Checklist voor een Offerfeestviering organiseren

Een Offerfeestviering vraagt om meer dan een menu en een uitnodiging. Je regelt tegelijk de locatie, gebedsruimte, catering, gastenregistratie en activiteiten voor kinderen. Begin met datum, programma en budget en werk daarna toe naar het definitieve aantal gasten. Controleer vóór de boodschappen niet alleen servies en tafels, maar ook warmhoudbakken, thermoskannen, garderobe en afvalbakken. Met deze checklist zie je wat je wanneer vastlegt en welke zaken vaak pas op het laatste moment worden ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Budget voor het feest bepalen
2 personen
Leveranciers voor eten kiezen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen registreren
Dieetwensen verzamelen
Kinderen voor activiteiten aanmelden
Definitief aantal gasten bepalen
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
Menu en allergenen controleren
2 personen
Gebedsruimte bepalen
2 personen
Kinderactiviteiten selecteren
2 personen
Muziek en afspeellijst samenstellen
Benodigdheden inventariseren
2 personen
Ontbrekend materiaal reserveren
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Houdbare boodschappen doen
3 personen
Decoratiemateriaal ophalen
2 personen
Garderobe-inrichting voorbereiden
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Programma- en menukaarten printen
2 personen
Gastenlijst afdrukken
Verse boodschappen doen
3 personen
Vlees en salades gekoeld bewaren
2 personen
Marinades en sauzen voorbereiden
3 personen
Groenten wassen en snijden
3 personen
Desserts voorbereiden
3 personen
Servies en bestek controleren
2 personen
Koelboxen vullen
2 personen
Linnengoed klaarleggen
2 personen
Locatie openen
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
Gebedsruimte inrichten
3 personen
Buffet- en drankentafels plaatsen
3 personen
Versiering ophangen
3 personen
Verlichting testen
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Buffet servies klaarzetten
3 personen
Koude gerechten uitstallen
3 personen
Warme gerechten op temperatuur brengen
4 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie- en theepunt inrichten
2 personen
Naamkaartjes neerleggen
2 personen
Garderobe klaarzetten
2 personen
Toiletten controleren
2 personen

Event

Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Gasten verwelkomen
4 personen
Jassen aannemen
2 personen
Koffie en thee serveren
3 personen
Welkomstwoord verzorgen
Gebedsmoment begeleiden
2 personen
Kinderactiviteiten begeleiden
4 personen
Buffet openen
3 personen
Buffet serveren
5 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Gebruikt servies verzamelen
3 personen
Dessertbuffet serveren
3 personen
Koffie en thee bijvullen
2 personen
Afscheid van gasten begeleiden
3 personen
Garderobe uitgeven
2 personen

Nazorg

Voedsel veilig koelen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
4 personen
Keuken schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Locatie schoon achterlaten
5 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Buffettafelsaantal 3
Drankentafelsaantal 2
Garderoberekkenaantal 2
Garderobehangersaantal 80
Kinderstoelenaantal 6
Afvalbakkenaantal 6
Gebedskledenaantal 30

Servies

Dinerbordenaantal 80
Dessertbordenaantal 80
Soepkommenaantal 70
Drinkglazenaantal 100
Koffiekopjesaantal 70
Messenaantal 80
Vorkenaantal 80
Lepelsaantal 80

Keuken

Opscheplepelsaantal 12
Opscheptangenaantal 8
Serveerschalenaantal 15
Serveerschalen met dekselaantal 6
Snijplankenaantal 6
Koks-, brood- en vleesmessenaantal 8
Mengkommenaantal 6
Maatbekersaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 6
Thermoskannenaantal 6

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Koelelementenaantal 16
Warmhoudplatenaantal 6
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Bluetoothspeaker
Microfoon
Laptop
Labelprinter

Decoratie

Tafelkledenaantal 10
Stoelhoezenaantal 70
Feestslingersaantal 10
Ballonnenaantal 100
Bloemstukkenaantal 8
Naamkaartjesaantal 80
Menukaartenaantal 12

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 6
Ledlampenaantal 8
Batterijenaantal 24

Schoonmaak

Emmersaantal 3
Dweilenaantal 3
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de gebedsruimte vroeg vast en controleer of er voldoende gebedskleden zijn. Houd de route vanuit de feestzaal vrij en plan tijd in het programma voor het gebedsmoment.
Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk één week voor het feest. Gebruik het definitieve aantal gasten daarna voor catering, servies en zitplaatsen.
Regel kinderactiviteiten vóór je het programma print. Noteer hoeveel kinderen deelnemen en controleer of kinderstoelen en de benodigde activiteitenspullen beschikbaar zijn.
Doe houdbare boodschappen en haal decoratiemateriaal enkele dagen vooraf op; plan verse boodschappen pas kort voor de viering. Zo blijven verse ingrediënten goed en ontbreekt er minder op de feestdag.
Controleer één dag vooraf de praktische opstelling: buffettafels, drankentafels, garderoberekken, afvalbakken en serveermateriaal. Zet koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen bij elkaar en wijs iemand aan voor aanvullen en opruimen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een Offerfeestviering organiseren?: Leg datum, locatie en programma bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf vast. Verstuur uitnodigingen daarna en bepaal het definitieve aantal gasten uiterlijk 7 dagen voor de viering.
Hoeveel eten moet ik regelen voor een Offerfeestviering?: Bereken de catering pas nadat de aanmeldingen en dieetwensen zijn gecontroleerd, meestal 7 dagen vooraf. Tel kinderen en volwassenen apart mee en houd bij buffetgerechten een kleine reserve aan voor onverwachte gasten.
Wanneer moet ik de gebedsruimte en gebedskleden regelen?: Bepaal de gebedsruimte zodra de locatie is gereserveerd, liefst minimaal 4 weken vooraf. Controleer uiterlijk een week voor het feest of er voldoende gebedskleden zijn en of de ruimte op tijd beschikbaar is.
Wat moet ik één dag voor een Offerfeestviering controleren?: Controleer de gastenlijst, naamkaartjes, menu- en programmakaarten en de volledige inventaris. Zet tafels, stoelen, buffettafels, servies, warmhoudbakken, garderobe en afvalbakken klaar of leg vast wie dit op de feestdag doet.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.