Checklist voor een goed georganiseerde nieuwjaarswandeling

Een nieuwjaarswandeling vraagt meer voorbereiding dan alleen een route kiezen. Je regelt vooraf een startlocatie, controleert het parcours op winterse risico’s en stemt rustpunten af op de lengte van de wandeling. Voor onderweg zijn routepijlen, informatieborden en reflecterende hesjes nodig. Na afloop vang je deelnemers op met koffie, thee, hapjes en fruit. Met deze checklist werk je stap voor stap van reservering en uitnodiging naar een soepel ingericht startpunt en rustpunt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Startlocatie reserveren
Wandelroute uitstippelen
2 personen
Wandelroute proeflopen
2 personen
Rustpunten bepalen
2 personen
Routekaart maken
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Route-informatie versturen
Weersverwachting controleren
Route op winterse risico's controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Routepijlen en borden maken
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Startpunt inrichten
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Partytenten opbouwen
4 personen
Versiering ophangen
2 personen
Routepijlen plaatsen
3 personen
Rustpunt inrichten
3 personen
Koffie en thee bereiden
2 personen
Hapjes en fruit klaarzetten
2 personen
Aanmeldtafel klaarzetten
2 personen

Event

Route en veiligheidsregels toelichten
Deelnemers registreren
2 personen
Wandelaars begeleiden
4 personen
Rustpunt bemannen
2 personen
Dranken en hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afwezigen en achterblijvers controleren
2 personen
Nieuwjaarsmoment begeleiden
2 personen

Nazorg

Routepijlen verwijderen
3 personen
Afval verzamelen
3 personen
Servies en glazen afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Partytenten afbreken
4 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen controleren en opbergen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 2
Klaptafelsaantal 6
Klapstoelenaantal 12
Biertafelsaantal 4
Tafelkledenaantal 6

Servies

Herbruikbare bekersaantal 80
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 60
Gebaksvorkjesaantal 60
Theelepelsaantal 60

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Koffiefiltersaantal 100
Snijplankenaantal 3
Messenaantal 6
Serveertangenaantal 4
Opscheplepelsaantal 4

Apparatuur

Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 2
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Verlichting

Led-lantaarnsaantal 8
Lichtsnoerenaantal 4

Decoratie

Nieuwjaarsballonnenaantal 40
Slingersaantal 8
Tafeldecoratieaantal 6

Wandelmateriaal

Routepijlenaantal 30
Informatiebordenaantal 8
Reflecterende hesjesaantal 10
Zaklampenaantal 8
Klembordenaantal 3
Routekaartenaantal 60

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Nooddekensaantal 6
Fluitjesaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Emmersaantal 3
Sponzenaantal 6
Afwasborstelsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Proefloop de volledige route voordat je de uitnodiging verstuurt. Controleer vooral gladde stukken, donkere passages en plekken waar routepijlen of informatieborden niet goed zichtbaar zijn.
Stuur route-informatie uiterlijk enkele dagen vooraf naar alle aangemelde deelnemers. Vermeld het startpunt, de verwachte wandeltijd, rustpunten en wat mensen bij winterweer nodig hebben.
Plan rustpunten op logische plekken en richt minstens één punt beschut in. Partytenten, klaptafels, thermoskannen en led-lantaarns zijn pas bruikbaar als je vooraf ook stroom, verlengkabels of verlichting hebt geregeld.
Bereid warme dranken en hapjes zo veel mogelijk vóór vertrek voor. Koelboxen houden gekoelde dranken en fruit op temperatuur, terwijl thermoskannen koffie en thee beschikbaar houden zonder dat iedereen bij het startpunt hoeft te blijven.
Doe de laatste deelnemers- en dieetcheck kort voor de wandeling. Zet daarna bekers, koffiekopjes, borden, gebaksvorkjes en serveerbestek klaar; juist deze kleine spullen worden bij een buitenactiviteit vaak te laat verzameld.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een nieuwjaarswandeling organiseren?: Reserveer de startlocatie en bepaal de route bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen daarna, zodat je nog tijd hebt voor aanmeldingen, dieetwensen en een proefloop.
Hoeveel drank moet ik rekenen voor een nieuwjaarswandeling?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon, inclusief koffie, thee en water. Neem voor een rustpunt extra warme drank mee, omdat deelnemers buiten sneller iets warms willen drinken.
Wanneer controleer ik de route op winterse risico’s?: Controleer de route 1 tot 2 dagen vooraf op gladheid, modder, omgevallen takken en donkere passages. Loop op de dag zelf nog een korte controle voordat je de routepijlen plaatst.
Wat moet ik klaarzetten bij het startpunt van een nieuwjaarswandeling?: Zet minimaal 30 minuten voor aankomst van de deelnemers tafels, stoelen, route-informatie, bekers en verlichting klaar. Plaats daarnaast koffie, thee, hapjes en fruit zo dat de ontvangst niet wordt geblokkeerd door de inschrijf- of informatieplek.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.