Organiser une course d'obstacles sans rien oublier

Une course d’obstacles demande plus qu’un parcours et quelques épreuves. Il faut obtenir l’autorisation du terrain, réserver les obstacles, prévoir les secours et organiser les départs avant d’ouvrir les inscriptions. Cette checklist de 73 tâches et 63 fournitures suit l’ordre logique, de la préparation du parcours au déchargement du matériel. Elle vous aide aussi à anticiper les oublis fréquents : contacts d’urgence, sanitaires, stationnement, météo et consignes destinées aux bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Obtenir l'autorisation pour le parcours
2 personnes
Réserver les obstacles et le matériel
2 personnes
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Assurer la présence des secours
Vérifier les informations d'assurance
Créer le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les contacts d'urgence
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Rédiger les consignes pour les bénévoles
Réserver des places de parking
Réserver les sanitaires
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les informations aux participants
Imprimer les dossards
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
3 personnes
Trier les obstacles
3 personnes
Baliser l’itinéraire
4 personnes
Délimiter la zone de départ et d’arrivée
4 personnes
Décharger les obstacles
6 personnes
Monter les obstacles
8 personnes
Sécuriser les obstacles
4 personnes
Vérifier les zones de chute
3 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables et les bancs
4 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Installer des points d'eau
3 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Aménager le vestiaire et la zone de bagages
2 personnes
Tester le son et les talkies-walkies
2 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Faire le briefing des bénévoles
3 personnes
Parcourir le parcours ensemble
4 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Recevoir les bagages
2 personnes
Accompagner les groupes de départ
3 personnes
Gérer le signal de départ
2 personnes
Encadrer les obstacles
12 personnes
Aider les participants aux obstacles
6 personnes
Assurer les points d’eau
4 personnes
Contrôler la sécurité le long du parcours
3 personnes
Prodiguer les premiers secours
2 personnes
Enregistrer les temps intermédiaires
3 personnes
Enregistrer les arrivants
3 personnes
Distribuer les médailles
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Fournir la musique
Remettre les prix
2 personnes
Rendre les bagages
2 personnes
Accompagner les derniers participants
3 personnes
Fermer le parcours
3 personnes

Suivi

Démonter les obstacles
8 personnes
Recharger le matériel
6 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Démonter les tentes et le mobilier
5 personnes
Ranger l'éclairage et l'alimentation électrique
3 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
Traiter les résultats
2 personnes
Envoyer les résultats aux participants
Enregistrer les objets trouvés
Renvoyer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Bancsqté 12
Chaises pliantesqté 20
Portantsqté 4
Poubellesqté 10

Matériel de sport

Barres d’obstaclesqté 6
Filets d’escaladeqté 3
Échelles de cordeqté 4
Tunnels de crawlqté 4
Pneusqté 40
Poutres en boisqté 8
Cordesqté 12
Bacs à eauqté 4
Sacs de sableqté 20
Tapis de chuteqté 12
Drapeaux d’obstacleqté 30
Arche de départ
Arche d'arrivée
Chronomètresqté 6
Médaillesqté 120
Prixqté 12

Équipement

Talkies-walkiesqté 16
Système de sonorisation mobile
Microphoneqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Pilesqté 40

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6

Premiers secours

Trousses de premiers secoursqté 3
Couverturesqté 6
Gants jetablesqté 100
Couvertures de survieqté 20
Brancard

Sécurité

Barrières de fouleqté 20
Ruban de balisageqté 8
Cônes de signalisationqté 30
Gilets de sécuritéqté 30
Gants de travailqté 20

Inscription

Porte-dossardsqté 120
Numéros de départqté 150
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 12
Étiquettes nominativesqté 150
Braceletsqté 150

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Carafesqté 8

Cuisine

Glacièresqté 8
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Louchesqté 6
Plateaux de serviceqté 12

Nettoyage

Seauxqté 6
Balaisqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Épongesqté 12
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, l’itinéraire et l’autorisation du parcours : bloquez ces éléments avant de réserver les obstacles ou d’envoyer les invitations.
Préparez le plan de sécurité avant les inscriptions. Il doit préciser la présence des secours, les accès d’urgence et la conduite à tenir en cas de blessure ou de météo défavorable.
Demandez les contacts d’urgence et les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis vérifiez ces informations avant de répartir les groupes de départ.
Prévoyez un briefing écrit pour les bénévoles et des talkies-walkies si le parcours comporte plusieurs zones. Indiquez qui surveille chaque obstacle et qui donne le signal d’arrêt.
La veille, vérifiez les prévisions météo, les dossards, les piles, les rallonges et l’état de chaque obstacle. Le jour J, balisez d’abord l’itinéraire avant de délimiter les zones de départ et d’arrivée.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course d’obstacles ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir l’autorisation du parcours, de réserver le matériel, de recruter les bénévoles et de traiter les inscriptions.
Quand faut-il envoyer les informations aux participants ?: Envoyez les informations pratiques 5 à 7 jours avant la course. Rappelez l’heure d’arrivée, le groupe de départ, le stationnement, les vêtements conseillés et les consignes de sécurité.
Combien de bénévoles faut-il pour une course d’obstacles ?: Comptez au minimum 1 bénévole par zone ou obstacle nécessitant une surveillance, puis ajoutez 2 à 4 personnes pour l’accueil, les départs et l’arrivée. Le nombre exact dépend de la longueur du parcours et du nombre de participants.
Quand faut-il installer et vérifier les obstacles ?: Déchargez et triez les obstacles avant l’ouverture du site, puis contrôlez chaque élément le jour même. Terminez le balisage et la délimitation du départ et de l’arrivée au moins 1 heure avant le premier départ.

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