Organiser un obstacle run sans rien oublier

Un obstacle run demande bien plus que quelques obstacles et une ligne d’arrivée. Il faut valider le terrain, sécuriser chaque zone, organiser les départs et donner aux participants des informations précises avant le jour J. Cette checklist rassemble les étapes du projet, des premières réservations au balisage du site. Elle t’aide aussi à repérer les points souvent réglés trop tard : assurance, météo, premiers secours, bénévoles et matériel de réception.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Inspecter le parcours
3 personnes
Sélectionner les obstacles
2 personnes
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Faire les réservations
Vérifier l’assurance
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les groupes de départ
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Planifier les bénévoles
2 personnes
Répartir le personnel de premiers secours
Vérifier les prévisions météo
Communiquer le scénario météo
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel
3 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Composer les kits pour bénévoles
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Décharger les obstacles
4 personnes
Balisage du site
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer la table d’inscription
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Mettre en place le parcours
5 personnes
Monter les obstacles
6 personnes
Sécuriser les obstacles
4 personnes
Installer des points d'eau
3 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Aménager la zone d'arrivée
3 personnes
Tester le son et le micro
2 personnes
Installer la signalisation
3 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
4 personnes

Événement

Ouvrir l’inscription
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Recevoir les bagages
2 personnes
Accueillir les participants
2 personnes
Donner le briefing de sécurité
2 personnes
Animer l'échauffement
2 personnes
Appeler les groupes de départ
2 personnes
Encadrer les départs
3 personnes
Encadrer les obstacles
12 personnes
Encourager les participants
4 personnes
Distribuer de l'eau
3 personnes
Veiller à la sécurité sur le parcours
4 personnes
Assurer le chronométrage
3 personnes
Prodiguer les premiers secours
2 personnes
Enregistrer les arrivants
3 personnes
Remettre la médaille
2 personnes
Distribuer des vêtements propres
2 personnes
Ouvrir le buffet
3 personnes
Servir les collations et les plats
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Fournir la musique
Annoncer le dernier tour
Rendre les bagages
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Fermer le parcours en toute sécurité
4 personnes
Démonter les obstacles
6 personnes
Vider le terrain
5 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
Trier les objets trouvés
Publier les objets trouvés
Publier les résultats
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 6
Portantsqté 2
Bacs à vêtementsqté 12

Matériel de sport

Bacs à boueqté 3
Filets d’escaladeqté 2
Obstacles en boisqté 4
Tunnels de crawlqté 3
Pneusqté 30
Bottes de foinqté 20
Cordesqté 12
Bacs à eauqté 4
Cônesqté 40
Rubansqté 10
Numéros de départqté 120
Rubans de médailleqté 120
Chronomètres d’arrivéeqté 2
Chronomètresqté 6
Mégaphonesqté 3
Serviettesqté 120

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Packs de froidqté 20
Couvertures de survieqté 10
Gilets de sécuritéqté 20
Gants de travailqté 20
Barrières de sécuritéqté 20
Ruban de balisageqté 10
Lampes de pocheqté 8
Extincteursqté 2

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphoneqté 2
Console de mixage
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Décoration

Panneaux directionnelsqté 20
Arche de départ
Guirlandes de fanionsqté 8
Blocs de podiumqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 130
Couvertsqté 130
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6
Barbecues à gazqté 3
Bouteilles de gazqté 3
Papier aluminiumqté 4

Nettoyage

Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 6
Sets de balaiqté 4
Poubellesqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Porte-papier toiletteqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commence par inspecter le parcours avant de choisir les obstacles : mesure les passages, repère les zones glissantes et prévois une solution pour chaque accès difficile. Un obstacle déplacé au dernier moment peut modifier tout le plan de sécurité.
Fixe les groupes de départ plusieurs jours avant la course et envoie les horaires, le parcours, les besoins alimentaires et les consignes météo aux participants. Une information envoyée le matin même arrive trop tard pour corriger les erreurs d’inscription.
Prévois les bénévoles par zone, pas seulement en nombre total : départ, obstacles techniques, arrivée, inscription et premiers secours doivent chacun avoir un responsable identifiable. Prépare aussi leurs kits avant le montage du site.
Vérifie les prévisions météo au moins 48 heures avant, puis une dernière fois le matin de l’épreuve. Définis à l’avance le scénario en cas de pluie, de vent ou de forte chaleur afin de savoir qui communique et quelles zones doivent être adaptées.
Réserve du temps pour le déchargement, le balisage et l’installation des tentes, tables et chaises. Le jour J, contrôle les dossards, les chronomètres, les mégaphones et les trousses de premiers secours avant l’arrivée des participants.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un obstacle run ?: Prévois au moins 8 à 12 semaines pour un obstacle run avec inscriptions, réservations, assurance et bénévoles. Garde les 7 derniers jours pour les groupes de départ, les informations météo et le contrôle du matériel.
Quand faut-il inspecter le parcours d’un obstacle run ?: Inspecte le parcours dès que le lieu est réservé, puis refais un contrôle entre 3 et 7 jours avant l’épreuve. Une dernière vérification le matin même permet de repérer la boue, l’eau stagnante ou un balisage déplacé.
Combien de bénévoles prévoir pour un obstacle run ?: Répartis les bénévoles par zone et prévois au minimum une personne à chaque obstacle présentant un risque particulier, plus une équipe dédiée aux inscriptions et à l’arrivée. Finalise la répartition au moins 7 jours avant la course.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoie les consignes principales 5 à 7 jours avant : horaire de départ, accès, tenue, besoins alimentaires et règles de sécurité. Rappelle les éventuelles modifications météo la veille et le matin de l’événement.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.