Checklist pour organiser un Oktoberfest

Un Oktoberfest réussi repose surtout sur une bonne organisation du service et du froid. Fixez d’abord la date, le lieu, le budget et le nombre d’invités, puis lancez les invitations assez tôt pour suivre les inscriptions et les besoins alimentaires. Prévoyez ensuite le mobilier, les verres à bière, les équipements de conservation et la décoration bleu et blanc. Les derniers jours sont consacrés aux courses, aux préparations froides et à la mise en place du buffet.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Définir le budget et le nombre de visiteurs
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Vérifier les prévisions météo
Faire les réservations pour le matériel
Confirmer la réservation et la livraison
Appeler les fournisseurs
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Établir la liste des allergènes
Créer l’agencement du lieu
2 personnes
Déterminer le menu et les horaires de service
2 personnes
Composer la playlist
Faire les courses
3 personnes
Stocker les boissons au frais
2 personnes
Trier les produits secs
2 personnes
Conserver la viande et les produits laitiers au frais
2 personnes
Préparer les bretzels et le pain
2 personnes
Faire cuire les pommes de terre et les œufs
2 personnes
Préparer la salade de pommes de terre
3 personnes
Préparer le chou rouge
2 personnes
Portionner les sauces et les dips
2 personnes
Trier la vaisselle et les couverts
2 personnes
Vérifier le lieu et les toilettes
2 personnes
Installer les tables et les bancs
4 personnes
Installer les tables du buffet
2 personnes
Aménager le bar et le point de service
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer les guirlandes et drapeaux de bière
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Brancher le matériel de sonorisation
2 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Finaliser les plats du buffet
4 personnes
Préparer les saucisses
3 personnes
Remplir les bacs chauffants
2 personnes
Préparer les boissons et les verres
3 personnes
Installer la carte des allergènes
Réapprovisionner les toilettes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Effectuer la dernière ronde de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Servir la bière et les boissons sans alcool
3 personnes
Servir les amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Servir le buffet
4 personnes
Réapprovisionner les plats chauds
3 personnes
Récupérer la vaisselle utilisée
2 personnes
Dégager les tables au fil de l’événement
2 personnes
Encadrer la musique et le programme
2 personnes
Encadrer les jeux de l’Oktoberfest
2 personnes
Servir le dessert et le café
3 personnes
Annoncer le dernier tour
Accompagner les invités vers la sortie
2 personnes

Suivi

Fermer et compter les boissons
2 personnes
Conserver les aliments au frais
2 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
3 personnes
Nettoyer les tables et les bancs
3 personnes
Balayer et laver le lieu
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Démonter le matériel
4 personnes
Nettoyer le matériel emprunté
3 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Vider les réfrigérateurs
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Gérer la consigne et le retour des emballages
Rassembler les factures et les reçus
Livrer définitivement le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de bièreqté 8
Bancs de brasserieqté 16
Tables de buffetqté 4
Armoire de bar
Chaises pliantesqté 12

Vaisselle

Bocks à bièreqté 100
Verres à eauqté 100
Assiettesqté 100
Assiettes à dessertqté 90
Fourchettesqté 100
Couteauxqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Décoration

Guirlandes bleu et blancqté 6
Bannières Oktoberfestqté 4
Drapeaux allemandsqté 6
Guirlandes en losangeqté 8
Décoration de couronne de bièreqté 4
Nappesqté 12
Porte-serviettesqté 8
Compositions floralesqté 6
Panneaux de menuqté 4
Feutres pour tableau noirqté 6
Badges nominatifsqté 90

Équipement

Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6
Barbecue à gazqté 2
Bouteilles de gazqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6
Thermosqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Pinces de cuisineqté 6
Plateaux en aluminiumqté 12
Gants de cuisineqté 4
Tire-bouchonsqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Conteneurs à déchetsqté 4
Seauxqté 4
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 3
Balais à mainqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lanternes LEDqté 6
Lampes d'extérieurqté 4
Piles de rechangeqté 24

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu au moins 6 à 8 semaines à l’avance. Cette marge vous laisse le temps de réserver les tables de bière, les bancs, les tables de buffet et les équipements de froid.
Demandez les allergies et régimes alimentaires dès l’inscription, puis établissez une liste des allergènes 10 à 14 jours avant la fête. Affichez cette information sur les panneaux de menu près du buffet.
Confirmez le nombre d’invités 7 jours avant l’événement. Utilisez ce chiffre pour ajuster les achats de bretzels, pain, pommes de terre, œufs, chou rouge, sauces et boissons.
Mettez les boissons au frais la veille, en gardant les bocks à bière, les verres à eau et la vaisselle prêts à proximité du service. Prévoyez des glacières en complément si les réfrigérateurs ne suffisent pas.
Préparez la salade de pommes de terre, le chou rouge, les sauces et les dips la veille. Le jour même, gardez la viande et les produits laitiers au froid et utilisez les bacs de maintien au chaud pour les plats servis chauds.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un Oktoberfest ?: Envoyez-les 6 à 8 semaines avant la fête, surtout si vous louez du mobilier ou du matériel. Fixez une date limite de réponse environ 2 semaines avant l’événement pour finaliser les quantités.
Quand confirmer le nombre d’invités pour un Oktoberfest ?: Confirmez les inscriptions 7 jours avant l’événement. Vous aurez encore le temps d’appeler les fournisseurs, de vérifier la liste des courses et d’adapter le menu aux besoins alimentaires.
Que préparer la veille pour un Oktoberfest ?: Préparez la salade de pommes de terre, le chou rouge, les sauces et les dips la veille. Réfrigérez aussi les boissons et vérifiez que la viande et les produits laitiers disposent d’un espace froid suffisant.
Combien de temps faut-il pour installer la décoration et le buffet ?: Prévoyez 2 à 3 heures le jour de la fête pour installer les tables, les bancs, le buffet, les guirlandes, les bannières et les panneaux de menu. Ajoutez 30 minutes pour trier la vaisselle, les couverts et les plateaux de service.

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