Checklist pour organiser une Course du Nouvel An

Une Course du Nouvel An demande plus qu’un itinéraire et un chronomètre. Il faut sécuriser le parcours, obtenir les autorisations, organiser les bénévoles et transmettre les bonnes informations aux participants avant le jour J. Cette checklist rassemble 74 tâches et 65 éléments à prévoir, dans l’ordre où ils deviennent utiles. Vous pouvez ainsi suivre les inscriptions, préparer les postes de parcours et installer l’arrivée sans oublier les détails qui prennent du temps au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Demander une autorisation
Élaborer le plan de circulation
2 personnes
Effectuer un contrôle du parcours
2 personnes
Réserver le lieu de départ et d’arrivée
Réserver le chronométrage
Réserver le matériel de premiers secours
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Définir les postes de parcours
2 personnes
Instruire les bénévoles des postes de parcours
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Passer en revue le scénario d’urgence
3 personnes
Faire les courses
3 personnes
Trier les dossards et les maillots
3 personnes
Vérifier les panneaux de signalisation
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Balisage du sas de départ
3 personnes
Installer l'arche d'arrivée
3 personnes
Baliser l’itinéraire
6 personnes
Installer les panneaux kilométriques
3 personnes
Aménager le point d’eau
3 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Installer les tables d'inscription
3 personnes
Tester le chronométrage
2 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Préparer les dossards
3 personnes

Événement

Inscrire les bénévoles
2 personnes
Faire le briefing des bénévoles
2 personnes
Enregistrer les participants
5 personnes
Distribuer les dossards
4 personnes
Encadrer le vestiaire
2 personnes
Accueillir le public
2 personnes
Animer l'échauffement
2 personnes
Donner le coup d’envoi
Tenir le poste de parcours
8 personnes
Distribuer de l'eau
4 personnes
Enregistrer les arrivants
3 personnes
Fournir une aide médicale
2 personnes
Remettre la médaille
3 personnes
Servir les boissons
4 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Remettre les prix
2 personnes
Fournir la musique
Préparer le compte à rebours
3 personnes
Accompagner le compte à rebours
3 personnes
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
Retirer les barrières
3 personnes
Emballer le matériel de chronométrage
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
5 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Publier les résultats
Partager les photos des participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 6
Portantsqté 3
Cintresqté 150

Matériel de sport

Numéros de départqté 350
Épingles de sûretéqté 800
Médaillesqté 350
Flèches de directionqté 40
Bornes kilométriquesqté 10
Rubans de départqté 8
Cônes de signalisationqté 40
Barrières de fouleqté 20
Ruban de balisageqté 8
Gilets réfléchissantsqté 20
Chronomètresqté 6
Presse-papiersqté 10
Stylosqté 40

Équipement

Système de pointage
Ordinateurs portablesqté 2
Talkies-walkiesqté 12
Téléphones portablesqté 6
Haut-parleursqté 2
Microphone
Table de mixage
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Stations de rechargeqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Projecteurs de chantier LEDqté 6
Lampes frontalesqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 500
Tasses à caféqté 120
Assiettesqté 250
Couvertsqté 250
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 6
Bacs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Bacs alimentairesqté 20
Thermosqté 4

Décoration

Ballonsqté 250
Guirlandes de fanionsqté 12
Banderole de départ et d’arrivéeqté 2
Nappesqté 10
Trophéesqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 4
Balais à mainqté 4
Brosses de toilettesqté 4
Pompes de désinfectionqté 8
Distributeurs de papierqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures de survieqté 20
Pains de glaceqté 20

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la date, l’itinéraire et les autorisations : prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour obtenir les validations et confirmer le plan de circulation.
Contrôlez le parcours deux fois : une première fois après sa préparation, puis dans la semaine précédant la course. Vérifiez notamment les flèches, les cônes, les barrières et les bornes kilométriques.
Attribuez les postes aux bénévoles au moins 7 jours avant le départ et donnez à chacun une consigne précise. Prévoyez aussi un moyen de communication, comme des talkies-walkies ou des téléphones chargés.
Clôturez les inscriptions 3 à 5 jours avant la course si possible. Cela laisse le temps d’attribuer les numéros de départ, de trier les dossards et les maillots, et de traiter les besoins alimentaires.
Le matin de la course, gardez une marge d’au moins 90 minutes avant le départ pour installer les tables, les chaises, la signalisation et l’accueil. Refroidissez les boissons et préparez le café, le thé et les en-cas avant l’arrivée des coureurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une Course du Nouvel An ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de fixer l’itinéraire, demander les autorisations, réserver le départ et l’arrivée, recruter les bénévoles et traiter les inscriptions.
Quand faut-il recruter les bénévoles pour une Course du Nouvel An ?: Recrutez-les au moins 4 semaines avant l’événement et répartissez les postes 7 jours avant. Les bénévoles doivent connaître leur emplacement, leur horaire et la procédure d’urgence avant le jour de la course.
Quand vérifier la météo avant la course ?: Consultez les prévisions 7 jours avant, puis à nouveau 48 heures et le matin même. Utilisez ces vérifications pour revoir le scénario d’urgence, les besoins des postes et l’installation de l’accueil.
Quand préparer les dossards et les boissons ?: Triez les dossards et les maillots la veille, une fois les inscriptions stabilisées. Refroidissez les boissons et préparez les en-cas, le café et le thé le matin même, avant l’arrivée des participants.

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