Checklist pour organiser une journée portes ouvertes à l’observatoire

Une journée portes ouvertes à l’observatoire demande plus qu’un programme et quelques télescopes. Il faut coordonner les inscriptions, les visites guidées, les conférences et les bénévoles, tout en préparant un accueil fluide pour les visiteurs. La météo peut modifier les observations et rendre nécessaire un programme intérieur. Cette checklist rassemble les tâches et le matériel à prévoir, dans l’ordre où ils deviennent utiles, jusqu’à l’ouverture des locaux.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Publier la date et le programme
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux visiteurs
Planifier les bénévoles
2 personnes
Planifier les visites guidées
2 personnes
Planifier les conférences
2 personnes
Confirmer les réservations
Vérifier les prévisions météo
Prévoir un programme intérieur de rechange
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Récupérer le matériel
2 personnes
Vérifier les points café et thé
Préparer les cartes des étoiles
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Imprimer la liste d'inscription
Préparer la signalisation routière
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer les espaces
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Inspecter l'espace extérieur
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Installer les tables de buffet
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
Installer les panneaux d'exposition
3 personnes
Installer le télescope à l’extérieur
3 personnes
Installer le télescope à l’intérieur
2 personnes
Installer les modèles de démonstration
2 personnes
Tester le projecteur et l'écran
2 personnes
Tester l’éclairage
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
Préparer les brochures du programme
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Distribuer les programmes
Accompagner les visites guidées
3 personnes
Animer les démonstrations de télescope
3 personnes
Encadrer les activités pour enfants
2 personnes
Animer des conférences
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir le buffet propre
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Éclairer l'espace extérieur
2 personnes
Distribuer des jumelles de nuit
2 personnes
Guider les visiteurs vers les points d’observation
3 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Informer les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Sécuriser le télescope
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Démonter le buffet
2 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Ranger l’exposition
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer les espaces
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Nettoyer l’espace extérieur
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Évacuer les emballages vides
Conserver les objets trouvés
Archiver les données d’inscription

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 100
Nappesqté 12
Tabouretsqté 8
Portants à vêtementsqté 2
Poteaux de balisageqté 12

Équipement

Télescopesqté 4
Jumellesqté 8
Jumelles de nuitqté 6
Projecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4
Talkies-walkiesqté 6
Cliqueur de présentation
Mégaphones
Lampes torches avec lumière rougeqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 10
Guirlandes lumineusesqté 6
Piles AAqté 24
Piles AAAqté 24

Décoration

Affiches d'étoilesqté 8
Affiches sur l'espaceqté 6
Étoiles en papierqté 40
Ballonsqté 50
Corde décorativeqté 2
Ruban adhésifqté 6
Punaisesqté 2
Panneaux directionnelsqté 12
Panneaux en ardoiseqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Cuillères à caféqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Thermosqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Louchesqté 4
Verres doseursqté 2
Pains de glaceqté 12
Étiquettes pour glacièreqté 12
Caisses de rangementqté 12
Balances de cuisineqté 2

Catering

Courses
Distributeurs d'eauqté 2
Casiers de boissonsqté 6
Mugs isothermesqté 30
Cartes des allergènesqté 20

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Nettoyant multi-usagesqté 4
Nettoyant pour vitresqté 2
Nettoyant pour toilettesqté 3
Gants en caoutchoucqté 8
Poubellesqté 8
Essuie-toutqté 12

Promotion

Brochures du programmeqté 200
Cartes des étoilesqté 200
Badges nominatifsqté 120
Stylosqté 30
Crayons de couleurqté 40
Espace coloriagesqté 150
Feuilles de quizqté 150
Enveloppesqté 200
Presse-papiersqté 8
Autocollantsqté 300
Brochures d'informationqté 250

Sécurité

Trousse de premiers secours
Lampes de pocheqté 6
Gilets de sécuritéqté 8
Tapis antidérapantsqté 6
Couvertures anti-feuqté 2
Bougies à pilesqté 20

Stockage

Boîtes à documentsqté 4
Autocollants d’étiquettesqté 3
Marqueursqté 12
Roll-containersqté 2

Conseils

Publiez la date et le programme suffisamment tôt pour laisser le temps aux visiteurs de s’inscrire. Demandez dès l’inscription les besoins alimentaires et envoyez ensuite les informations pratiques, notamment les horaires et les consignes d’accès.
Répartissez les bénévoles par créneaux et par rôle : accueil, visites guidées, conférences et circulation des groupes. Prévoyez un responsable identifiable pour les changements de dernière minute.
Planifiez les visites et les conférences avec des horaires précis, puis confirmez les réservations avant le jour J. Gardez quelques minutes entre deux groupes pour éviter que les arrivées se mélangent à la sortie précédente.
Préparez une solution intérieure avant de consulter les prévisions météo. Si les observations extérieures deviennent impossibles, les cartes des étoiles, les affiches sur l’espace et la projection permettent de maintenir une activité sans improviser.
La veille, vérifiez les télescopes, jumelles, projecteur, écran, rallonges et multiprises. Le matin, installez d’abord l’accueil, la signalisation et les espaces de circulation, puis contrôlez les toilettes et l’espace extérieur avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand publier le programme d’une journée portes ouvertes à l’observatoire ?: Publiez la date et le programme au moins 3 à 4 semaines avant l’événement. Ce délai laisse aux visiteurs le temps de s’inscrire et vous permet de recueillir les besoins alimentaires, puis d’organiser les groupes et les bénévoles.
Combien de temps prévoir pour les visites guidées de l’observatoire ?: Prévoyez un créneau défini pour chaque visite et ajoutez au moins 10 à 15 minutes entre deux groupes. Cette marge facilite les déplacements, l’accueil des retardataires et la remise en place du matériel d’observation.
Que faire s’il pleut pendant les portes ouvertes de l’observatoire ?: Décidez du programme intérieur de rechange au plus tard 48 heures avant l’événement, après avoir vérifié les prévisions. Vous pourrez alors remplacer l’observation extérieure par une conférence, une projection ou une présentation des cartes et affiches d’étoiles.
Quand installer le matériel pour une journée portes ouvertes à l’observatoire ?: Récupérez le matériel et préparez les éléments imprimés la veille. Le jour même, ouvrez et aérez les espaces, contrôlez les toilettes, installez les tables, chaises et équipements, puis terminez par le comptoir d’accueil et la signalisation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.