Journée olympique : la checklist pour tout organiser
Une journée olympique demande plus qu’une liste d’épreuves : il faut coordonner les inscriptions, les équipes, le jury, les repas et l’installation des terrains. Commencez par fixer la date, le programme et le lieu sportif, puis avancez vers les invitations et le planning des matchs. La veille, vérifiez la météo, refroidissez les boissons et rassemblez le matériel. Cette checklist vous aide à suivre les étapes dans le bon ordre, jusqu’au raccordement de la sonorisation et à l’accueil des participants.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu sportif
Réserver le catering
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Former les équipes
2 personnes
Envoyer la répartition des équipes
Consigner les épreuves sportives
3 personnes
Établir le planning des matchs
2 personnes
Rédiger le règlement
2 personnes
Désigner les membres du jury
2 personnes
Désigner un animateur
Créer la playlist musicale
Commander les prix
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Rassembler le matériel sportif
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Délimiter les terrains de sport
4 personnes
Installer le matériel de sport
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Aménager le stand d’information
2 personnes
Installer les tables du jury
2 personnes
Préparer la liste d’inscription
Briefer les bénévoles
3 personnes
Événement
Enregistrer les participants
3 personnes
Présenter l’ouverture
2 personnes
Amener les équipes au départ
4 personnes
Encadrer les épreuves sportives
8 personnes
Suivre les scores
4 personnes
Ravitailler les points d'eau
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Ouvrir le buffet
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Collecter la vaisselle et les déchets
3 personnes
Animer la remise des prix
3 personnes
Gérer la musique et l'éclairage
2 personnes
Encadrer la dernière manche
5 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes
Suivi
Rassembler le matériel sportif
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Rapporter le matériel
2 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Évacuer les emballages vides
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 70
- Tables de buffetqté 3
- Tables du juryqté 4
- Tentes de réceptionqté 2
Matériel de sport
- Ballons de footballqté 4
- Volley-ballqté 2
- Ballons de basketqté 4
- Témoins de relaisqté 8
- Cônesqté 30
- Cerceauxqté 12
- Cordes à sauterqté 12
- Balles souplesqté 12
- Corde de tir à la corde
- Sifflets de départqté 4
- Chronomètresqté 6
- Mètres rubansqté 3
- Panneaux de scoreqté 4
- Chasubles d’équipeqté 60
- Tapis de sportqté 6
Équipement
- Enceintes portablesqté 2
- Microphone
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 3
- Glacièresqté 4
- Thermosqté 4
Vaisselle
- Verres à boireqté 80
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Tasses à caféqté 50
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 8
Décoration
- Guirlandes de fanionsqté 8
- Drapeaux d’équipeqté 8
- Médailles d’orqté 8
- Médailles d'argentqté 8
- Médailles de bronzeqté 8
- Coupes de prixqté 8
- Étiquettes de table d'équipeqté 8
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
- Couteaux de serviceqté 4
- Bols de cuisineqté 6
- Pains de glaceqté 20
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Balai et pelleqté 2
- Serpillièresqté 2
- Gants de nettoyageqté 6
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Packs de froidqté 6
- Gilets de sécuritéqté 8
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez le programme avant d’envoyer les invitations : prévoyez le nombre d’épreuves, la durée des matchs et les temps de pause pour éviter un planning impossible à tenir.
- Traitez les inscriptions au moins 7 jours avant la journée olympique. Profitez-en pour recueillir les besoins alimentaires et former les équipes à partir des réponses reçues.
- Préparez un dossier pour le jury avec le règlement, les feuilles de résultats, les chronomètres, les mètres rubans et les panneaux de score. Désignez aussi un animateur avant le jour J.
- Installez les terrains avant l’arrivée des participants : délimitez-les avec les cônes, placez le matériel de sport et vérifiez que chaque épreuve dispose de ses ballons, sifflets ou accessoires.
- Prévoyez les branchements avant de lancer la musique ou les annonces. Testez les enceintes portables, le microphone, les rallonges et les multiprises au moins 1 heure avant le début.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance faut-il organiser une journée olympique ?
- Commencez idéalement 4 à 6 semaines avant la date prévue. Réservez rapidement le lieu sportif et le catering, puis envoyez les invitations dès que le programme est stabilisé.
- Quand faut-il envoyer les invitations pour une journée olympique ?
- Envoyez-les au moins 3 semaines à l’avance et fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de traiter les réponses et de former les équipes.
- Que préparer la veille d’une journée olympique ?
- Vérifiez les prévisions météo, faites les courses, refroidissez les boissons et rassemblez le matériel sportif. Préparez aussi les en-cas et contrôlez les éléments nécessaires au jury et à la sonorisation.
- Combien de temps prévoir pour installer les terrains et la salle ?
- Comptez au minimum 2 heures avant l’accueil du public pour installer les tables, les chaises, les tentes, la décoration, les terrains et le matériel sportif. Ajoutez 30 minutes pour tester la sonorisation et régler les derniers détails.
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