten afbreken
4 personen
69
Apparatuur uitschakelen
2 personen
70
Servies afwassen
3 personen
71
Locatie schoonmaken
4 personen
72
Afval afvoeren
2 personen
73
Materialen inventariseren
2 personen
74
Geleende materialen retourneren
2 personen
75
Uitslag en foto's publiceren
76
Bedankbericht versturen
77
Borg en facturen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 40
Barkrukkenaantal 6
Afvalbakkenaantal 8
Fietsenrekkenaantal 12
Verkeershekkenaantal 20
Pionnenaantal 40
Startboog
Finishboog

Sportmateriaal

Routebordenaantal 35
Startnummersaantal 180
Nummerhoudersaantal 180
Medaillelintenaantal 180
Trofeeënaantal 6
Reservefietspompenaantal 4
Reserve binnenbandenaantal 20
Fietsgereedschapssetsaantal 3
Reflectievestenaantal 25
Fluitjesaantal 12

Apparatuur

Omroepinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Stopwatchesaantal 4
Portofoonsaantal 12
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2

Servies

Drinkglazenaantal 250
Koffiekopjesaantal 80
Bordenaantal 200
Besteksetsaantal 200
Schenkkannenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8
Thermoskannenaantal 6

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 12
Podiumdoekenaantal 4
Sponsorbannersaantal 10

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtsnoerenaantal 6

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 3
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 4
Afvalgrijpersaantal 4

Catering

Boodschappen

EHBO

EHBO-koffersaantal 2
Pleistersaantal 200
Verbandrollenaantal 12
Steriele kompressenaantal 30
Reddingsdekensaantal 10
Wegwerphandschoenenaantal 100

Veiligheid

Afzetlintaantal 10
Zaklampenaantal 8
Reservebatterijenaantal 40
Routekaartenaantal 30
Contactkaartenaantal 30

Registratie

Pennenaantal 30
Klembordenaantal 8
Naamstickersaantal 250
Polsbandjesaantal 250
Contantgeldkassa

Tips

Leg route en verkeersplan minimaal 8 tot 12 weken voor de omloop vast. Reserveer verkeersregelaars pas nadat duidelijk is op welke kruisingen en tijdstippen toezicht nodig is.
Open de inschrijving zodra route, starttijd en wedstrijdinformatie definitief zijn. Vraag dieetwensen direct mee, zodat de catering niet in de laatste week hoeft te worden aangepast.
Wijs één coördinator aan voor vrijwilligers en maak uiterlijk 7 dagen vooraf een indeling per post. Zet per post de begintijd, portofoon- of fluitjesgebruik en het telefoonnummer van de leiding erbij.
Plan tijdwaarneming, jury en EHBO als afzonderlijke onderdelen en bevestig ze opnieuw in de week voor de start. Controleer ook of stopwatches, omroepinstallatie en portofoons opgeladen en getest zijn.
Loop de volledige route uiterlijk de dag voor de omloop na. Controleer routeborden, pionnen, verkeershekken, start- en finishbogen en reservefietsmateriaal; juist kleine ontbrekende materialen veroorzaken vertraging bij de start.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een omloop organiseren?: Begin ongeveer 12 weken vooraf met datum, route, vergunningen en verkeersplan. Reserveer verkeersregelaars, tijdwaarneming, jury en EHBO uiterlijk 8 weken voor de omloop.
Wanneer open je de inschrijving voor een omloop?: Open de inschrijving zodra route, start- en finishtijd en veiligheidsinformatie vaststaan, meestal 6 tot 8 weken vooraf. Sluit de inschrijving enkele dagen voor het evenement om startnummers en catering definitief te maken.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een omloop?: Tel per bemande kruising of routepost minimaal 1 vrijwilliger en voeg 2 tot 3 mensen toe voor start, finish, inschrijving en materiaal. Maak de definitieve indeling uiterlijk 7 dagen vooraf, inclusief een kleine reserveploeg.
Wat controleer je de dag voor een omloop?: Inspecteer de hele route, controleer verkeershekken, pionnen en routeborden en test omroepinstallatie en portofoons. Sorteer daarnaast alle startnummers en leg medaillelinten, trofeeën en reservefietsmateriaal klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.