Cómo organizar una carrera de obstáculos paso a paso

Organizar una carrera de obstáculos empieza mucho antes de colocar la primera valla. Primero fija la fecha, reserva el lugar y define un recorrido que puedas controlar con seguridad; después tramita permisos, seguro y asistencia sanitaria. Las inscripciones, los grupos de salida y las instrucciones para participantes deben estar cerrados antes de pedir dorsales y chips de cronometraje. En la última semana, revisa el material, el tiempo previsto y la señalización de salida, meta y obstáculos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el recorrido
2 personas
2
Reservar el lugar
3
Comprobar permisos
4
Comprobar el seguro
5
Elaborar un plan de seguridad
2 personas
6
Elaborar un análisis de riesgos
2 personas
7
Desarrollar el recorrido
2 personas
8
Seleccionar obstáculos
2 personas
9
Registrar a los sanitarios
10
Reclutar voluntarios
2 personas
11
Enviar invitaciones
2 personas
12
Abrir el formulario de inscripción
13
Gestionar inscripciones
2 personas
14
Recoger preferencias dietéticas
15
Dividir los grupos de salida
2 personas
16
Enviar información a los participantes
17
Enviar la información para voluntarios
18
Comprobar el pronóstico del tiempo
19
Revisar los pedidos de materiales
2 personas
20
Ordenar los dorsales
2 personas
21
Hacer la compra
2 personas
22
Enfriar bebidas
2 personas
23
Comprobar el material de primeros auxilios
2 personas
24
Preparar los carteles de ruta
2 personas

Evento

25
Delimitar la zona de salida y meta
4 personas
26
Resolver obstáculos
6 personas
27
Marcar el recorrido
6 personas
28
Montar obstáculos
8 personas
29
Asegurar los obstáculos
4 personas
30
Montar el arco de salida y meta
3 personas
31
Colocar mesas y carpas
4 personas
32
Montar un puesto de primeros auxilios
2 personas
33
Montar puntos de agua
3 personas
34
Montar la mesa de registro
3 personas
35
Probar sonido y música
2 personas
36
Recibir a los voluntarios
2 personas
37
Instruir a los voluntarios
3 personas
38
Cubrir los puestos
12 personas
39
Registrar a los participantes
4 personas
40
Repartir dorsales
3 personas
41
Recibir el equipaje
2 personas
42
Dar la sesión informativa inicial
2 personas
43
Hacer salir a los grupos de inicio
3 personas
44
Llevar el registro del tiempo
3 personas
45
Supervisar a los participantes
12 personas
46
Servir las bebidas
3 personas
47
Rellenar las bebidas
2 personas
48
Repartir fruta y snacks
2 personas
49
Registrar a los finalistas
3 personas
50
Encargarse de la entrega de medallas
2 personas
51
Prestar primeros auxilios
2 personas
52
Comprobar el sanitario
53
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
54
Guiar a los últimos participantes
4 personas
55
Gestionar la entrega de premios
3 personas
56
Gestionar la música y la iluminación
2 personas
57
Hacer el check-out de participantes
2 personas
58
Devolver el equipaje
2 personas
59
Última ronda de control del recinto
2 personas

Seguimiento

60
Desmontar los obstáculos de forma segura
8 personas
61
Reunir los materiales
6 personas
62
Recoger la basura
4 personas
63
Limpiar el recinto
4 personas
64
Desmontar las tiendas y mesas
4 personas
65
Recoger objetos perdidos
2 personas
66
Guardar los materiales en seco
3 personas
67
Comprobar el material de alquiler
2 personas
68
Devolver el material alquilado
2 personas
69
Separar los materiales dañados
2 personas
70
Publicar los resultados
71
Enviar agradecimiento a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 30
Mesas de cervezacant. 6
Mantelescant. 10

Material deportivo

Sets de obstáculoscant. 12
Redes de escaladacant. 3
Escaleras de cuerdacant. 3
Túneles de gateocant. 4
Cubetas de barrocant. 3
Fardos de pajacant. 30
Vigas de maderacant. 12
Conos de tráficocant. 40
Cinturones para dorsalescant. 250
Tokens de metacant. 250
Medallascant. 250
Chips de cronometrajecant. 250
Cronómetroscant. 6
Silbatoscant. 15
Chalecos de entrenamientocant. 20
Conoscant. 60
Cuerdas para saltarcant. 10
Alfombras de gomacant. 20
Colchonetas de caídacant. 12
Carros de manocant. 3

Equipo

Equipo de sonido móvil
Micrófonoscant. 2
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Walkie-talkies recargablescant. 12
Baterías externascant. 6
Portátilescant. 2
Impresorascant. 2
Mástiles de luzcant. 4

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Lámparas de trabajocant. 6
Linternas a pilascant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Platoscant. 250
Cubiertoscant. 250
Tazas de cafécant. 100
Bandejas de servircant. 20

Cocina

Neveras portátilescant. 8
Jarras de aguacant. 12
Termoscant. 6
Pinzas para servircant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Cajas para repartircant. 12
Lavabos portátiles para manoscant. 4
Acumuladores de fríocant. 40

Decoración

Arco de salida y meta
Carteles de rutacant. 30
Carteles direccionalescant. 20
Señales indicativascant. 12
Cinta de balizamientocant. 10
Banderolascant. 6
Bridascant. 300
Estacascant. 80
Estacas de suelocant. 60

Limpieza

Papeleracant. 20
Soportes para bolsas de basuracant. 10
Sets de escobacant. 6
Recogedores de basuracant. 4
Cuboscant. 8
Fregonascant. 6
Esponjas de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de papel de cocinacant. 6
Rollos de papel higiénicocant. 48
Botiquines de primeros auxilioscant. 3
Mantas térmicascant. 20
Compresas fríascant. 30
Guantes de nitrilocant. 10

Catering

Compras

Consejos

Dibuja el recorrido antes de elegir los obstáculos. Marca salidas, meta, cruces y zonas de espera, y comprueba que cada tramo tenga espacio suficiente para adelantar o detenerse sin mezclar a los grupos.
Haz el análisis de riesgos con cada obstáculo colocado sobre el plano. Para redes de escalada, túneles, barro, vigas y fardos de paja, define una alternativa, una zona de caída y quién supervisará el paso.
Cierra permisos, seguro y personal sanitario antes de abrir las inscripciones. Recluta también voluntarios con varias semanas de margen y entrégales un plano, un horario y un punto de contacto.
Divide las salidas cuando conozcas el número de inscritos. Comunica con antelación la hora asignada, el material que deben llevar y las reglas de cada obstáculo; así evitarás colas y participantes que llegan sin instrucciones.
Haz una comprobación final entre 24 y 48 horas antes. Revisa pedidos, dorsales, chips, medallas, primeros auxilios, carteles, altavoces, cables y bebidas; el pronóstico puede obligarte a añadir alfombras de goma o colchonetas de caída.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo se necesita para organizar una carrera de obstáculos?: Reserva al menos 8 semanas para una carrera pequeña y más tiempo si necesitas permisos, seguro o un recorrido complejo. Las inscripciones y el reclutamiento de voluntarios deberían empezar como mínimo 4 semanas antes.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una carrera de obstáculos?: Calcula al menos 1 voluntario por obstáculo y añade personal para salida, meta, cruces y avituallamiento. Para una carrera con 10 obstáculos, suele ser prudente contar con 15 a 20 personas, además del equipo sanitario.
¿Cuándo hay que cerrar los grupos de salida?: Cierra los grupos entre 5 y 7 días antes, cuando ya conozcas las inscripciones y puedas comprobar el material disponible. Envía la hora de salida y las instrucciones a cada participante inmediatamente después.
¿Qué se hace si llueve el día de la carrera?: Define la decisión al menos 24 horas antes según el pronóstico, el estado del terreno y las indicaciones del seguro. Ten preparadas rutas alternativas y material antideslizante, y comunica cualquier cambio antes de que lleguen los participantes.

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