Netwerkdag organiseren: checklist en planning

Een netwerkdag valt of staat met een duidelijke volgorde: eerst datum, programma en locatie, daarna registratie, sprekers, catering en techniek. Deze checklist helpt je de 76 taken op tijd af te ronden en de 61 benodigde spullen niet pas op de ochtend zelf te missen. Let vooral op dieetwensen, presentaties, naamkaartjes en de aansluiting van projector, scherm en microfoon. Plan op de dag zelf voldoende tijd voor zaalopbouw, registratie en een technische test.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie en zaalindeling bevestigen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldbevestigingen versturen
Programma naar deelnemers sturen
Sprekers en gespreksleiders bevestigen
2 personen
Presentaties en logo's verzamelen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Tafelnummers en bewegwijzering maken
Cateringbestelling plaatsen
Reserveringen bevestigen
Vrijwilligers indelen
Draaiboek afdrukken
Deelnemerslijst afdrukken
Boodschappen doen
2 personen
Dranken gekoeld klaarzetten
2 personen
Dieetmaaltijden labelen
2 personen
Materialen naar locatie brengen
3 personen
Zaal openen
2 personen
Entree en registratie inrichten
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen opstellen
4 personen
Netwerktafels klaarzetten
3 personen
Registratiematerialen klaarleggen
2 personen
Naamkaartjes sorteren
2 personen
Decoratie ophangen
3 personen
Welkomstbord plaatsen
Flip-overs en schrijfmateriaal klaarzetten
2 personen
Projector en scherm testen
2 personen
Microfoon en speakers testen
2 personen
Buffet en drankpunten inrichten
4 personen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes op schalen leggen
3 personen
Teambriefing houden
6 personen
Garderobe inrichten
2 personen

Event

Deelnemers ontvangen
4 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Welkomstwoord verzorgen
Koffie en thee serveren
2 personen
Eerste netwerkronde begeleiden
3 personen
Hapjes aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Flip-overresultaten verzamelen
2 personen
Pauzedrankjes klaarzetten
2 personen
Tweede netwerkronde begeleiden
3 personen
Sprekers introduceren
Presentaties ondersteunen
2 personen
Dinerbuffet opbouwen
4 personen
Dinerbuffet openen
2 personen
Diner serveren
5 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Borden en glazen verzamelen
3 personen
Derde netwerkronde begeleiden
3 personen
Dessert en koffie serveren
3 personen
Avonddranken serveren
3 personen
Afscheidswoord verzorgen
Deelnemers uitzwaaien
3 personen
Garderobe uitgifte begeleiden
2 personen

Nazorg

Restanten veilig verpakken
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval inzamelen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Zaal schoonmaken
4 personen
Keuken schoonmaken
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven eten verdelen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Cocktailtafelsaantal 8
Eettafelsaantal 8
Stoelenaantal 70
Registratietafel
Buffettafelsaantal 4
Garderoberekkenaantal 2
Krukkenaantal 12

Servies

Dinerbordenaantal 80
Dessertbordenaantal 80
Koffiekopjesaantal 80
Waterglazenaantal 100
Wijnglazenaantal 80
Koffielepelsaantal 80
Dinerbesteksetsaantal 80
Opscheplepelsaantal 12
Serveerschalenaantal 16
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptopsaantal 2
HDMI-kabelsaantal 3
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Draadloze microfoon
Speakersaantal 2
Flip-oversaantal 6
Flip-overblokkenaantal 8
Kantoorprikkersaantal 10
Pennenaantal 80
Stiftenaantal 24
Timersaantal 6

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Drankdispensersaantal 4
Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Serveerschalenaantal 16
Aluminium schalenaantal 12
Voedseltangenaantal 8
Bewaarbakkenaantal 12

Decoratie

Tafelkledenaantal 12
Tafellopersaantal 8
Naamkaartjesaantal 80
Naambadgehoudersaantal 80
Welkomstbord
Tafelnummersaantal 16
Bewegwijzerbordenaantal 8
Ballonnenaantal 80
Ballonlintaantal 2
Bloemstukkenaantal 8

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
Tafellampenaantal 8

Schoonmaak

Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilenaantal 2
Emmersaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Open het aanmeldformulier zodra datum, programma en locatie vaststaan. Vraag meteen dieetwensen uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen voor de netwerkdag, zodat catering en dieetmaaltijden nog kunnen worden aangepast.
Bevestig sprekers en gespreksleiders minstens 14 dagen vooraf. Vraag presentaties en logo’s uiterlijk 5 werkdagen voor het evenement op en test alle bestanden op de laptops.
Maak naamkaartjes, tafelnummers en bewegwijzering minimaal 2 dagen vooraf. Print daarnaast de deelnemerslijst en het draaiboek; digitale bestanden alleen zijn onhandig bij de entree en tijdens de zaalopbouw.
Plan de zaalopbouw ten minste 2 uur voor ontvangst. Zet de registratietafel, cocktailtafels, eettafels, stoelen en buffettafels klaar en controleer daarna de looproute naar garderobe, catering en sessieruimtes.
Test projector, projectiescherm, HDMI-kabels, verlengkabels, stekkerdozen, draadloze microfoon en speakers vóór de eerste deelnemer binnenkomt. Leg flip-overs, blokken, pennen, stiften en kantoorprikkers per sessieruimte klaar.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een netwerkdag organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, programma en locatie. Verstuur uitnodigingen zodra het programma en aanmeldformulier klaar zijn; reserveer de laatste 2 weken voor bevestigingen, catering en techniek.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een netwerkdag verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en verwerk ze doorlopend. Sluit de inventarisatie uiterlijk 7 dagen vooraf, zodat je dieetmaaltijden kunt bestellen, labelen en bij de catering kunt bevestigen.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een netwerkdag op te bouwen?: Reken minimaal 2 uur voor zaalopbouw en registratie. Reserveer daarnaast 30 tot 45 minuten voor een volledige test van presentaties, projector, microfoon, speakers en bekabeling.
Wanneer moet ik de deelnemerslijst en het programma versturen?: Stuur het programma met de aanmeldbevestiging zodra de inschrijving is verwerkt. Verstuur een bijgewerkte deelnemersinformatie uiterlijk 3 tot 5 werkdagen vooraf en print de definitieve deelnemerslijst op de dag zelf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.