Zo organiseer je een obstacle run

Een obstacle run organiseren begint niet met obstakels neerzetten, maar met een haalbaar parcours, een veilige locatie en duidelijke verantwoordelijkheden. Leg eerst datum, route en vergunningen vast en werk daarna de risicoanalyse, hulpverlening en deelnemersstroom uit. Reserveer materiaal ruim op tijd en geef deelnemers en vrijwilligers uiterlijk een week vooraf alle praktische informatie. Op de dag zelf draait alles om een gecontroleerde opbouw, heldere startgroepen en een finish die ook bij slecht weer blijft werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en parcours vastleggen
2 personen
2
Locatie reserveren
3
Vergunningen controleren
4
Verzekering controleren
5
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
6
Risicoanalyse maken
2 personen
7
Parcours uitwerken
2 personen
8
Obstakels selecteren
2 personen
9
Hulpverleners vastleggen
10
Vrijwilligers werven
2 personen
11
Uitnodigingen versturen
2 personen
12
Inschrijfformulier openen
13
Aanmeldingen verwerken
2 personen
14
Dieetwensen verzamelen
15
Startgroepen indelen
2 personen
16
Deelnemersinformatie versturen
17
Vrijwilligersbriefing versturen
18
Weersverwachting controleren
19
Materiaalbestellingen controleren
2 personen
20
Startnummers sorteren
2 personen
21
Boodschappen doen
2 personen
22
Dranken koelen
2 personen
23
EHBO-materialen controleren
2 personen
24
Routebordjes voorbereiden
2 personen

Event

25
Start- en finishzone afzetten
4 personen
26
Obstakels lossen
6 personen
27
Parcours uitzetten
6 personen
28
Obstakels opbouwen
8 personen
29
Obstakels veilig vastzetten
4 personen
30
Start- en finishboog opbouwen
3 personen
31
Tafels en tenten plaatsen
4 personen
32
EHBO-post inrichten
2 personen
33
Waterpunten inrichten
3 personen
34
Registratietafel inrichten
3 personen
35
Geluid en muziek testen
2 personen
36
Vrijwilligers ontvangen
2 personen
37
Vrijwilligers instrueren
3 personen
38
Posten bemannen
12 personen
39
Deelnemers registreren
4 personen
40
Startnummers uitdelen
3 personen
41
Bagage innemen
2 personen
42
Startbriefing geven
2 personen
43
Startgroepen laten vertrekken
3 personen
44
Tijdregistratie bijhouden
3 personen
45
Deelnemers begeleiden
12 personen
46
Dranken serveren
3 personen
47
Dranken bijvullen
2 personen
48
Fruit en snacks uitdelen
2 personen
49
Finishers registreren
3 personen
50
Medaille-uitgifte verzorgen
2 personen
51
EHBO verlenen
2 personen
52
Sanitair controleren
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Laatste deelnemers begeleiden
4 personen
55
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
56
Muziek en verlichting beheren
2 personen
57
Deelnemers uitchecken
2 personen
58
Bagage teruggeven
2 personen
59
Laatste ronde terreincontrole
2 personen

Nazorg

60
Obstakels veilig afbreken
8 personen
61
Materialen verzamelen
6 personen
62
Afval opruimen
4 personen
63
Terrein schoonmaken
4 personen
64
Tenten en tafels afbreken
4 personen
65
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
66
Materialen droog opslaan
3 personen
67
Huurmaterialen controleren
2 personen
68
Huurmaterialen retourneren
2 personen
69
Beschadigde materialen apart zetten
2 personen
70
Uitslagen publiceren
71
Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 4
Klaptafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 30
Biertafelsaantal 6
Tafelkledenaantal 10

Sportmateriaal

Obstakelsetsaantal 12
Klimnettenaantal 3
Touwladdersaantal 3
Kruiptunnelsaantal 4
Modderbakkenaantal 3
Balen stroaantal 30
Houten balkenaantal 12
Verkeerskegelsaantal 40
Startnummerriemenaantal 250
Finishtokensaantal 250
Medaliesaantal 250
Tijdregistratiechipsaantal 250
Stopwatchesaantal 6
Fluitjesaantal 15
Trainingshesjesaantal 20
Pionnenaantal 60
Springtouwenaantal 10
Rubberen mattenaantal 20
Valmattenaantal 12
Steekwagensaantal 3

Apparatuur

Mobiele geluidsset
Microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare portofoonsaantal 12
Powerbanksaantal 6
Laptopsaantal 2
Printersaantal 2
Lichtmastenaantal 4

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Werklampenaantal 6
Batterijlantaarnsaantal 8

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Bordenaantal 250
Besteksetsaantal 250
Koffiekopjesaantal 100
Serveerschalenaantal 20

Keuken

Koelboxenaantal 8
Waterkannenaantal 12
Thermoskannenaantal 6
Schenktangenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 6
Uitdeelbakkenaantal 12
Handwasbakkenaantal 4
Koelelementenaantal 40

Decoratie

Start- en finishboog
Routebordjesaantal 30
Pijlbordenaantal 20
Aanduidingsbordenaantal 12
Afzetlintaantal 10
Spandoekenaantal 6
Kabelbindersaantal 300
Haringenaantal 80
Grondpennenaantal 60

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 20
Afvalzakhoudersaantal 10
Bezemsetsaantal 6
Vuilnisgrijpersaantal 4
Emmersaantal 8
Dweilenaantal 6
Schoonmaaksponzenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6
Papierhanddoekdispensersaantal 6
Toiletpapierrollenaantal 48
EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 20
Koelcompressenaantal 30
Nitrilhandschoenenaantal 10

Catering

Boodschappen

Tips

Werk het parcours uit met een logische volgorde en houd ruimte tussen obstakels. Controleer bij elk onderdeel de ondergrond, valzone en doorgang voor hulpverleners; leg valmatten en rubberen matten niet pas op de ochtend zelf klaar.
Regel vergunningen, verzekering en hulpverleners voordat je inschrijvingen opent. Een parcours met modderbakken, klimnetten en houten balken kan aanvullende veiligheidsafspraken of toestemming vereisen.
Plan deelnemers in startgroepen in plaats van iedereen tegelijk te laten vertrekken. Noteer startnummers, tijdregistratiechips en finishtokens per groep en stuur de deelnemersinformatie minstens 7 dagen vooraf.
Geef vrijwilligers een briefing met hun post, wisselmoment en noodprocedure. Zorg per obstakel voor zichtbare trainingshesjes, fluitjes en een directe route naar de EHBO-post.
Controleer 24 uur vooraf de weersverwachting, materiaalbestellingen en stroomvoorziening. Test de mobiele geluidsset, microfoons, luidsprekers, verlengkabels en stekkerdozen voordat de eerste startgroep arriveert.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een obstacle run organiseren?: Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, locatie, parcours en vergunningen. Reserveer obstakelsets, hulpverleners en materiaal zodra de route is goedgekeurd; voor grotere groepen is 16 weken veiliger.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een obstacle run?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per actief of risicovol obstakel en daarnaast op mensen voor start, finish, registratie en bevoorrading. Bij 10 obstakels kom je daardoor al snel uit op 14 tot 18 vrijwilligers.
Hoeveel deelnemers kunnen tegelijk starten?: Houd startgroepen meestal op 10 tot 20 deelnemers, afhankelijk van de smalste doorgang en het langzaamste obstakel. Laat tussen groepen ongeveer 5 minuten ruimte om opstoppingen en onoverzichtelijke situaties te voorkomen.
Wat moet je doen bij slecht weer tijdens een obstacle run?: Controleer de weersverwachting 24 uur en nogmaals 3 uur voor de start. Maak vooraf een stop- of omleidingsbesluit voor onweer, harde wind en gladde obstakels en informeer deelnemers en vrijwilligers uiterlijk 2 uur voor aanvang.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.