Carrera de Año Nuevo: checklist para organizarla

Organizar una Carrera de Año Nuevo exige cerrar primero la fecha, la ruta y los permisos, y después coordinar inscripciones, voluntarios, cronometraje y seguridad. Esta checklist reúne el orden de trabajo para que no llegues a diciembre con dorsales sin clasificar, señales sin revisar o puntos de ruta sin personal. También contempla la salida y la meta, el material de primeros auxilios, la información a participantes y la preparación de bebidas, café y aperitivos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y ruta
2 personas
Solicitar permiso
Elaborar el plan de tráfico
2 personas
Realizar el control de ruta
2 personas
Reservar la salida y la meta
Reservar control horario
Reservar material de primeros auxilios
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar números de dorsal
2 personas
Enviar información a los participantes
Definir los puntos de la ruta
2 personas
Dar instrucciones a los voluntarios de los puntos de ruta
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Repasar el plan de emergencia
3 personas
Hacer la compra
3 personas
Clasificar los dorsales y las camisetas
3 personas
Comprobar los carteles de ruta
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar café y té
2 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Montar las carpas
4 personas
Delimitar la salida
3 personas
Colocar arco de meta
3 personas
Marcar la ruta
6 personas
Colocar los hitos del kilómetro
3 personas
Montar el punto de agua
3 personas
Montar la mesa de primeros auxilios
2 personas
Montar las mesas de inscripción
3 personas
Probar el registro horario
2 personas
Probar la música y el micrófono
2 personas
Preparar los dorsales
3 personas

Evento

Inscribir voluntarios
2 personas
Dar la charla a los voluntarios
2 personas
Registrar a los participantes
5 personas
Repartir dorsales
4 personas
Acompañar el vestuario
2 personas
Dar la bienvenida al público
2 personas
Guiar el calentamiento
2 personas
Dar la salida
Cubrir el puesto de ruta
8 personas
Repartir agua
4 personas
Registrar a los finalistas
3 personas
Prestar asistencia médica
2 personas
Entregar la medalla
3 personas
Servir las bebidas
4 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los resultados
2 personas
Entregar premios
2 personas
Proporcionar la música
Preparar el momento de la cuenta atrás
3 personas
Coordinar la cuenta atrás
3 personas
Despedir a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

Retirar los carteles de ruta
4 personas
Retirar las barreras
3 personas
Empaquetar el material de cronometraje
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
5 personas
Recoger la basura
3 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
Comprobar el material prestado
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Publicar los resultados
Compartir fotos de los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Sillas plegablescant. 80
Mesas altascant. 6
Percheroscant. 3
Perchascant. 150

Material deportivo

Dorsalescant. 350
Imperdiblescant. 800
Medallascant. 350
Flechas de rutacant. 40
Señales de kilómetrocant. 10
Cintas de salidacant. 8
Conos de tráficocant. 40
Vallas de control de multitudescant. 20
Cinta de balizamientocant. 8
Chalecos reflectantescant. 20
Cronómetroscant. 6
Portapapelescant. 10
Bolígrafoscant. 40

Equipo

Sistema de registro de tiempo
Portátilescant. 2
Walkie-talkiescant. 12
Teléfonos móvilescant. 6
Altavocescant. 2
Micrófono
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Estaciones de cargacant. 3

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Focos LED de obracant. 6
Linternas frontalescant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 500
Tazas de cafécant. 120
Platoscant. 250
Cubiertoscant. 250
Cucharones de servircant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 6
Cajas de hielocant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Bandejas de serviciocant. 12
Bandejas de comidacant. 20
Jarras térmicascant. 4

Decoración

Globoscant. 250
Guirnaldascant. 12
Bandera de salida y metacant. 2
Mantelescant. 10
Troféos de premiocant. 12

Limpieza

Papeleracant. 12
Pinzas para residuoscant. 4
Cuboscant. 6
Fregonascant. 6
Sets de escobacant. 4
Escobas de manocant. 4
Escobillas de bañocant. 4
Dispensadores de desinfectantecant. 8
Dispensadores de papelcant. 4
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Mantas térmicascant. 20
Acumuladores de fríocant. 20

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, la ruta y la solicitud de permisos antes de abrir las inscripciones. El plan de tráfico debe estar listo antes de confirmar la salida y la meta.
Haz un control completo de la ruta y cuenta cada punto que necesitará personal. Entrega a los voluntarios instrucciones concretas, chalecos reflectantes, teléfonos o walkie-talkies y material para señalizar.
Envía a los participantes la información de la carrera con antelación suficiente: horarios, recorrido, recogida de dorsales, indicaciones de llegada y qué hacer ante cambios por lluvia o viento.
Clasifica dorsales y camisetas antes del día de la carrera y prepara imperdibles, medallas y el sistema de registro de tiempo. Lleva también portátiles, cronómetros, bolígrafos y portapapeles para resolver incidencias sin detener la salida.
Comprueba la previsión meteorológica y repasa el plan de emergencia la semana del evento. Deja preparada la compra, enfría las bebidas y monta mesas, sillas, carpas, café y aperitivos antes de que lleguen los primeros corredores.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una Carrera de Año Nuevo?: Empieza al menos 3 meses antes para fijar fecha y ruta, solicitar permisos, reservar salida y meta y contratar el control horario. Deja las 2 últimas semanas para confirmar voluntarios, revisar señales y preparar dorsales y material.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones para la Carrera de Año Nuevo?: Ábrelas cuando la ruta, los permisos y la información básica estén confirmados, normalmente entre 6 y 8 semanas antes. Cierra o revisa el listado al menos 7 días antes para asignar dorsales y recoger preferencias dietéticas.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una Carrera de Año Nuevo?: Depende de la longitud y del número de cruces, pero asigna como mínimo 1 voluntario por punto de ruta que necesite indicaciones o control. Añade 2 personas para salida y meta y reserva un pequeño equipo de apoyo para sustituciones e incidencias.
¿Qué debo preparar el día anterior a la carrera?: Deja listos dorsales, camisetas, imperdibles, medallas, flechas, señales de kilómetro, conos y vallas. Comprueba también radios, teléfonos, cronómetros, equipos de registro, cables y estaciones de carga, y enfría las bebidas entre 12 y 24 horas antes.

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