Zo organiseer je een obstakelrun

Een obstakelrun organiseren begint niet bij het bouwen van de hindernissen, maar bij de route, toestemming en veiligheid. Leg eerst het parcours en de verantwoordelijkheden vast, regel daarna materialen, EHBO en vrijwilligers. Pas wanneer de inschrijving loopt, deel je deelnemers in startgroepen in en verzamel je noodcontacten en dieetwensen. In de laatste week controleer je de weersverwachting, markeer je de route en geef je iedereen duidelijke deelnemersinformatie. Zo voorkom je dat obstakels, sanitaire voorzieningen of hulpverleners te laat geregeld zijn.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en route vastleggen
2 personen
2
Toestemming voor parcours regelen
2 personen
3
Obstakels en materialen reserveren
2 personen
4
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
5
EHBO-bezetting vastleggen
6
Verzekeringsgegevens controleren
7
Inschrijfformulier aanmaken
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Aanmeldingen verwerken
2 personen
10
Dieetwensen verzamelen
11
Noodcontacten verzamelen
12
Startgroepen indelen
2 personen
13
Vrijwilligers werven
2 personen
14
Vrijwilligersinstructies maken
15
Parkeerplaatsen reserveren
16
Sanitaire voorzieningen reserveren
17
Weersverwachting controleren
18
Deelnemersinformatie versturen
19
Startnummers afdrukken
20
Boodschappen doen
2 personen
21
Materialen controleren
3 personen
22
Obstakels sorteren
3 personen
23
Route markeren
4 personen
24
Start- en finishzone uitzetten
4 personen
25
Obstakels lossen
6 personen
26
Obstakels opbouwen
8 personen
27
Obstakels beveiligen
4 personen
28
Valzones controleren
3 personen
29
Tenten opbouwen
4 personen
30
Tafels en banken plaatsen
4 personen
31
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
32
Waterpunten inrichten
3 personen
33
EHBO-post inrichten
2 personen
34
Garderobe en bagagezone inrichten
2 personen
35
Geluid en portofoons testen
2 personen
36
Startnummers klaarleggen
2 personen
37
Vrijwilligersbriefing geven
3 personen
38
Parcours gezamenlijk nalopen
4 personen

Event

39
Deelnemers ontvangen
4 personen
40
Startnummers uitdelen
3 personen
41
Bagage innemen
2 personen
42
Startgroepen begeleiden
3 personen
43
Startsignaal verzorgen
2 personen
44
Obstakels bemannen
12 personen
45
Deelnemers bij obstakels helpen
6 personen
46
Waterpunten bedienen
4 personen
47
Veiligheid langs route controleren
3 personen
48
EHBO verlenen
2 personen
49
Tussentijden registreren
3 personen
50
Finishers registreren
3 personen
51
Medaljes uitdelen
2 personen
52
Hapjes serveren
3 personen
53
Dranken bijvullen
3 personen
54
Koffie en thee serveren
2 personen
55
Muziek verzorgen
56
Prijzen uitreiken
2 personen
57
Bagage teruggeven
2 personen
58
Laatste deelnemers begeleiden
3 personen
59
Parcours afsluiten
3 personen

Nazorg

60
Obstakels afbreken
8 personen
61
Materialen terugladen
6 personen
62
Afval verzamelen
4 personen
63
Terrein schoonmaken
4 personen
64
Tenten en meubilair afbreken
5 personen
65
Verlichting en stroom opruimen
3 personen
66
Geleend materiaal controleren
2 personen
67
Materialen retourneren
3 personen
68
Servies afwassen
3 personen
69
Koelboxen legen en reinigen
2 personen
70
Uitslagen verwerken
2 personen
71
Deelnemers uitslagen sturen
72
Verloren voorwerpen registreren
73
Verloren voorwerpen terugsturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 10
Bankenaantal 12
Klapstoelenaantal 20
Garderoberekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 10

Sportmateriaal

Hindernisrekkenaantal 6
Klimnettenaantal 3
Touwladdersaantal 4
Kruiptunnelsaantal 4
Bandenaantal 40
Houten balkenaantal 8
Touwenaantal 12
Waterbakkenaantal 4
Zandzakkenaantal 20
Valmattenaantal 12
Obstakelvlaggenaantal 30
Startboog
Finishboog
Stopwatchesaantal 6
Medaljesaantal 120
Prijzenaantal 12

Apparatuur

Portofoonsaantal 16
Mobiele geluidsinstallatie
Microfoonaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 4
Batterijenaantal 40

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtsnoerenaantal 6

EHBO

EHBO-koffersaantal 3
Dekensaantal 6
Wegwerphandschoenenaantal 100
Nooddekensaantal 20
Brancard

Veiligheid

Dranghekkenaantal 20
Afzetlintaantal 8
Verkeerskegelsaantal 30
Veiligheidshesjesaantal 30
Werkhandschoenenaantal 20

Registratie

Startnummerhoudersaantal 120
Startnummersaantal 150
Pennenaantal 30
Clipboardsaantal 12
Naamstickersaantal 150
Polsbandjesaantal 150

Servies

Herbruikbare bekersaantal 180
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Schenkkannenaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6
Serveerschalenaantal 12

Schoonmaak

Emmersaantal 6
Bezemsaantal 4
Vuilnisgrijpersaantal 4
Sponzenaantal 12
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de route vroeg vast en vraag toestemming voor het volledige parcours. Markeer niet alleen de start en finish, maar ook kruisingen, obstakels en plekken waar deelnemers kunnen verdwalen.
Maak het veiligheidsplan voordat je deelnemers uitnodigt. Leg per obstakel vast wie toezicht houdt, waar EHBO staat en hoe vrijwilligers via portofoons hulp inschakelen.
Plan vrijwilligers per taak én per tijdsblok. Zorg dat zij vóór de start instructies krijgen over deelnemersstromen, onveilige situaties en het stilleggen van een obstakel.
Controleer materialen minstens één week vooraf en nogmaals op de opbouwdag. Let vooral op valmatten, touwen, klimnetten, waterbakken, markeringen en de stabiliteit van hindernisrekken.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de run. Vermeld startgroep, aanmeldtijd, route, parkeerinformatie, kledingadvies, noodnummer en wat deelnemers bij slecht weer moeten doen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een obstakelrun organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf. Toestemming voor het parcours, verzekering, obstakels, sanitaire voorzieningen en EHBO kunnen meerdere weken duren; reserveer die onderdelen als eerste.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een obstakelrun?: Reken minimaal op 1 vrijwilliger per actief obstakel of risicopunt, plus coördinatoren voor start, finish, route en EHBO. Bij 10 obstakels kom je daardoor al snel uit op 15 tot 20 vrijwilligers.
Wanneer deel je deelnemers in startgroepen in?: Verwerk inschrijvingen tot ongeveer één week voor de run en maak daarna de startgroepen. Houd per groep rekening met de capaciteit van het parcours en stuur de definitieve starttijd 3 tot 5 dagen vooraf.
Wat moet je doen bij slecht weer tijdens een obstakelrun?: Controleer de weersverwachting 7 dagen, 48 uur en op de ochtend zelf. Bepaal vooraf wanneer je een water- of klimobstakel sluit, waar deelnemers schuilen en wie de beslissing over uitstel of afgelasting neemt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.