Obstacle run organiseren: complete checklist

Een obstacle run vraagt meer voorbereiding dan alleen obstakels uitzetten. Je regelt een veilig parcours, duidelijke startgroepen, voldoende vrijwilligers en een plan voor slecht weer. Begin met datum en locatie, werk daarna het parcours en veiligheidsplan uit en leg reserveringen tijdig vast. In de laatste week controleer je materialen, deelnemersinformatie, startnummers en catering. Op de dag zelf draait alles om een logische opbouw: terrein afzetten, registratie inrichten, obstakels controleren en de EHBO-bezetting zichtbaar maken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie vastleggen
2 personen
Parcours inspecteren
3 personen
Obstakels selecteren
2 personen
Veiligheidsplan opstellen
2 personen
Reserveringen maken
Verzekering controleren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startgroepen indelen
2 personen
Deelnemersinformatie versturen
Vrijwilligers inplannen
2 personen
EHBO-bezetting indelen
Weersverwachting controleren
Weersscenario communiceren
Boodschappen doen
3 personen
Materialen controleren
3 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Vrijwilligerspakketten samenstellen
2 personen
Catering voorbereiden
3 personen
Obstakels lossen
4 personen
Terrein afzetten
4 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Registratietafel opstellen
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Parcours uitzetten
5 personen
Obstakels opbouwen
6 personen
Obstakels beveiligen
4 personen
Waterpunten inrichten
3 personen
EHBO-punt inrichten
2 personen
Finishzone inrichten
3 personen
Geluid en microfoon testen
2 personen
Bewegwijzering plaatsen
3 personen
Cateringbuffet klaarzetten
3 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Vrijwilligers instrueren
3 personen
Veiligheidscontrole uitvoeren
4 personen

Event

Registratie openen
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Bagage innemen
2 personen
Deelnemers welkom heten
2 personen
Veiligheidsbriefing geven
2 personen
Warming-up begeleiden
2 personen
Startgroepen oproepen
2 personen
Startschoten begeleiden
3 personen
Obstakels bemannen
12 personen
Deelnemers aanmoedigen
4 personen
Water uitdelen
3 personen
Veiligheid op parcours bewaken
4 personen
Tijdregistratie bijhouden
3 personen
EHBO verlenen
2 personen
Finishers registreren
3 personen
Medaille uitdelen
2 personen
Schone kleding uitdelen
2 personen
Buffet openen
3 personen
Hapjes en eten serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Prijsuitreiking verzorgen
3 personen
Muziek verzorgen
Laatste ronde aankondigen
Bagage teruggeven
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Parcours veilig afsluiten
4 personen
Obstakels afbouwen
6 personen
Terrein leegmaken
5 personen
Afval verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen legen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Tenten afbreken
4 personen
Terrein schoonmaken
4 personen
Materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
Gevonden voorwerpen sorteren
Gevonden voorwerpen berichten
Uitslagen publiceren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Garderoberekkenaantal 2
Kledingbakkenaantal 12

Sportmateriaal

Modderbakkenaantal 3
Klimnettenaantal 2
Houten hindernissenaantal 4
Kruiptunnelsaantal 3
Bandenaantal 30
Hooibalenaantal 20
Touwenaantal 12
Waterbakkenaantal 4
Pionnenaantal 40
Lintenaantal 10
Startnummersaantal 120
Medaillelintenaantal 120
Finishtimersaantal 2
Stopwatchesaantal 6
Megfoonsaantal 3
Handdoekenaantal 120

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Koelkompressenaantal 20
Reddingsdekensaantal 10
Veiligheidshesjesaantal 20
Werkhandschoenenaantal 20
Afzethekkenaantal 20
Afzetlintaantal 10
Zaklampenaantal 8
Brandblussersaantal 2

Apparatuur

Speakersaantal 2
Microfoonaantal 2
Geluidsmixer
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Powerbanksaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslingersaantal 6

Decoratie

Richtingsbordenaantal 20
Startboog
Vlaggenlijnenaantal 8
Podiumblokkenaantal 2

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Bordenaantal 130
Besteksetsaantal 130
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 8
Serveerschalenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 4
Warmhoudbakkenaantal 6
Gasbarbecuesaantal 3
Gasflessenaantal 3
Aluminiumfolieaantal 4

Schoonmaak

Dweilsetsaantal 3
Emmersaantal 6
Bezemsetsaantal 4
Afvalbakkenaantal 12
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletpapierhoudersaantal 4
Handdoekdispensersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Inspecteer het parcours minimaal één keer overdag en nogmaals vlak voor de start. Controleer vooral modderbakken, waterbakken, klimnetten, touwen en houten hindernissen op losse onderdelen en scherpe randen.
Plan vrijwilligers per taak en locatie, niet alleen per tijdsblok. Zet bij elk risicovol obstakel iemand met een veiligheidshesje en een megafonische of duidelijke communicatiemogelijkheid.
Stuur deelnemersinformatie uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de run. Vermeld daarin hun startgroep, registratietijd, kledingadvies, route naar de locatie en wat er gebeurt bij slecht weer.
Leg startnummers en medaillelinten vooraf per startgroep klaar. Daarmee voorkom je bij de registratietafel lange wachtrijen en hoef je op de wedstrijddag niet meer te sorteren.
Maak naast het normale draaiboek één concreet weersscenario. Bepaal vooraf wanneer je deelnemers informeert, welke onderdelen je aanpast en wie beslist over uitstel of annulering.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een obstacle run organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, parcours en veiligheidsplan. Reserveer daarna materiaal, catering en EHBO-bezetting; controleer de definitieve weersverwachting in de laatste 48 uur.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een obstacle run?: Plan minimaal één vrijwilliger per belangrijk obstakel of risicopunt, plus aparte mensen voor registratie, start, finish en catering. Maak de indeling uiterlijk 2 weken vooraf en bevestig alle diensten nogmaals in de laatste week.
Wat moet ik regelen voor de veiligheid van een obstacle run?: Maak vóór de uitnodigingen een veiligheidsplan met parcoursinspectie, EHBO-bezetting, afzetting en een weersscenario. Leg EHBO-koffers, koelkompressen, reddingsdekens, veiligheidshesjes en communicatiemiddelen op vaste, bekende plekken klaar.
Wanneer moet ik het parcours van een obstacle run opbouwen?: Bouw het terrein bij voorkeur de dag ervoor op als de locatie dat toelaat. Controleer op de wedstrijddag minimaal 2 uur voor de eerste start alle obstakels, afzethekken, linten, startnummers en finishtimers.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.