Checklist pour organiser un obstacle run

Un obstacle run demande plus qu’un parcours et quelques obstacles. Il faut d’abord sécuriser le terrain, obtenir les autorisations et définir les distances, puis gérer les inscriptions, les départs et les bénévoles. À l’approche du jour J, les détails qui prennent le plus de temps sont souvent les dossards, la signalétique, le briefing et le contrôle du matériel. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, sans oublier les points qui bloquent souvent l’organisation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Définir le parcours et les distances
3 personnes
Sélectionner les obstacles
3 personnes
Recenser les risques de sécurité
3 personnes
Demander l’autorisation pour le parcours
Confirmer la réservation du lieu
Vérifier les informations d'assurance
Créer le formulaire d'inscription
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Préparer les dossards
2 personnes
Concevoir les panneaux de direction
Tracer le parcours sur le plan
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Répartir le personnel de premiers secours
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel
3 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Remplir les trousses de premiers secours
2 personnes

Événement

Transporter les obstacles
6 personnes
Contrôler le site
3 personnes
Mettre en place le parcours
6 personnes
Monter les obstacles
8 personnes
Sécuriser les zones de chute
4 personnes
Installer l’arche de départ et d’arrivée
4 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
4 personnes
Installer des rubans de balisage le long du parcours
4 personnes
Installer les tables et les tentes
4 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Installer des points d'eau
3 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Inscrire les bénévoles
2 personnes
Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les dossards
4 personnes
Donner les consignes de départ
2 personnes
Accompagner les groupes de départ
6 personnes
Surveiller les obstacles
12 personnes
Encourager les participants
6 personnes
Enregistrer les temps intermédiaires
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les fruits et les en-cas
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les obstacles mouillés
3 personnes
Enregistrer les arrivants
3 personnes
Gérer la remise des médailles
2 personnes
Assurer la musique et les annonces
2 personnes
Accompagner les derniers participants
6 personnes
Fermer la zone d’arrivée
3 personnes

Suivi

Démonter les obstacles
8 personnes
Retirer les barrières
4 personnes
Démonter les tables et les tentes
4 personnes
Nettoyer le matériel
4 personnes
Débarrasser le site des déchets
6 personnes
Laver la vaisselle et les gobelets
2 personnes
Emballer les restes en toute sécurité
2 personnes
Évacuer les déchets en tri sélectif
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
3 personnes
Envoyer les résultats aux participants
Traiter les objets trouvés
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 24
Tentes de vestiaireqté 2

Matériel de sport

Barres d’obstaclesqté 6
Filets d’escaladeqté 3
Tunnels de crawlqté 4
Pneusqté 40
Poutres en boisqté 12
Blocs d’équilibreqté 10
Échelles de cordeqté 4
Cordes d’escaladeqté 4
Tapis d’atterrissage souplesqté 12
Blocs de mousseqté 30
Bacs à eauqté 4
Rampes en plastiqueqté 4
Sacs de sableqté 20
Cônesqté 40
Numéros de départqté 180
Médailles de finisherqté 180
Chronomètresqté 6
Siffletsqté 15
Casquettes pour les bénévolesqté 25
Gilets de sécuritéqté 30
Gants de travailqté 20
Bottes en caoutchoucqté 12
Arche de départ et d’arrivée
Panneaux de directionqté 24
Panneaux indicateursqté 16
Barrières de sécuritéqté 20
Poteaux de balisageqté 40
Ruban de balisageqté 12
Ancrages au solqté 40
Sangles d'arrimageqté 30
Cordesqté 10
Piquetsqté 60
Dalles en caoutchoucqté 30
Film plastique de protectionqté 4
Mégaphonesqté 2
Talkies-walkiesqté 10
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 40
Marqueurs indélébilesqté 12
Ruban adhésifqté 10
Ruban adhésifqté 8
Ciseauxqté 6
Mètres rubansqté 4
Bacs de rangement étanchesqté 10
Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 20
Poches de glaceqté 20
Gants en nitrileqté 100
Brancard stable

Équipement

Système de sonorisation portable
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Batteries externesqté 6
Lampes de pocheqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180

Cuisine

Glacièresqté 6
Carafes d’eauqté 12
Louchesqté 8
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Thermosqté 6
Bacs à glaceqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 6
Seauxqté 8
Balaisqté 6
Raclettes de solqté 4
Épongesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le lieu, le parcours et les distances avant de choisir les obstacles. Vérifiez chaque zone à risque, prévoyez une solution de secours et demandez l’autorisation nécessaire suffisamment tôt.
Fermez les inscriptions avant de répartir les groupes de départ. Imprimez ensuite la liste des participants et triez les dossards par groupe afin d’éviter une file d’attente au retrait.
Ne placez pas seulement les obstacles : prévoyez aussi des panneaux de direction, des panneaux indicateurs et des barrières aux endroits où les coureurs pourraient quitter le parcours.
Briefez les bénévoles avant l’ouverture et attribuez clairement les postes, notamment aux obstacles et aux points de premiers secours. Chaque bénévole doit savoir qui appeler en cas de chute ou de malaise.
Contrôlez le matériel avant le jour J, puis faites une dernière vérification le matin même. Remplissez les trousses de premiers secours, refroidissez les boissons et consultez les prévisions météo avant l’installation finale.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un obstacle run ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour fixer le lieu, obtenir les autorisations, ouvrir les inscriptions et réserver le matériel. Gardez les 7 derniers jours pour les dossards, le briefing, la météo et les contrôles de sécurité.
Combien de bénévoles faut-il pour un obstacle run ?: Comptez au minimum 1 bénévole par obstacle à risque, plus une équipe pour les départs, l’arrivée, l’orientation et les premiers secours. Pour un parcours de 10 obstacles, prévoyez généralement 15 à 20 personnes afin de couvrir les pauses et les incidents.
Quand faut-il répartir les groupes de départ ?: Faites la répartition 3 à 5 jours avant la course, une fois les inscriptions traitées. Imprimez la liste des participants et préparez les dossards au même moment pour repérer rapidement les absences ou les doublons.
Que vérifier la veille d’un obstacle run ?: La veille, vérifiez le parcours, les obstacles, les panneaux, les barrières et les trousses de premiers secours. Contrôlez aussi les prévisions météo, refroidissez les boissons et terminez le rangement des dossards avant la fin de la journée.

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