Zo organiseer je een oldtimer caravan treffen

Een oldtimer caravan treffen draait om een soepel ontvangst, duidelijke parkeerplekken en genoeg tijd om elkaars caravans te bekijken. Begin met datum, locatie en de aanrijroute; daarna volgen aanmeldingen, terreinindeling en het programma. Reserveer parkeerplaatsen op basis van het aantal caravans en controleer vooraf waar stroom beschikbaar is. Regel de catering pas nadat dieetwensen en aantallen bekend zijn. De laatste informatie aan deelnemers verstuur je enkele dagen vooraf, wanneer ook de weersverwachting bruikbaar is.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Parkeerindeling maken
2 personen
3
Aanrijroute controleren
4
Uitnodigingen opstellen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
6
Aanmeldingen verwerken
7
Dieetwensen verzamelen
8
Deelnemerslijst bijwerken
9
Parkeerplaatsen reserveren
10
Stroompunten inventariseren
2 personen
11
Programma voor deelnemers maken
2 personen
12
Routebordjes ontwerpen
13
Naamkaartjes voorbereiden
14
Weersverwachting controleren
15
Deelnemers laatste informatie sturen
16
Boodschappen doen
2 personen
17
Dranken koud zetten
2 personen
18
Hapjes voorbereiden
3 personen
19
Servies en materialen verzamelen
2 personen
20
Locatie en terrein controleren
2 personen
21
Parkeervakken uitzetten
3 personen
22
Partytenten opbouwen
4 personen
23
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
24
Stroom en verlichting aansluiten
2 personen
25
Buffet en bar inrichten
3 personen
26
Naamkaartjes klaarleggen
27
Routebordjes plaatsen
2 personen
28
Koffie en thee klaarmaken
2 personen
29
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
30
Vrijwilligers instrueren
2 personen

Event

31
Deelnemers ontvangen
3 personen
32
Caravans naar plaatsen begeleiden
4 personen
33
Inschrijving afhandelen
2 personen
34
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
35
Koffie en thee serveren
2 personen
36
Caravans presenteren
2 personen
37
Fotomoment begeleiden
2 personen
38
Hapjes uitserveren
3 personen
39
Buffet opbouwen
3 personen
40
Buffet serveren
4 personen
41
Dranken bijvullen
2 personen
42
Afvalbakken legen
2 personen
43
Muziek verzorgen
44
Laatste ronde serveren
2 personen
45
Afscheid van deelnemers begeleiden
2 personen

Nazorg

46
Servies verzamelen
3 personen
47
Buffet en bar afbreken
3 personen
48
Terrein afvalvrij maken
4 personen
49
Apparatuur uitschakelen
2 personen
50
Tenten en decoratie afbreken
4 personen
51
Tafels en stoelen terugzetten
4 personen
52
Servies afwassen
3 personen
53
Locatie schoonmaken
3 personen
54
Materialen inventariseren
2 personen
55
Geleende spullen retourneren
2 personen
56
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 6
Statafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 10

Servies

Herbruikbare bordenaantal 80
Herbruikbare kommenaantal 70
Herbruikbare bekersaantal 150
Wijnglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Besteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 8
Schenkkannenaantal 8

Apparatuur

Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Warmhoudbakkenaantal 4
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Mobiele geluidsbox

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
LED-lantaarnsaantal 8

Decoratie

Routebordjesaantal 12
Pionnenaantal 30
Afzetlintaantal 4
Naamkaartjesaantal 80
Stiftenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveerschalenaantal 12
Dienbladenaantal 6
Aluminiumfolieaantal 3
Vershoudbakkenaantal 10

Schoonmaak

Afwasteiltjesaantal 3
Sponzenaantal 12
Handvegersaantal 3
Stoffer en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de parkeerindeling op papier én op het terrein. Houd rekening met de lengte van caravans, draaicirkels en een vrije doorgang voor hulpdiensten; zet parkeervakken met pionnen of afzetlint uit voordat de eerste deelnemer arriveert.
Controleer de aanrijroute minstens één week vooraf met een auto met caravan. Noteer lage viaducten, smalle bochten en tijdelijke wegafsluitingen en zet routebordjes vanaf het laatste lastige kruispunt.
Vraag bij de aanmelding meteen naar dieetwensen, stroombehoefte en het type combinatie. Werk de deelnemerslijst dagelijks bij zodra de inschrijving sluit, zodat parkeerplaatsen, stoelen en catering op het juiste aantal zijn afgestemd.
Verdeel stroompunten voordat je verlengkabels aansluit. Gebruik stekkerdozen alleen waar de aansluiting dit aankan, houd kabels uit looproutes en test verlichting, koffiezetapparaten en warmhoudbakken vóór de opening.
Stuur de laatste deelnemersinformatie 2 tot 3 dagen vooraf. Vermeld aankomsttijd, route, parkeerinstructies, programma, wat deelnemers zelf meenemen en een telefoonnummer voor vragen; controleer die ochtend nog één keer het terrein en de weersverwachting.

Veelgestelde vragen

Hoeveel weken van tevoren moet ik een oldtimer caravan treffen organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen uiterlijk 6 weken voor het treffen, zodat je tijd houdt voor aanmeldingen, parkeerindeling en materiaal.
Hoeveel parkeerplaatsen heb ik nodig voor een oldtimer caravan treffen?: Reserveer één plek per aangemelde caravancombinatie en houd daarnaast minimaal 10% extra ruimte vrij voor wijzigingen, bezoekers en manoeuvreren. Bepaal de vakafmetingen op basis van de grootste combinatie die je verwacht.
Wanneer moet ik de laatste informatie naar deelnemers sturen?: Stuur die 2 tot 3 dagen voor het treffen. Dan kun je de actuele weersverwachting, route, parkeerindeling en eventuele terreinwijzigingen meenemen zonder dat deelnemers te laat worden geïnformeerd.
Hoeveel drinken en hapjes moet ik inkopen?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voor hapjes is 4 tot 6 stuks per persoon een praktisch uitgangspunt, naast een eventuele maaltijd of buffet.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.