Checklist voor een goed georganiseerde netwerklunch

Een netwerklunch vraagt meer voorbereiding dan alleen een lunch bestellen. Je regelt tegelijk de aanmeldingen, dieetwensen, zaalindeling en een programma waarin gasten daadwerkelijk met elkaar praten. Begin met de locatie en catering, werk daarna de deelnemersinformatie uit en plan de opbouw op de dag zelf. Deze checklist helpt je om niets te vergeten, van naamkaartjes en netwerkvragen tot koffie, servies en een bemande ontvangstbalie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Locatie en zaal reserveren
Cateringbestelling plaatsen
Programma en tijdschema maken
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Aanmeldlijst actualiseren
Netwerkvragen afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Catering controleren
2 personen
Locatiesleutels ophalen
Materialen naar locatie brengen
2 personen
Ruimte ventileren
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen opstellen
2 personen
Buffettafel inrichten
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Naamkaartjes uitstallen
Netwerkvragen uitstallen
Luncharangement controleren
2 personen

Event

Ontvangstbalie bemannen
2 personen
Gasten registreren
2 personen
Gasten naar tafels begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Lunchbuffet openen
2 personen
Lunchbuffet aanvullen
2 personen
Dieetgerechten aanwijzen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikt servies afruimen
2 personen
Netwerkronde begeleiden
Koffie en thee bijvullen
Laatste hapjes serveren
2 personen
Gasten uitzwaaien
2 personen

Nazorg

Buffet afbreken
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Materialen controleren
Locatie afsluiten
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven materialen opbergen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 6
Stoelenaantal 48
Buffettafelsaantal 2
Ontvangsttafel
Statafelsaantal 4

Servies

Bordenaantal 60
Soepkommenaantal 48
Koffiekopjesaantal 50
Waterglazenaantal 60
Wijnglazenaantal 50
Besteksetsaantal 60
Opscheplepelsaantal 12
Serveerplankenaantal 8
Serveerschalenaantal 10

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 3
Verlengsnoerenaantal 3
Stekkerdozenaantal 3

Keuken

Snijplankenaantal 4
Koksmesaantal 2
Serveertangenaantal 8
Maatbekersaantal 2
Thermoskannenaantal 4

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Naamkaarthoudersaantal 48
Naamkaartjesaantal 50
Bloemstukkenaantal 6

Verlichting

Ledlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blik

Catering

Boodschappen

Tips

Verzamel dieetwensen uiterlijk bij de aanmelding en geef het definitieve aantal gasten pas door nadat je de aanmeldlijst hebt bijgewerkt. Zo voorkom je dat speciale maaltijden of een luncharangement ontbreken.
Maak het tijdschema niet alleen voor de lunch. Plan ook tijd voor ontvangst, registratie en netwerkvragen, zodat gasten niet meteen aan tafel hoeven en de gesprekken op gang komen.
Leg naamkaartjes en netwerkvragen vóór de ontvangst zichtbaar klaar. Controleer daarnaast of je genoeg naamkaarthouders, schrijfruimte en een bijgewerkte aanmeldlijst hebt.
Plan de opbouw ruim vóór de eerste gast arriveert. Tafels, stoelen, buffettafel, ontvangsttafel, koffie en thee moeten klaarstaan voordat je de catering en dranken controleert.
Controleer naast het eten ook de praktische voorzieningen: voldoende servies en bestek, gekoelde dranken, werkende koffiezetapparaten en waterkokers, afvalbakken en veilige aansluitingen met stekkerdozen en verlengsnoeren.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een netwerklunch organiseren?: Reserveer de locatie en regel de catering bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen daarna, zodat je uiterlijk 1 tot 2 weken voor de lunch het aantal deelnemers en de dieetwensen kunt bevestigen.
Wanneer moet ik de catering voor een netwerklunch bestellen?: Plaats de cateringbestelling zodra de locatie en het programma vaststaan, meestal 3 tot 4 weken voor de lunch. Bevestig het definitieve aantal en de dieetwensen nogmaals 7 dagen vooraf.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een netwerklunch?: Plan minimaal 90 minuten voor de opbouw. Tafels en stoelen opstellen, de buffet- en ontvangsttafel inrichten, koffie en thee klaarzetten en de catering controleren kosten samen vaak meer tijd dan verwacht.
Wanneer moet ik naamkaartjes en netwerkvragen klaarleggen?: Maak de naamkaartjes en netwerkvragen uiterlijk 2 dagen vooraf. Leg ze op de dag zelf minstens 30 minuten voor de ontvangst klaar, nadat je de aanmeldlijst nog één keer hebt bijgewerkt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.