Journée réseau : la checklist pour ne rien oublier

Une journée réseau réussie repose surtout sur une préparation bien séquencée. Commence par fixer la date et le programme, puis avance vers les inscriptions, les intervenants, le traiteur et l’installation de la salle. Cette checklist couvre les détails qui arrivent souvent trop tard : besoins alimentaires, badges, présentations, signalétique et matériel audiovisuel. Le jour J, elle t’aide aussi à répartir les rôles et à ouvrir l’accueil sans perdre de temps.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Confirmer le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les confirmations d'inscription
Envoyer le programme aux participants
Confirmer les intervenants et les animateurs
2 personnes
Rassembler les présentations et les logos
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Créer les numéros de table et la signalétique
Passer la commande traiteur
Confirmer les réservations
Répartir les bénévoles
Imprimer le déroulé
Imprimer la liste des participants
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Étiqueter les repas spéciaux
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
Ouvrir la salle
2 personnes
Aménager l’entrée et l’enregistrement
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Installer les tables de réseautage
3 personnes
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
Trier les badges nominatifs
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Installer le panneau de bienvenue
Préparer les paperboards et le matériel d'écriture
2 personnes
Tester le projecteur et l'écran
2 personnes
Tester le micro et les haut-parleurs
2 personnes
Installer le buffet et les points de boissons
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
Faire le briefing d’équipe
6 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Servir le café et le thé
2 personnes
Accompagner le premier tour de networking
3 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Collecter les résultats du paperboard
2 personnes
Préparer les boissons de pause
2 personnes
Encadrer le deuxième tour de réseautage
3 personnes
Présenter les intervenants
Soutenir les présentations
2 personnes
Installer le buffet du dîner
4 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
2 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Rassembler les assiettes et les verres
3 personnes
Animer la troisième session de réseautage
3 personnes
Servir le dessert et le café
3 personnes
Servir les boissons du soir
3 personnes
Prononcer le mot de clôture
Saluer les participants à leur départ
3 personnes
Accompagner la distribution au vestiaire
2 personnes

Suivi

Emballer les restes en toute sécurité
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Collecter les déchets
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables cocktailqté 8
Tables à mangerqté 8
Chaisesqté 70
Table d'inscription
Tables de buffetqté 4
Portantsqté 2
Tabouretsqté 12

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 80
Assiettes à dessertqté 80
Tasses à caféqté 80
Verres à eauqté 100
Verres à vinqté 80
Cuillères à caféqté 80
Sets de couverts pour le dînerqté 80
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Micro sans fil
Haut-parleursqté 2
Chevaletsqté 6
Blocs pour chevaletqté 8
Piques de bureauqté 10
Stylosqté 80
Marqueursqté 24
Chronomètresqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Distributeurs de boissonsqté 4
Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Plateaux de serviceqté 16
Plateaux en aluminiumqté 12
Pinces alimentairesqté 8
Bacs de conservationqté 12

Décoration

Nappesqté 12
Chemins de tableqté 8
Badges nominatifsqté 80
Supports de badges nominatifsqté 80
Panneau d’accueil
Numéros de tableqté 16
Panneaux de signalisationqté 8
Ballonsqté 80
Ruban pour ballonsqté 2
Compositions floralesqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de tableqté 8

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Lance les inscriptions dès que la date, le lieu et le programme provisoire sont confirmés. Ferme-les au moins 5 à 7 jours avant la journée réseau pour transmettre au traiteur un nombre fiable de participants et les besoins alimentaires.
Envoie les confirmations d’inscription et le programme quelques jours avant l’événement. Indique clairement l’horaire d’arrivée, l’accès à la salle et le déroulé des interventions afin d’éviter les questions au dernier moment.
Prépare les badges nominatifs, la liste des participants et la signalétique la veille. Garde une dizaine de badges vierges et plusieurs stylos à la table d’inscription pour corriger les changements sur place.
Teste le projecteur, l’écran, les ordinateurs portables, les câbles HDMI, le micro sans fil et les haut-parleurs avant l’arrivée des participants. Prévois au moins une rallonge et une multiprise de secours dans la salle.
Étiquette les repas spéciaux séparément et mets les boissons au frais avant l’ouverture de la salle. Répartis les bénévoles entre l’accueil, le buffet et l’assistance technique, avec un déroulé imprimé pour chacun.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une journée réseau ?: Envoie-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de recueillir les inscriptions, les besoins alimentaires et les disponibilités des intervenants.
Quand fermer les inscriptions à une journée réseau ?: Ferme le formulaire environ 5 à 7 jours avant l’événement. Tu peux ainsi confirmer le nombre de repas, préparer les badges et imprimer une liste de participants à jour.
Que faut-il préparer la veille d’une journée réseau ?: Prépare les badges, la signalétique, les numéros de table, les présentations, la liste des participants et le déroulé imprimé. Vérifie aussi le matériel audiovisuel et regroupe tout le matériel à acheminer sur le site.
À quelle heure ouvrir la salle avant une journée réseau ?: Prévois l’ouverture au moins 90 minutes avant l’arrivée des participants. Ce créneau permet d’installer les tables, l’accueil, le buffet et le matériel, puis de faire un dernier test technique.

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