So organisierst du ein Oldtimer-Caravan-Treffen

Bei einem Oldtimer-Caravan-Treffen entscheidet nicht nur das Programm über einen guten Ablauf. Zuerst brauchst du einen passenden Ort mit klarer Zufahrt, reservierten Stellplätzen und geprüften Stromanschlüssen. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen und die Einteilung des Geländes. Kurz vor dem Termin geht es um Wetter, letzte Informationen und Verpflegung; am Veranstaltungstag müssen Parkflächen, Zelte, Beleuchtung und Buffet in der richtigen Reihenfolge bereitstehen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Parkeinteilung erstellen
2 Personen
3
Anfahrtsweg prüfen
4
Einladungen erstellen
2 Personen
5
Einladungen verschicken
6
Anmeldungen bearbeiten
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Teilnehmerliste aktualisieren
9
Parkplätze reservieren
10
Stromanschlüsse erfassen
2 Personen
11
Programm für Teilnehmende erstellen
2 Personen
12
Wegweiser gestalten
13
Namensschilder vorbereiten
14
Wettervorhersage prüfen
15
Teilnehmenden die letzten Informationen senden
16
Einkaufen gehen
2 Personen
17
Getränke kalt stellen
2 Personen
18
Snacks vorbereiten
3 Personen
19
Geschirr und Materialien einsammeln
2 Personen
20
Veranstaltungsort und Gelände kontrollieren
2 Personen
21
Parkplätze markieren
3 Personen
22
Partyzelte aufbauen
4 Personen
23
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
24
Strom und Beleuchtung anschließen
2 Personen
25
Buffet und Bar einrichten
3 Personen
26
Namensschilder bereitlegen
27
Wegweiser aufstellen
2 Personen
28
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
29
Empfangstheke einrichten
2 Personen
30
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

31
Teilnehmende empfangen
3 Personen
32
Caravans zu den Stellplätzen begleiten
4 Personen
33
Anmeldung abwickeln
2 Personen
34
Namensschilder verteilen
2 Personen
35
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
36
Caravans präsentieren
2 Personen
37
Fotomoment begleiten
2 Personen
38
Snacks ausgeben
3 Personen
39
Buffet aufbauen
3 Personen
40
Buffet servieren
4 Personen
41
Getränke nachfüllen
2 Personen
42
Mülleimer leeren
2 Personen
43
Musik organisieren
44
Letzte Runde servieren
2 Personen
45
Verabschiedung der Teilnehmer begleiten
2 Personen

Nachbereitung

46
Geschirr sammeln
3 Personen
47
Buffet und Bar abbauen
3 Personen
48
Gelände müllfrei machen
4 Personen
49
Geräte ausschalten
2 Personen
50
Zelte und Dekoration abbauen
4 Personen
51
Tische und Stühle zurückstellen
4 Personen
52
Geschirr abwaschen
3 Personen
53
Location reinigen
3 Personen
54
Materialien inventarisieren
2 Personen
55
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
56
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
TischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 70
BuffetischeAnz. 4
BarhockerAnz. 6
StehtischeAnz. 4
TischdeckenAnz. 10

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 80
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 70
Wiederverwendbare BecherAnz. 150
WeingläserAnz. 80
KaffeetassenAnz. 80
BestecksetsAnz. 80
ServierlöffelAnz. 8
AusgießkannenAnz. 8

Ausstattung

KühlboxenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
Mobiler Lautsprecher

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 6
LED-LaternenAnz. 8

Dekoration

WegweiserAnz. 12
KegelAnz. 30
AbsperrbandAnz. 4
NamensschilderAnz. 80
StifteAnz. 8

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierschalenAnz. 12
TablettsAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 3
FrischhaltedosenAnz. 10

Reinigung

SpülbeckenAnz. 3
SchwämmeAnz. 12
HandfegerAnz. 3
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischsetsAnz. 2

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Ort früh fest und prüfe die Zufahrt mit einem Gespann. Miss enge Stellen nach und verschicke die Anfahrtsbeschreibung spätestens 7 Tage vor dem Treffen.
Erfasse bei der Anmeldung nicht nur die Personenzahl, sondern auch Ernährungswünsche, benötigte Stellplätze und Stromanschlüsse. Aktualisiere die Teilnehmerliste bis 3 Tage vor Beginn.
Plane das Gelände in drei Bereichen: Caravan-Stellplätze, Aufenthaltsfläche und Ankunft. Markiere Parkplätze und Wege am Vortag mit Kegeln, Wegweisern oder Absperrband.
Baue zuerst Partyzelte, Tische und Stühle auf, danach Strom und Beleuchtung. Verlege Verlängerungskabel so, dass keine Fahr- oder Laufwege gekreuzt werden.
Kühle Getränke am Veranstaltungstag mindestens 4 Stunden vorher und richte Buffet und Bar erst nach dem Aufbau ein. Rechne für die erste Stunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle Wasser sichtbar bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Oldtimer-Caravan-Treffen planen?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Stellplatzplanung. Einladungen sollten etwa 6 Wochen vor dem Termin verschickt werden, damit du Anmeldungen und Strombedarf rechtzeitig erfassen kannst.
Wie viele Stellplätze braucht man für ein Oldtimer-Caravan-Treffen?: Plane pro Caravan einen festen Stellplatz und zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve für Nachmeldungen oder größere Fahrzeuge ein. Die endgültige Einteilung sollte spätestens 3 Tage vor dem Treffen feststehen.
Wann sollte man den Teilnehmenden die letzten Informationen schicken?: Sende Anfahrt, Parkplatzzuweisung, Einlasszeit, Stromhinweise und Programm 3 bis 5 Tage vor dem Treffen. So können Rückfragen noch vor dem Aufbau geklärt werden.
Wie lange dauert der Aufbau eines Oldtimer-Caravan-Treffens?: Für ein Treffen mit Zelten, Mobiliar, Strom, Beleuchtung und Buffet solltest du mindestens 3 bis 4 Stunden Aufbauzeit einplanen. Beginne mit der Geländekontrolle und den Stellplätzen, bevor Tische und Verpflegung aufgebaut werden.

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