Einen Obstacle Run organisieren: die richtige Reihenfolge
Ein Obstacle Run steht und fällt mit einer klaren Strecke, sicheren Hindernissen und einem gut eingeteilten Helferteam. Beginne nicht mit der Dekoration, sondern mit Datum, Gelände, Genehmigungen und einer realistischen Risikoanalyse. Danach planst du Parcours und Startgruppen, öffnest die Anmeldung und regelst Material, Verpflegung und Erste Hilfe. In den letzten Tagen geht es vor allem darum, Informationen zu verschicken, Wetter und Lieferungen zu prüfen und Start sowie Ziel eindeutig abzusperren.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Strecke festlegen
2 Personen
- 2
Location reservieren
- 3
Genehmigungen prüfen
- 4
Versicherung prüfen
- 5
Sicherheitsplan erstellen
2 Personen
- 6
Risikoanalyse erstellen
2 Personen
- 7
Parcours ausarbeiten
2 Personen
- 8
Hindernisse auswählen
2 Personen
- 9
Helfer festlegen
- 10
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
- 11
Einladungen verschicken
2 Personen
- 12
Anmeldeformular öffnen
- 13
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 14
Ernährungswünsche erfassen
- 15
Startgruppen einteilen
2 Personen
- 16
Teilnehmerinformationen versenden
- 17
Freiwilligen-Briefing versenden
- 18
Wettervorhersage prüfen
- 19
Materialbestellungen prüfen
2 Personen
- 20
Startnummern sortieren
2 Personen
- 21
Einkaufen gehen
2 Personen
- 22
Getränke kühlen
2 Personen
- 23
Erste-Hilfe-Materialien prüfen
2 Personen
- 24
Wegweiser vorbereiten
2 Personen
Event
- 25
Start- und Zielbereich absperren
4 Personen
- 26
Hindernisse abbauen
6 Personen
- 27
Parcours aufbauen
6 Personen
- 28
Hindernisse aufbauen
8 Personen
- 29
Hindernisse sicher befestigen
4 Personen
- 30
Start- und Zielbogen aufbauen
3 Personen
- 31
Tische und Zelte aufstellen
4 Personen
- 32
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
- 33
Wasserstellen einrichten
3 Personen
- 34
Registrierungstisch einrichten
3 Personen
- 35
Ton und Musik testen
2 Personen
- 36
Freiwillige empfangen
2 Personen
- 37
Freiwillige einweisen
3 Personen
- 38
Posten besetzen
12 Personen
- 39
Teilnehmer registrieren
4 Personen
- 40
Startnummern ausgeben
3 Personen
- 41
Gepäck annehmen
2 Personen
- 42
Startbriefing geben
2 Personen
- 43
Startgruppen loslassen
3 Personen
- 44
Zeiterfassung führen
3 Personen
- 45
Teilnehmende betreuen
12 Personen
- 46
Getränke servieren
3 Personen
- 47
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 48
Obst und Snacks ausgeben
2 Personen
- 49
Zieleinläufe erfassen
3 Personen
- 50
Medaillenausgabe organisieren
2 Personen
- 51
Erste Hilfe leisten
2 Personen
- 52
Sanitäranlagen prüfen
- 53
Mülleimer leeren
2 Personen
- 54
Die letzten Teilnehmer begleiten
4 Personen
- 55
Preisverleihung durchführen
3 Personen
- 56
Musik und Beleuchtung steuern
2 Personen
- 57
Teilnehmer auschecken
2 Personen
- 58
Gepäck zurückgeben
2 Personen
- 59
Letzte Geländekontrolle
2 Personen
Nachbereitung
- 60
Hindernisse sicher abbauen
8 Personen
- 61
Materialien zusammenstellen
6 Personen
- 62
Abfall beseitigen
4 Personen
- 63
Gelände reinigen
4 Personen
- 64
Zelte und Tische abbauen
4 Personen
- 65
Fundsachen sammeln
2 Personen
- 66
Materialien trocken lagern
3 Personen
- 67
Leihmaterialien prüfen
2 Personen
- 68
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 69
Beschädigte Materialien separat ablegen
2 Personen
- 70
Ergebnisse veröffentlichen
- 71
Dankeschön an Teilnehmer versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 4
- KlappischeAnz. 10
- KlappstühleAnz. 30
- BiertischeAnz. 6
- TischdeckenAnz. 10
Sportmaterial
- HindernissetsAnz. 12
- KletternetzeAnz. 3
- StrickleiternAnz. 3
- KrabbeltunnelAnz. 4
- MatschbeckenAnz. 3
- StrohballenAnz. 30
- HolzbalkenAnz. 12
- VerkehrskegelAnz. 40
- StartnummernbänderAnz. 250
- ZiellokensAnz. 250
- MedaillenAnz. 250
- ZeitmesschipsAnz. 250
- StoppuhrenAnz. 6
- PfeifenAnz. 15
- TrainingswestenAnz. 20
- KegelAnz. 60
- SpringseileAnz. 10
- GummimattenAnz. 20
- FallschutzmattenAnz. 12
- SackkarrenAnz. 3
Ausstattung
- Mobiles Soundsystem
- MikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Wiederaufladbare FunkgeräteAnz. 12
- PowerbanksAnz. 6
- LaptopsAnz. 2
- DruckerAnz. 2
- LichtmastenAnz. 4
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 12
- ArbeitslampenAnz. 6
- BatterielaternenAnz. 8
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 300
- TellerAnz. 250
- BestecksetsAnz. 250
- KaffeetassenAnz. 100
- ServierschalenAnz. 20
Küche
- KühlboxenAnz. 8
- WasserkannenAnz. 12
- ThermoskannenAnz. 6
- ZapfzangenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- Koch- und BrotmesserAnz. 6
- AusgabeschalenAnz. 12
- HandwaschbeckenAnz. 4
- KühlelementeAnz. 40
Dekoration
- Start- und Zielbogen
- WegweiserAnz. 30
- WegweiserAnz. 20
- HinweisschilderAnz. 12
- AbsperrbandAnz. 10
- BannerAnz. 6
- KabelbinderAnz. 300
- HeringeAnz. 80
- BodenankerAnz. 60
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 20
- MüllbeutelhalterAnz. 10
- BesensetsAnz. 6
- MüllgreiferAnz. 4
- EimerAnz. 8
- WischmopsAnz. 6
- ReinigungsschwämmeAnz. 12
- HandseifenspenderAnz. 6
- PapierhandtuchspenderAnz. 6
- ToilettenpapierrollenAnz. 48
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
- RettungsdeckenAnz. 20
- KühlkompressenAnz. 30
- NitrilhandschuheAnz. 10
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Strecke und Hindernisse erst fest, nachdem du das Gelände geprüft hast. Plane breite Laufwege, gut sichtbare Wegweiser und sichere Ausweichmöglichkeiten für jedes Hindernis.
- Kläre Genehmigungen, Versicherung und Sicherheitsplan mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Lauf. Bei Matschbecken, Kletternetzen und Strohballen sollte die Risikoanalyse auch Stürze, rutschige Flächen und beschädigtes Material abdecken.
- Teile Helfer nicht nur dem Start und Ziel zu. Besetze jedes anspruchsvolle Hindernis mit mindestens einer eingewiesenen Person und verschicke das Briefing spätestens 3 Tage vorher.
- Öffne die Anmeldung früh genug, damit du Startgruppen bilden und Ernährungswünsche erfassen kannst. Versende Teilnehmerinformationen spätestens 5 bis 7 Tage vor dem Lauf mit Startzeit, Strecke, Kleidung und Anfahrt.
- Prüfe Materialbestellungen, Startnummern, Zeitmessung und Erste-Hilfe-Material 2 bis 3 Tage vorher. Am Veranstaltungstag sollten Getränke gekühlt, Lautsprecher getestet und Start- sowie Zielbereich abgesperrt sein.
Häufige Fragen
- Wie lange braucht man, um einen Obstacle Run zu organisieren?
- Für einen kleinen Lauf solltest du mindestens 8 Wochen einplanen. Bei öffentlichem Gelände, Genehmigungen, Versicherung und vielen Teilnehmern sind 3 bis 6 Monate realistischer.
- Wie viele Helfer braucht man für einen Obstacle Run?
- Rechne mit mindestens einer Person pro betreuungsintensivem Hindernis sowie zusätzlichen Helfern für Anmeldung, Start, Ziel und Erste Hilfe. Für einen kleinen Lauf mit 50 bis 100 Teilnehmern sind häufig 10 bis 15 Helfer nötig.
- Wann sollte man die Startgruppen einteilen?
- Teile die Startgruppen nach Ende der Anmeldung ein, idealerweise 5 bis 7 Tage vor dem Lauf. So kannst du Teilnehmerzahlen, besondere Anforderungen und die verfügbare Streckenbreite berücksichtigen.
- Was muss man bei schlechtem Wetter beim Obstacle Run tun?
- Prüfe die Wettervorhersage 48 bis 72 Stunden vorher und lege klare Abbruchkriterien fest. Bei Gewitter, starkem Wind oder unpassierbar rutschigem Gelände müssen Hindernisse gesperrt oder der Lauf verschoben werden.
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