Runde organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Runde-Event steht und fällt mit einer klaren Strecke, verlässlichen Helfern und einem realistischen Zeitplan. Lege zuerst Datum, Start und Ziel sowie die Route fest, bevor du Genehmigungen, Verkehrssicherung und Zeitnahme anfragst. Danach folgen Anmeldung, Sponsoren, Verpflegung und die Einteilung der Freiwilligen. In den letzten Tagen zählen Streckenkontrolle, Materialsortierung und ein kurzes Volunteer-Briefing. Die Checkliste bündelt 77 Aufgaben und 66 benötigte Gegenstände für die Vorbereitung und den Veranstaltungstag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Datum und Route festlegen
2 Personen
Genehmigungen beantragen
Verkehrsplan erstellen
2 Personen
Verkehrsregler reservieren
Start- und Zielort festlegen
2 Personen
Zeitnahme reservieren
Jury und Wettkampfleitung festlegen
2 Personen
Erste-Hilfe-Besetzung organisieren
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Sponsoren ansprechen
2 Personen
Route digital veröffentlichen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Startnummern bestellen
Medaillen und Preise bestellen
Catering reservieren
Verkehrsplan verteilen
Wettervorhersage prüfen
Route vollständig inspizieren
3 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Startnummern sortieren
2 Personen
Volunteer-Briefing vorbereiten
Fahrradabstellplatz markieren
2 Personen
Wegweiser aufstellen
4 Personen
Verkehrsabsperrungen aufstellen
4 Personen
Pylonen entlang des Parcours aufstellen
4 Personen
Startbogen aufbauen
4 Personen
Zielbogen aufbauen
4 Personen
Registrierungstische aufstellen
3 Personen
Cateringbereich einrichten
3 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Strom und Beleuchtung anschließen
2 Personen
Zeitnahme testen
2 Personen
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
Fahrradständer vorbereiten
2 Personen
Startnummern bereitlegen
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

Streckenposten besetzen
8 Personen
Teilnehmende empfangen
3 Personen
Startnummern ausgeben
3 Personen
Fahrräder kontrollieren
2 Personen
Letzte Sicherheitsbesprechung geben
2 Personen
Startbereich füllen
3 Personen
Rundgang starten
4 Personen
Durchlauf registrieren
2 Personen
Zwischenstände festhalten
2 Personen
Getränke servieren
3 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Zum Ziel begleiten
4 Personen
Zieleinläufe erfassen
2 Personen
Radfahrer zum Fahrradständer leiten
2 Personen
Ergebnis prüfen
2 Personen
Preistisch aufstellen
2 Personen
Preisverleihung durchführen
3 Personen
Musik und Durchsagen betreuen
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Routenposten abmelden
2 Personen

Nachbereitung

Wegweiser entfernen
4 Personen
Verkehrsabsperrungen zurückbringen
4 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Zelte abbauen
4 Personen
Geräte ausschalten
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Ergebnis und Fotos veröffentlichen
Dankesnachricht versenden
Kaution und Rechnungen abwickeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
TischeAnz. 10
StühleAnz. 40
BarhockerAnz. 6
AbfallbehälterAnz. 8
FahrradständerAnz. 12
VerkehrsbarrierenAnz. 20
KegelAnz. 40
Startbogen
Zielbogen

Sportmaterial

WegweiserAnz. 35
StartnummernAnz. 180
NummernhalterAnz. 180
MedaillenbänderAnz. 180
TrophäenAnz. 6
Ersatz-FahrradpumpenAnz. 4
ErsatzschläucheAnz. 20
FahrradreparatursetsAnz. 3
WarnwestenAnz. 25
PfeifenAnz. 12

Ausstattung

Beschallungsanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
StoppuhrenAnz. 4
FunkgeräteAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2

Geschirr

TrinkgläserAnz. 250
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 200
BestecksetsAnz. 200
AusgießkannenAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
ThermoskannenAnz. 6

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
BühnentücherAnz. 4
SponsorenbannerAnz. 10

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 6

Reinigung

BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
AbfallgreiferAnz. 4

Catering

Einkäufe

Erste Hilfe

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
PflasterAnz. 200
VerbandrollenAnz. 12
Sterile KompressenAnz. 30
RettungsdeckenAnz. 10
EinweghandschuheAnz. 100

Sicherheit

AbsperrbandAnz. 10
TaschenlampenAnz. 8
ErsatzbatterienAnz. 40
RoutenpläneAnz. 30
KontaktkartenAnz. 30

Registrierung

StifteAnz. 30
KlemmbretterAnz. 8
NamensaufkleberAnz. 250
ArmbänderAnz. 250
Kasse für Bargeld

Tipps

Beantrage Genehmigungen und erstelle den Verkehrsplan frühzeitig: Verkehrsregler, Verkehrsbarrieren, Kegel und Wegweiser müssen vor dem Veranstaltungstag fest eingeplant sein.
Reserviere die Zeitnahme, Jury und Wettkampfleitung, sobald Datum, Start und Ziel feststehen. Für Startnummern, Nummernhalter, Medaillen und Trophäen solltest du mehrere Wochen Lieferzeit einplanen.
Öffne die Anmeldung erst, wenn Route und Zeitplan feststehen. Erfasse Ernährungswünsche direkt im Formular und teile die gemeldeten Personen anschließend den Verpflegungsmengen und Helferschichten zu.
Plane neben Erste-Hilfe-Personal auch Pannenhilfe ein: Ersatz-Fahrradpumpen, Ersatzschläuche und Fahrradreparatursets gehören an einen klar benannten Standort entlang der Strecke.
Prüfe Wettervorhersage und Strecke am Vortag erneut. Sortiere Startnummern und Material, teste Beschallungsanlage, Funkgeräte und Stoppuhren und führe vor dem Start ein verbindliches Briefing durch.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich eine Runde anmelden und Genehmigungen beantragen?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vor dem Termin mit Genehmigungen, Verkehrsplan und Anfragen an Zeitnahme und Helfer. Je nach Strecke und zuständigen Stellen kann die Bearbeitung länger dauern.
Wie viele Helfer braucht man für eine Runde?: Plane mindestens eine eingewiesene Person pro kritischem Verkehrspunkt und zusätzliche Helfer für Start, Ziel, Erste Hilfe, Verpflegung und Zeitnahme ein. Die genaue Zahl hängt von Streckenlänge, Kreuzungen und Teilnehmerzahl ab; erstelle die Schichten spätestens 2 Wochen vorher.
Was muss bei einer Runde am Veranstaltungstag bereitstehen?: Am Start und Ziel brauchst du unter anderem Start- und Zielbogen, Startnummern, Lautsprecher, Funkgeräte, Stoppuhren sowie Tische und Abfallbehälter. Lege das Material spätestens am Vorabend nach Einsatzort sortiert bereit.
Wann sollte man die Strecke vor der Runde kontrollieren?: Führe eine vollständige Streckeninspektion am Vortag und eine kurze Sichtprüfung am Veranstaltungsmorgen durch. Kontrolliere dabei Wegweiser, Verkehrsbarrieren, Gefahrenstellen und die Erreichbarkeit der Erste-Hilfe-Besetzung.

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