Checklist pour organiser un déjeuner networking

Un déjeuner networking réussi repose sur une organisation précise, surtout entre la confirmation des participants et l’accueil sur place. Prévoyez les inscriptions, les besoins alimentaires, le traiteur et un programme qui facilite les échanges. Le jour J, la salle doit être prête avant l’arrivée des invités : tables, buffet, boissons, badges et café. Cette checklist regroupe les étapes à suivre dans le bon ordre, avec le matériel à contrôler.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le lieu et la salle
Passer la commande traiteur
Établir le programme et le planning
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Mettre à jour la liste d’inscription
Imprimer les questions de networking
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le catering
2 personnes
Récupérer les clés du lieu
Acheminer le matériel sur le site
2 personnes
Aérer la salle
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Installer la table du buffet
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Disposer les badges nominatifs
Afficher les questions réseau
Vérifier l’organisation du déjeuner
2 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Enregistrer les invités
2 personnes
Accompagner les invités à leurs tables
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Ouvrir le buffet de déjeuner
2 personnes
Réapprovisionner le buffet du déjeuner
2 personnes
Attribuer les plats diététiques
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Débarrasser la vaisselle utilisée
2 personnes
Encadrer le tour de réseautage
Réapprovisionner le café et le thé
Servir les derniers amuse-bouches
2 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Démonter le buffet
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Vérifier le matériel
Fermer le lieu
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le matériel restant
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 48
Tables de buffetqté 2
Table d’accueil
Tables hautesqté 4

Vaisselle

Assiettesqté 60
Bol à soupeqté 48
Tasses à caféqté 50
Verres à eauqté 60
Verres à vinqté 50
Couvertsqté 60
Louchesqté 12
Planches de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 10

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 2
Pinces de serviceqté 8
Verres doseursqté 2
Thermosqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Porte-nomsqté 48
Badges nominatifsqté 50
Compositions floralesqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelle

Catering

Courses

Conseils

Lancez les invitations au moins 3 semaines avant le déjeuner et fixez une date limite d’inscription 5 à 7 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de relancer les absents et de transmettre un nombre fiable au traiteur.
Demandez les besoins alimentaires dès l’inscription, puis envoyez la liste consolidée au traiteur 3 jours avant le déjeuner. Gardez une copie à l’accueil pour répondre rapidement aux questions des participants.
Préparez les badges nominatifs et les questions de networking la veille. Comptez environ 2 à 3 questions par table afin de lancer les échanges sans transformer le déjeuner en séance de présentation.
Récupérez les clés et acheminez le matériel au moins 2 heures avant l’arrivée des invités. Prévoyez ce temps pour aérer la salle, installer les tables, les chaises et le buffet, puis mettre les boissons au frais.
Testez les machines à café, bouilloires, rallonges et multiprises avant l’ouverture. Placez les verres, assiettes, couverts et pinces de service sur le buffet, avec des poubelles visibles pour éviter l’encombrement pendant le repas.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un déjeuner networking ?: Prévoyez au moins 3 semaines pour envoyer les invitations, traiter les inscriptions et réserver le traiteur. Gardez les 3 derniers jours pour confirmer les quantités et les besoins alimentaires.
Quand confirmer le nombre de participants au traiteur ?: Transmettez le nombre définitif et les régimes alimentaires 3 jours avant le déjeuner. Vérifiez encore les quantités à la livraison, surtout si des inscriptions tardives ont été acceptées.
À quelle heure installer la salle pour un déjeuner networking ?: Commencez l’installation 2 heures avant l’accueil des invités. Réservez les 30 dernières minutes à la vérification du buffet, du café, des badges et de la table d’accueil.
Que faut-il prévoir pour faciliter le networking pendant le déjeuner ?: Préparez un badge pour chaque participant et affichez 2 à 3 questions de networking par table. Prévoyez aussi un programme court, avec des temps d’échange clairement indiqués.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.