Obstakelrun organiseren: checklist en planning

Een obstakelrun vraagt meer voorbereiding dan alleen hindernissen klaarzetten. Je regelt tegelijk toestemming voor de route, veiligheid, inschrijvingen, vrijwilligers, sanitaire voorzieningen en materiaal. Begin met datum en parcours en werk daarna toe naar een duidelijke deelnemersinformatie en startindeling. Op de wedstrijddag draait alles om een gemarkeerde route, goed bemande posten en een gecontroleerde opbouw van start tot finish.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en route vastleggen
2 personen
Toestemming voor parcours regelen
2 personen
Obstakels en materialen reserveren
2 personen
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
EHBO-bezetting vastleggen
Verzekeringsgegevens controleren
Inschrijfformulier aanmaken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Noodcontacten verzamelen
Startgroepen indelen
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligersinstructies maken
Parkeerplaatsen reserveren
Sanitaire voorzieningen reserveren
Weersverwachting controleren
Deelnemersinformatie versturen
Startnummers afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Materialen controleren
3 personen
Obstakels sorteren
3 personen
Route markeren
4 personen
Start- en finishzone uitzetten
4 personen
Obstakels lossen
6 personen
Obstakels opbouwen
8 personen
Obstakels beveiligen
4 personen
Valzones controleren
3 personen
Tenten opbouwen
4 personen
Tafels en banken plaatsen
4 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Waterpunten inrichten
3 personen
EHBO-post inrichten
2 personen
Garderobe en bagagezone inrichten
2 personen
Geluid en portofoons testen
2 personen
Startnummers klaarleggen
2 personen
Vrijwilligersbriefing geven
3 personen
Parcours gezamenlijk nalopen
4 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Bagage innemen
2 personen
Startgroepen begeleiden
3 personen
Startsignaal verzorgen
2 personen
Obstakels bemannen
12 personen
Deelnemers bij obstakels helpen
6 personen
Waterpunten bedienen
4 personen
Veiligheid langs route controleren
3 personen
EHBO verlenen
2 personen
Tussentijden registreren
3 personen
Finishers registreren
3 personen
Medaljes uitdelen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Muziek verzorgen
Prijzen uitreiken
2 personen
Bagage teruggeven
2 personen
Laatste deelnemers begeleiden
3 personen
Parcours afsluiten
3 personen

Nazorg

Obstakels afbreken
8 personen
Materialen terugladen
6 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Tenten en meubilair afbreken
5 personen
Verlichting en stroom opruimen
3 personen
Geleend materiaal controleren
2 personen
Materialen retourneren
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
Uitslagen verwerken
2 personen
Deelnemers uitslagen sturen
Verloren voorwerpen registreren
Verloren voorwerpen terugsturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Bankenaantal 12
Klapstoelenaantal 20
Garderoberekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 10

Sportmateriaal

Hindernisrekkenaantal 6
Klimnettenaantal 3
Touwladdersaantal 4
Kruiptunnelsaantal 4
Bandenaantal 40
Houten balkenaantal 8
Touwenaantal 12
Waterbakkenaantal 4
Zandzakkenaantal 20
Valmattenaantal 12
Obstakelvlaggenaantal 30
Startboog
Finishboog
Stopwatchesaantal 6
Medaljesaantal 120
Prijzenaantal 12

Apparatuur

Portofoonsaantal 16
Mobiele geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Batterijenaantal 40

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtsnoerenaantal 6

EHBO

EHBO-koffersaantal 3
Dekensaantal 6
Wegwerphandschoenenaantal 100
Nooddekensaantal 20
Brancard

Veiligheid

Dranghekkenaantal 20
Afzetlintaantal 8
Verkeerskegelsaantal 30
Veiligheidshesjesaantal 30
Werkhandschoenenaantal 20

Registratie

Startnummerhoudersaantal 120
Startnummersaantal 150
Pennenaantal 30
Clipboardsaantal 12
Naamstickersaantal 150
Polsbandjesaantal 150

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Schenkkannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Serveerschalenaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 6
Bezemsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Sponzenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg route en startgroepen vroeg vast. Controleer vooraf waar deelnemers elkaar kunnen kruisen en hoeveel mensen je per startgroep veilig tegelijk over de obstakels laat gaan.
Regel toestemming, verzekering en EHBO voordat je deelnemers uitnodigt. Neem in het veiligheidsplan per obstakel op welke hulp nodig is en hoe portofoons worden gebruikt.
Verzamel dieetwensen en noodcontacten bij de inschrijving, niet pas op de wedstrijddag. Stuur de deelnemersinformatie enkele dagen vooraf, met starttijd, parkeerplek en wat ze moeten meenemen.
Plan vrijwilligers per zone in plaats van alleen per taak. Geef iedereen vooraf schriftelijke instructies over routebewaking, communicatie en wat te doen bij een val of blessure.
Controleer materialen op de opbouwdag en markeer de route vóór de obstakels worden gelost. Test ook geluidsinstallatie, microfoon, verlichting en verlengkabels; ontbrekende batterijen of stekkerdozen vallen vaak pas vlak voor de start op.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een obstakelrun organiseren?: Begin idealiter 8 tot 12 weken vooraf. Dan heb je tijd voor toestemming voor het parcours, reservering van obstakels, verzekering, EHBO, vrijwilligers en inschrijvingen. Controleer de route en materialen uiterlijk 1 week voor de run opnieuw.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een obstakelrun?: Plan minimaal één vrijwilliger per risicovolle of slecht zichtbare zone en daarnaast mensen voor start, finish en registratie. Maak de definitieve bezetting uiterlijk 2 weken vooraf en deel de instructies minstens 3 dagen voor de run.
Wanneer moet je de route van een obstakelrun markeren?: Markeer de route op de opbouwdag, nadat de obstakels en start- en finishzone zijn geplaatst. Loop het parcours daarna volledig na en controleer alle doorgangen, valmatten, vlaggen en communicatiepunten vóór de eerste start.
Wat moet je bij slecht weer doen met een obstakelrun?: Controleer de weersverwachting 72 uur en opnieuw 24 uur vooraf. Beoordeel dan per obstakel de gladheid, wind en ondergrond, informeer deelnemers over wijzigingen en houd een besluit over uitstel of annulering uiterlijk de avond ervoor klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.