Obstacle run organiseren: complete checklist

Een obstacle run vraagt meer voorbereiding dan alleen obstakels neerzetten. Je legt eerst datum, locatie, afstanden en parcours vast en regelt daarna toestemming, verzekering en veiligheidsmaatregelen. In de laatste weken verschuift de aandacht naar inschrijvingen, startgroepen, routeborden en vrijwilligers. Deze checklist helpt je de 67 taken en 76 benodigde spullen op tijd te organiseren, inclusief zaken die vaak pas op de wedstrijddag worden ontdekt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Parcours en afstanden bepalen
3 personen
Obstakels selecteren
3 personen
Veiligheidsrisico’s inventariseren
3 personen
Toestemming voor parcours aanvragen
Reservering van locatie bevestigen
Verzekeringsgegevens controleren
Inschrijfformulier maken
Deelnemersvoorwaarden opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startgroepen indelen
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Startnummers voorbereiden
2 personen
Routebordjes ontwerpen
Parcours uitzetten op plattegrond
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
EHBO-bezetting indelen
2 personen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Materialen controleren
3 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
EHBO-koffers vullen
2 personen

Event

Obstakels transporteren
6 personen
Terrein controleren
3 personen
Parcours uitzetten
6 personen
Obstakels opbouwen
8 personen
Valzones beveiligen
4 personen
Start- en finishboog plaatsen
4 personen
Routebordjes plaatsen
4 personen
Afzetlint langs route plaatsen
4 personen
Tafels en tenten opstellen
4 personen
Inschrijfbalie inrichten
2 personen
Waterpunten inrichten
3 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Vrijwilligers aanmelden
2 personen
Deelnemers ontvangen
4 personen
Startnummers uitdelen
4 personen
Startinstructie geven
2 personen
Startgroepen begeleiden
6 personen
Obstakels bewaken
12 personen
Deelnemers aanmoedigen
6 personen
Tussentijden registreren
3 personen
Dranken bijvullen
3 personen
Fruit en snacks aanvullen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Natte obstakels controleren
3 personen
Finishers registreren
3 personen
Medaille-uitgifte verzorgen
2 personen
Muziek en omroep verzorgen
2 personen
Laatste deelnemers begeleiden
6 personen
Finishgebied afsluiten
3 personen

Nazorg

Obstakels afbreken
8 personen
Afzetmateriaal verwijderen
4 personen
Tafels en tenten afbreken
4 personen
Materiaal schoonmaken
4 personen
Terrein afvalvrij maken
6 personen
Servies en bekers afwassen
2 personen
Restanten veilig verpakken
2 personen
Afval gescheiden afvoeren
2 personen
Geleende materialen retourneren
3 personen
Resultaten naar deelnemers sturen
Gevonden voorwerpen verwerken
Locatie opleveren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 24
Kleedkamertentenaantal 2

Sportmateriaal

Hindernisrekkenaantal 6
Klimnettenaantal 3
Kruiptunnelsaantal 4
Bandenaantal 40
Houten balkenaantal 12
Balansblokkenaantal 10
Touwladdersaantal 4
Klimtouwenaantal 4
Zachte landingsmattenaantal 12
Schuimblokkenaantal 30
Waterbakkenaantal 4
Kunststof hellingenaantal 4
Zandzakkenaantal 20
Pionnenaantal 40
Startnummersaantal 180
Finishmedaillesaantal 180
Stopwatchesaantal 6
Fluitjesaantal 15
Petjes voor vrijwilligersaantal 25
Veiligheidshesjesaantal 30
Werkhandschoenenaantal 20
Rubberen laarzenaantal 12
Start- en finishboog
Routebordenaantal 24
Pijlbordenaantal 16
Afzethekkenaantal 20
Afzetpalenaantal 40
Afzetlintaantal 12
Grondankersaantal 40
Spanbandenaantal 30
Touwenaantal 10
Haringenaantal 60
Rubberen tegelsaantal 30
Plastic beschermfolieaantal 4
Megafoonsaantal 2
Portofoonsaantal 10
Klembordenaantal 8
Pennenaantal 40
Watervaste stiftenaantal 12
Plakbandaantal 10
Ducttapeaantal 8
Scharenaantal 6
Meetlintenaantal 4
Waterdichte opbergbakkenaantal 10
EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 20
IJscompreszakkenaantal 20
Nitrilhandschoenenaantal 100
Stabiele brancard

Apparatuur

Draagbare geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Powerbanksaantal 6
Handlampenaantal 8

Servies

Herbruikbare drinkbekersaantal 250
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180

Keuken

Koelboxenaantal 6
Waterkannenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
IJsboxenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 6
Emmersaantal 8
Bezemsaantal 6
Vloertrekkersaantal 4
Sponzenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de veiligheidscontrole vóór je obstakels definitief selecteert. Controleer per hindernis de ondergrond, valzone, doorgang en benodigde zachte landingsmatten of schuimblokken.
Maak het parcours op een plattegrond en nummer alle belangrijke punten. Gebruik routeborden, pijlborden en pionnen zodat deelnemers ook bij kruisingen en obstakels de juiste richting volgen.
Stuur deelnemersvoorwaarden samen met de uitnodiging en sluit de inschrijving niet pas op de wedstrijddag. Verzamel dieetwensen, deel startgroepen in en druk de deelnemerslijst en startnummers vooraf af.
Geef vrijwilligers per post een korte instructie met hun taak, positie en escalatieroute. Deel veiligheidshesjes, petjes, fluitjes en waar nodig werkhandschoenen of rubberen laarzen uit vóór de eerste startgroep vertrekt.
Controleer materialen en weersverwachting uiterlijk de dag ervoor en nogmaals op de ochtend zelf. Koel dranken, vul de EHBO-koffers en zet partytenten, tafels, kleedkamertenten en afzethekken klaar voordat deelnemers aankomen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een obstacle run organiseren?: Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, parcours en toestemming. Plan de laatste 7 dagen voor deelnemersadministratie, materiaalcontrole, vrijwilligersinstructies en de weersverwachting.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een obstacle run?: Dat hangt af van het aantal obstakels en kruisingen, maar plan minimaal 1 vrijwilliger per risicovol obstakel of onoverzichtelijk punt. Maak de indeling uiterlijk 1 week vooraf en geef iedereen vóór de start een briefing.
Welke veiligheidsmaterialen heb ik nodig voor een obstacle run?: Leg per obstakel passende zachte landingsmatten of schuimblokken klaar en markeer het parcours met pionnen, routeborden en afzethekken. Zorg daarnaast voor gevulde EHBO-koffers, veiligheidshesjes en een afgesproken EHBO-bezetting vanaf de eerste start.
Wanneer moet ik startgroepen en startnummers regelen?: Verwerk de aanmeldingen en deel startgroepen uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de obstacle run in. Sorteer de startnummers daarna per groep en leg de deelnemerslijst, nummers en stopwatches klaar op de startlocatie.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.