Olympische dag organiseren: checklist en planning

Een Olympische dag vraagt meer voorbereiding dan alleen sportonderdelen kiezen. Je regelt tegelijk een locatie, teams, wedstrijdschema, jury, catering en materiaal voor verschillende spellen. Begin met het programma en de sportlocatie, zodat je daarna gericht deelnemers kunt uitnodigen en teams kunt indelen. In de laatste week controleer je het weer, verzamel je al het sportmateriaal en leg je de praktische opstelling vast. Met deze checklist zie je wat eerst moet en wat je op de dag zelf niet wilt missen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Sportlocatie reserveren
Catering reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Teams samenstellen
2 personen
Teamindeling versturen
Sportonderdelen vastleggen
3 personen
Wedstrijdschema maken
2 personen
Spelregels uitschrijven
2 personen
Juryleden aanwijzen
2 personen
Presentator aanwijzen
Muziek afspeellijst maken
Prijzen bestellen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Sportmateriaal verzamelen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Sportvelden uitzetten
4 personen
Sportmateriaal klaarzetten
3 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Informatietafel inrichten
2 personen
Jurytafels inrichten
2 personen
Registratielijst klaarleggen
Briefing vrijwilligers geven
3 personen

Event

Deelnemers registreren
3 personen
Opening presenteren
2 personen
Teams naar start brengen
4 personen
Sportonderdelen begeleiden
8 personen
Scores bijhouden
4 personen
Waterpunten bijvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Buffet openen
3 personen
Buffet aanvullen
3 personen
Servies en afval inzamelen
3 personen
Prijsuitreiking begeleiden
3 personen
Muziek en verlichting bedienen
2 personen
Eindronde begeleiden
5 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Sportmateriaal verzamelen
3 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen terugbrengen
2 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Restanten opslaan
2 personen
Lege verpakkingen afvoeren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Jurytafelsaantal 4
Partytentenaantal 2

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Volleybalaantal 2
Basketballenaantal 4
Estafettestokjesaantal 8
Pionnenaantal 30
Hoepelsaantal 12
Springtouwenaantal 12
Zachte ballenaantal 12
Touwtrektouw
Startfluitenaantal 4
Stopwatchesaantal 6
Meetlintenaantal 3
Scorebordenaantal 4
Teamhesjesaantal 60
Sportmattenaantal 6

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 3
Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4

Servies

Drinkglazenaantal 80
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 8
Teamvlaggenaantal 8
Gouden medaillesaantal 8
Zilveren medaillesaantal 8
Bronzen medaillesaantal 8
Prijzenbekersaantal 8
Teamtafellabelsaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 4
Serveermessenaantal 4
Keukenkommenaantal 6
Koelelementenaantal 20

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Bezem en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Handzeepdispensersaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Koelkompressenaantal 6
Veiligheidshesjesaantal 8

Catering

Boodschappen

Tips

Leg het programma en de sportonderdelen eerst vast. Plan per onderdeel een begin- en eindtijd en houd ruimte voor wisselen tussen de velden; zonder die buffer loopt een schema met meerdere teams snel uit.
Regel juryleden, een presentator en spelregels vóór je het wedstrijdschema verstuurt. Noteer per onderdeel wie start, wie de tijd meet en waar scores worden bijgehouden met scoreborden of een vaste uitslaglijst.
Maak de teamindeling pas definitief nadat de aanmeldingen en dieetwensen binnen zijn. Verstuur de teams en het programma uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf, zodat deelnemers weten welke kleding en voorbereiding nodig zijn.
Test geluid en stroom vóór de deelnemers komen. Sluit draagbare speakers en de microfoon aan, controleer verlengkabels en stekkerdozen en leg een reserveplek klaar als het buitenprogramma door regen moet worden aangepast.
Zet sportmateriaal per onderdeel klaar in aparte zones. Leg bijvoorbeeld pionnen, hesjes, stopwatches, meetlinten en startfluiten samen bij de jurytafel; koel dranken pas op het laatste moment en zet buffettafels, servies en catering vóór de opening klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Olympische dag organiseren?: Leg de datum, locatie en het programma bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen zodra de sportonderdelen en globale tijden bekend zijn en sluit aanmeldingen ongeveer 2 weken voor de dag.
Hoe maak ik een wedstrijdschema voor een Olympische dag?: Plan per sportonderdeel de speeltijd, wisseltijd en scoreverwerking. Reken minimaal 5 tot 10 minuten wisseltijd per ronde en verstuur het definitieve schema 3 tot 5 dagen vooraf.
Hoeveel sportmateriaal heb ik nodig voor een Olympische dag?: Dat hangt af van het aantal teams en gelijktijdige onderdelen. Tel per actief veld minimaal 1 spelset, 1 stopwatch of startfluit voor de jury en extra pionnen of hesjes voor de afbakening; controleer alles uiterlijk 1 dag vooraf.
Wat regel ik op de dag zelf voor een Olympische dag?: Zet 2 tot 3 uur voor de start de tafels, stoelen, jurytafels, sportvelden en het materiaal klaar. Test daarna het geluid, koel de dranken, bereid de hapjes voor en houd een korte briefing met juryleden en de presentator.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.