LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Nieuwjaarsloop organiseren: checklist en planning

Een nieuwjaarsloop organiseren vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst datum, route en vergunning, daarna veiligheid, registratie en vrijwilligers. In de laatste weken verwerk je aanmeldingen, wijs je startnummers toe en stuur je deelnemersinformatie. Vlak voor de start controleer je de route, sorteer je startnummers en shirts en bereid je koffie, thee en hapjes voor. Deze checklist helpt je ook met zaken die vaak te laat worden geregeld, zoals routeposten, noodscenario’s en tijdregistratie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en route vastleggen

    2 personen

  • Vergunning aanvragen

  • Verkeersplan opstellen

    2 personen

  • Routecontrole uitvoeren

    2 personen

  • Start- en finishlocatie reserveren

  • Tijdregistratie reserveren

  • EHBO-voorzieningen reserveren

  • Vrijwilligers werven

    2 personen

  • Vrijwilligers indelen

    2 personen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Startnummers toewijzen

    2 personen

  • Deelnemersinformatie versturen

  • Routeposten bepalen

    2 personen

  • Routepostvrijwilligers instrueren

    2 personen

  • Weersverwachting controleren

  • Noodscenario doornemen

    3 personen

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Startnummers en shirts sorteren

    3 personen

  • Routeborden controleren

    2 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Hapjes voorbereiden

    4 personen

  • Koffie en thee voorbereiden

    2 personen

  • Tafels en stoelen klaarzetten

    4 personen

  • Partytenten opbouwen

    4 personen

  • Startvak afzetten

    3 personen

  • Finishboog plaatsen

    3 personen

  • Route markeren

    6 personen

  • Kilometerborden plaatsen

    3 personen

  • Waterpost inrichten

    3 personen

  • EHBO-tafel inrichten

    2 personen

  • Inschrijftafels inrichten

    3 personen

  • Tijdregistratie testen

    2 personen

  • Muziek en microfoon testen

    2 personen

  • Startnummers klaarleggen

    3 personen

Event

  • Vrijwilligers aanmelden

    2 personen

  • Vrijwilligersbriefing geven

    2 personen

  • Deelnemers registreren

    5 personen

  • Startnummers uitdelen

    4 personen

  • Kleedruimte begeleiden

    2 personen

  • Publiek verwelkomen

    2 personen

  • Warming-up begeleiden

    2 personen

  • Startschot geven

  • Routepost bezetten

    8 personen

  • Water uitdelen

    4 personen

  • Finishers registreren

    3 personen

  • Medische hulp verlenen

    2 personen

  • Medaille uitdelen

    3 personen

  • Dranken serveren

    4 personen

  • Hapjes serveren

    4 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Koffie en thee bijvullen

    2 personen

  • Afvalbakken legen

    2 personen

  • Uitslagen controleren

    2 personen

  • Prijzen uitreiken

    2 personen

  • Muziek verzorgen

  • Aftelmoment voorbereiden

    3 personen

  • Aftelmoment begeleiden

    3 personen

  • Laatste bezoekers uitzwaaien

    2 personen

Nazorg

  • Routeborden verwijderen

    4 personen

  • Afzettingen verwijderen

    3 personen

  • Tijdregistratiemateriaal inpakken

    2 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Locatie schoonmaken

    5 personen

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Partytenten afbreken

    4 personen

  • Meubilair terugplaatsen

    4 personen

  • Geleende materialen controleren

    2 personen

  • Materialen retourneren

    2 personen

  • Overgebleven voorraad opslaan

    2 personen

  • Gevonden voorwerpen registreren

  • Uitslagen publiceren

  • Deelnemersfoto's delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Partytentenaantal 3
  • Klaptafelsaantal 10
  • Klapstoelenaantal 80
  • Statafelsaantal 6
  • Garderoberekkenaantal 3
  • Kledinghangersaantal 150

Sportmateriaal

  • Startnummersaantal 350
  • Veiligheidsspeldenaantal 800
  • Medaillesaantal 350
  • Routepijlenaantal 40
  • Kilometerbordenaantal 10
  • Startlintenaantal 8
  • Verkeerskegelsaantal 40
  • Dranghekkenaantal 20
  • Afzetlintaantal 8
  • Reflecterende hesjesaantal 20
  • Stopwatchesaantal 6
  • Klembordenaantal 10
  • Pennenaantal 40

Apparatuur

  • Tijdregistratiesysteem
  • Laptopsaantal 2
  • Portofoonsaantal 12
  • Mobiele telefoonsaantal 6
  • Speakersaantal 2
  • Microfoon
  • Mengpaneel
  • Verlengkabelsaantal 8
  • Stekkerdozenaantal 6
  • Oplaadstationsaantal 3

Verlichting

  • LED-lichtslingersaantal 8
  • LED-bouwlampenaantal 6
  • Hoofdlampenaantal 12

Servies

  • Herbruikbare bekersaantal 500
  • Koffiekopjesaantal 120
  • Bordenaantal 250
  • Besteksetsaantal 250
  • Serveerlepelsaantal 12

Keuken

  • Koffiezetapparatenaantal 3
  • Waterkokersaantal 3
  • Thermoskannenaantal 8
  • Koelboxenaantal 6
  • IJsboxenaantal 4
  • Snijplankenaantal 4
  • Keukenmessenaantal 4
  • Serveerbladenaantal 12
  • Voedselbakkenaantal 20
  • Thermische kannenaantal 4

Decoratie

  • Ballonnenaantal 250
  • Vlaggenlijnenaantal 12
  • Start- en finishdoekaantal 2
  • Tafelkledenaantal 10
  • Prijstrofeeënaantal 12

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 12
  • Afvalgrijpersaantal 4
  • Emmersaantal 6
  • Dweilenaantal 6
  • Bezemsetsaantal 4
  • Handvegersaantal 4
  • Toiletborstelsaantal 4
  • Desinfectiepompjesaantal 8
  • Papierdispensersaantal 4
  • EHBO-koffersaantal 2
  • Reddingsdekensaantal 20
  • Koelelementenaantal 20

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Vraag de vergunning vroeg aan en werk het verkeersplan daarna uit. Plan uiterlijk twee weken voor de loop een routecontrole, zodat ontbrekende routepijlen, kilometerborden, verkeerskegels of dranghekken nog geregeld kunnen worden.
  • Maak de vrijwilligersindeling minimaal één week vooraf. Geef routepostvrijwilligers niet alleen hun plek, maar ook instructies over portofoons, verkeersveiligheid en wat ze doen bij een gewijzigde route of een deelnemer die hulp nodig heeft.
  • Sluit de aanmeldingen op een vast moment en verwerk dieetwensen direct. Wijs daarna de startnummers toe en leg startnummers, veiligheidsspelden en shirts per deelnemer of groep klaar; dat voorkomt zoekwerk bij de ontvangst.
  • Test het tijdregistratiesysteem, de laptops en de stopwatches minstens één dag vooraf. Controleer ook verlengkabels, stekkerdozen, oplaadstations en mobiele telefoons, omdat een lege accu of ontbrekende aansluiting de uitslag vertraagt.
  • Plan de opbouw met een vaste eindtijd vóór de eerste deelnemers arriveren. Zet partytenten, tafels, stoelen en garderoberekken klaar, koel de dranken en controleer op de ochtend zelf de weersverwachting en het noodscenario.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een nieuwjaarsloop organiseren?
Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, route, start- en finishlocatie en de vergunning. Reserveer tijdregistratie en EHBO-voorzieningen meteen, omdat die op korte termijn minder makkelijk beschikbaar zijn.
Wanneer moet ik de vergunning voor een nieuwjaarsloop aanvragen?
Vraag de vergunning zo vroeg mogelijk aan, bij voorkeur 8 tot 12 weken voor de loop. Houd rekening met extra tijd als de route verkeersmaatregelen, dranghekken of verkeerskegels nodig heeft.
Wanneer stuur ik de deelnemersinformatie voor een nieuwjaarsloop?
Stuur de praktische informatie ongeveer 7 dagen voor de start en herhaal belangrijke wijzigingen uiterlijk 24 uur vooraf. Vermeld starttijd, route, bereikbaarheid, parkeren, startnummer, kledingadvies en wat deelnemers bij slecht weer moeten doen.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een nieuwjaarsloop?
Maak eerst een indeling per taak en routepost en voeg daarna minimaal 10 procent reserve toe. Voor iedere routepost, de registratie, de finish, de catering en de opbouw is een aangewezen persoon nodig; het exacte aantal hangt af van de route en het aantal deelnemers.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!