Organiser une Promenade du Nouvel An sans rien oublier
Une Promenade du Nouvel An demande plus qu’un itinéraire et quelques boissons chaudes. Il faut sécuriser le parcours, prévoir les pauses, suivre les inscriptions et préparer un départ accueillant, même si la météo se dégrade. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, depuis la réservation du lieu de départ jusqu’au café, aux fruits et aux amuse-bouches. Les panneaux, l’éclairage et le matériel de repos méritent une vérification séparée avant l’arrivée des participants.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu de départ
Tracer l’itinéraire de randonnée
2 personnes
Reconnaître l’itinéraire de randonnée
2 personnes
Déterminer les points de repos
2 personnes
Créer une carte d'itinéraire
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Envoyer les informations sur l’itinéraire
Vérifier les prévisions météo
Vérifier l'itinéraire pour les risques hivernaux
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Créer des flèches et panneaux de signalisation
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Aménager le point de départ
4 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer les flèches d'orientation
3 personnes
Aménager un espace de repos
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les amuse-bouches et les fruits
2 personnes
Installer la table d’inscription
2 personnes
Événement
Expliquer l’itinéraire et les règles de sécurité
Enregistrer les participants
2 personnes
Accompagner les marcheurs
4 personnes
Tenir le point de repos
2 personnes
Servir les boissons et les en-cas
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vérifier les absents et les retardataires
2 personnes
Animer le moment du Nouvel An
2 personnes
Suivi
Retirer les flèches d’itinéraire
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Laver la vaisselle et les verres
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Vérifier et ranger le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 2
- Tables pliantesqté 6
- Chaises pliantesqté 12
- Tables de bièreqté 4
- Nappesqté 6
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 80
- Tasses à caféqté 60
- Assiettesqté 60
- Fourchettes à gâteauqté 60
- Cuillères à caféqté 60
Cuisine
- Thermosqté 6
- Filtres à caféqté 100
- Planches à découperqté 3
- Couteauxqté 6
- Pinces de serviceqté 4
- Louchesqté 4
Équipement
- Glacièresqté 4
- Bouilloiresqté 2
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
Éclairage
- Lanternes LEDqté 8
- Guirlandes lumineusesqté 4
Décoration
- Ballons du Nouvel Anqté 40
- Guirlandesqté 8
- Décoration de tableqté 6
Matériel de promenade
- Flèches de directionqté 30
- Panneaux d'informationqté 8
- Gilets réfléchissantsqté 10
- Lampes de pocheqté 8
- Presse-papiersqté 3
- Cartes d'itinéraireqté 60
Sécurité
- Trousses de premiers secoursqté 2
- Couvertures de survieqté 6
- Siffletsqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Seauxqté 3
- Épongesqté 6
- Brosses à vaisselleqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Tracez l’itinéraire avant d’envoyer les invitations, puis faites une reconnaissance complète pour repérer les passages glissants, mal éclairés ou difficiles à suivre en hiver.
- Fixez au moins un point de repos identifiable et indiquez-le sur la carte envoyée aux participants. Précisez aussi la durée approximative de la randonnée et les endroits où l’on peut se réchauffer.
- Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et mettez la liste à jour jusqu’à la veille. Cela évite de découvrir le jour même qu’une partie des fruits ou des amuse-bouches ne convient pas.
- Préparez les flèches, panneaux d’information, gilets réfléchissants et lampes de poche avant l’installation du départ. Une signalisation posée trop tard laisse des croisements sans indication au moment où le groupe part.
- Refroidissez les boissons et préparez les thermos de café et de thé avant l’arrivée du groupe. Gardez une marge pour les gobelets, tasses et assiettes utilisés pendant la pause, surtout si plusieurs départs sont prévus.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance organiser une Promenade du Nouvel An ?
- Commencez au moins 4 semaines avant la date prévue. Réservez le lieu de départ, tracez l’itinéraire et lancez les inscriptions dès que ces deux éléments sont suffisamment précis.
- Quand vérifier la météo pour une Promenade du Nouvel An ?
- Faites une première vérification 3 jours avant, puis une dernière le matin même. Contrôlez aussi les risques hivernaux sur l’itinéraire avant d’installer les flèches et les espaces de repos.
- Combien de points de repos prévoir pour une promenade du Nouvel An ?
- Prévoyez au minimum un point de repos pour une randonnée courte, puis un point supplémentaire environ toutes les 60 à 90 minutes de marche. Signalez chaque emplacement sur la carte et avec des panneaux visibles.
- Quand envoyer les informations sur l’itinéraire aux participants ?
- Envoyez la carte, le lieu de départ et les consignes au moins 5 jours avant l’événement. Renvoyez un rappel la veille avec la météo prévue, les éventuelles modifications et l’heure de rendez-vous.
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