Oktoberfest organiseren: checklist van voorbereiding tot opruimen

Een Oktoberfest draait niet alleen om bierpullen en blauw-witte decoratie. Je moet vroeg bepalen hoeveel gasten komen, waar de biertafels staan, hoeveel koeling nodig is en wanneer warme gerechten worden geserveerd. Deze checklist volgt de voorbereiding van datum en uitnodigingen tot boodschappen, buffet en opbouw. Zo zie je op tijd welke reserveringen, dieetwensen en leveringen nog geregeld moeten worden.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Budget en bezoekersaantal bepalen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Weersverwachting controleren
Reserveringen voor materiaal maken
Reservering en levering bevestigen
Leveranciers bellen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Allergenenlijst opstellen
Indeling van de locatie maken
2 personen
Menu en serveermomenten bepalen
2 personen
Muzieklijst samenstellen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken gekoeld opslaan
2 personen
Droge boodschappen sorteren
2 personen
Vlees en zuivel gekoeld bewaren
2 personen
Pretzels en brood klaarzetten
2 personen
Aardappelen en eieren koken
2 personen
Aardappelsalade voorbereiden
3 personen
Rodekool voorbereiden
2 personen
Sauzen en dips portioneren
2 personen
Servies en bestek sorteren
2 personen
Locatie en toiletten controleren
2 personen
Tafels en banken opstellen
4 personen
Buffettafels plaatsen
2 personen
Bar en uitgiftepunt inrichten
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Bierkransen en vlaggen plaatsen
2 personen
Verlichting ophangen
3 personen
Muziekapparatuur aansluiten
2 personen
Muziek en microfoon testen
2 personen
Buffetgerechten afmaken
4 personen
Worstjes voorbereiden
3 personen
Warmhoudbakken vullen
2 personen
Dranken en glazen klaarzetten
3 personen
Allergenenkaart plaatsen
Toiletten bevoorraden
Afvalpunten plaatsen
2 personen
Welkomsttafel inrichten
2 personen
Laatste veiligheidsronde uitvoeren
2 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrank serveren
3 personen
Bier en frisdrank schenken
3 personen
Hapjes uitserveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet openen
2 personen
Buffet serveren
4 personen
Warm eten bijvullen
3 personen
Gebruikt servies ophalen
2 personen
Tafels tussentijds afruimen
2 personen
Muziek en programma begeleiden
2 personen
Oktoberfestspellen begeleiden
2 personen
Dessert en koffie serveren
3 personen
Laatste ronde aankondigen
Gasten naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Dranken afsluiten en tellen
2 personen
Voedsel veilig koelen
2 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Tafels en banken afnemen
3 personen
Locatie vegen en dweilen
3 personen
Versiering verwijderen
3 personen
Materiaal demonteren
4 personen
Geleend materiaal reinigen
3 personen
Materiaal retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Koelkasten leegmaken
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Borg en emballage afhandelen
Facturen en bonnetjes verzamelen
Locatie definitief opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Biertafelsaantal 8
Bierbankenaantal 16
Buffettafelsaantal 4
Barkast
Klapstoelenaantal 12

Servies

Bierpullenaantal 100
Waterglazenaantal 100
Bordenaantal 100
Dessertbordenaantal 90
Vorkenaantal 100
Messenaantal 100
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 12

Decoratie

Blauw-witte vlaggetjesaantal 6
Oktoberfestbannersaantal 4
Duitse vlaggenaantal 6
Ruitvormige slingersaantal 8
Bierkransdecoratieaantal 4
Tafelkledenaantal 12
Servettenhoudersaantal 8
Bloemstukkenaantal 6
Menubordenaantal 4
Krijtbordstiftenaantal 6
Naamkaartjesaantal 90

Apparatuur

Koelkastenaantal 2
Koelboxenaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6
Gasbarbecueaantal 2
Gasflessenaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Bluetoothspeakersaantal 2
Microfoon
Stekkerdozenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Thermoskannenaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks messenaantal 4
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Keukentangenaantal 6
Aluminium schalenaantal 12
Ovenwantenaantal 4
Flessenopenersaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Afvalcontainersaantal 4
Emmersaantal 4
Dweilenaantal 3
Bezemsetsaantal 3
Handvegersaantal 3

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 8
LED-lantaarnsaantal 6
Buitenlampenaantal 4
Reservebatterijenaantal 24

Catering

Boodschappen

Tips

Leg locatie, datum, bezoekersaantal en budget eerst vast. Bij een groter gezelschap heb je niet alleen bierbanken nodig, maar ook voldoende buffettafels, zitplaatsen en ruimte rond het buffet.
Stuur uitnodigingen ruim van tevoren en verzamel dieetwensen vóór je de boodschappenlijst definitief maakt. Bevestig de aanmeldingen daarna, zodat je eten, bierpullen, waterglazen en servies op het juiste aantal kunt afstemmen.
Plan koeling als een aparte voorbereiding. Zet dranken gekoeld klaar, bewaar vlees en zuivel apart en controleer vóór de leverdag of koelkasten en koelboxen genoeg capaciteit hebben.
Bereid gerechten met verschillende doorlooptijden voor. Aardappelen en eieren, aardappelsalade en rodekool kunnen eerder worden voorbereid; pretzels, brood, sauzen en dips zet je later klaar zodat ze vers op tafel komen.
Maak uiterlijk de dag ervoor een indeling voor biertafels, buffettafels, barkast en buffet. Controleer ook gasbarbecue, gasflessen, warmhoudbakken, koffiezetapparaten, menuborden en allergeneninformatie voordat de gasten arriveren.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een Oktoberfest organiseren?: Leg datum en locatie bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf vast. Verstuur de uitnodigingen daarna, zodat je uiterlijk 2 tot 3 weken voor het feest het bezoekersaantal en de dieetwensen kent.
Hoeveel bierpullen heb ik nodig voor een Oktoberfest?: Reken minimaal één bierpul per gast plus 10 tot 15 procent reserve. Voor 40 gasten betekent dat 44 tot 46 bierpullen, naast aparte waterglazen voor iedereen.
Wanneer moet ik tafels en apparatuur voor een Oktoberfest reserveren?: Reserveer biertafels, bierbanken, koeling, warmhoudbakken en een gasbarbecue 4 tot 8 weken vooraf. Bel de leverancier 7 dagen voor het feest om reservering, aantallen en levering opnieuw te bevestigen.
Wat kan ik de dag vóór een Oktoberfest voorbereiden?: Kook aardappelen en eieren, maak aardappelsalade en rodekool, sorteer droge boodschappen en controleer servies en decoratie één dag vooraf. Zet gekoelde dranken pas zo laat mogelijk koud, afhankelijk van de beschikbare koelruimte.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.