Zo organiseer je een netwerkborrel zonder losse eindjes

Een netwerkborrel organiseren begint niet bij de hapjes, maar bij doel, doelgroep en een werkbare planning. Reserveer eerst de locatie en leg daarna het programma, de uitnodigingen en de registratie vast. Pas wanneer je weet hoeveel mensen komen, kun je drank, glazen, hapjes en meubilair goed afstemmen. De laatste uren vragen vooral om controle: leveringen bevestigen, dranken koelen, naamkaartjes klaarleggen en testen of verlichting, muziek en microfoon werken.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Uitnodigingen opstellen
2 personen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Aanmeldingen bevestigen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Programma definitief maken
2 personen
8
Leveringen bevestigen
9
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
10
Aanwezigheidslijst maken
11
Boodschappenlijst controleren
2 personen
12
Boodschappen doen
3 personen
13
Dranken koelen
2 personen
14
Hapjes voorbereiden
4 personen
15
Locatie controleren
2 personen
16
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
17
Bar inrichten
3 personen
18
Buffet inrichten
3 personen
19
Servies klaarzetten
2 personen
20
Naamkaartjes klaarleggen
21
Versiering ophangen
3 personen
22
Verlichting aansluiten
2 personen
23
Muziek testen
2 personen

Event

24
Registratietafel bemannen
2 personen
25
Gasten ontvangen
3 personen
26
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
27
Hapjes serveren
3 personen
28
Dranken bijvullen
2 personen
29
Buffet aanvullen
2 personen
30
Dieetgerechten markeren
31
Aanwezigheid bijhouden
32
Afvalbakken legen
2 personen
33
Gebruikte glazen verzamelen
2 personen
34
Laatste ronde serveren
2 personen
35
Gasten uitzwaaien
3 personen

Nazorg

36
Dranken veilig opbergen
2 personen
37
Decoratie verwijderen
3 personen
38
Meubilair terugplaatsen
4 personen
39
Servies afwassen
3 personen
40
Afval afvoeren
2 personen
41
Locatie schoonmaken
3 personen
42
Materialen controleren
2 personen
43
Geleende spullen retourneren
2 personen
44
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Statafelsaantal 6
Stoelenaantal 30
Bar
Kapstokkenaantal 2
Tafelkledenaantal 14
Afvalbakkenaantal 6

Servies

Wijnglazenaantal 70
Bierglazenaantal 70
Waterglazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Koelboxenaantal 4
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Koks messenaantal 4
Opslagbakkenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Draagbare speakersaantal 2
Microfoon
Verlengsnoerenaantal 4
Stekkerdozenaantal 4

Decoratie

Naamkaartjesaantal 60
Naamkaartjeshoudersaantal 60
Ballonnenaantal 50
Slingersaantal 8
Bloemstukkenaantal 6

Verlichting

Lichtslingersaantal 6
LED-lampenaantal 8

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezemsetsaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de registratie als eerste vast onderdeel van de avond. Zet de aanwezigheidslijst, naamkaartjes en naamkaartjeshouders minimaal 30 minuten voor de start klaar bij een bemande tafel, zodat gasten niet in de hal blijven wachten.
Verwerk dieetwensen direct bij de aanmeldingen en geef ze uiterlijk 7 dagen voor de borrel door aan degene die de hapjes verzorgt. Houd aparte serveerschalen en serveerlepels beschikbaar om verwisseling te voorkomen.
Controleer de dranklogistiek niet pas op de dag zelf. Zet koelboxen en dranken minstens 4 uur voor aanvang klaar en tel wijnglazen, bierglazen en waterglazen per soort voordat de bar wordt ingericht.
Maak de ruimte logisch voor gesprekken: plaats statafels bij de bar en buffetzone, stoelen langs de randen en afvalbakken op meerdere zichtbare punten. Zo blijven looproutes vrij en ontstaan minder opstoppingen rond eten en drinken.
Test techniek en stroom vóór het opbouwen klaar is. Sluit draagbare speakers, microfoon, verlengsnoeren en stekkerdozen uiterlijk 60 minuten voor ontvangst aan; controleer daarna ook verlichting en muziek op volume en bereik.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een netwerkborrel organiseren?: Begin 6 tot 8 weken vooraf met de locatie, doelgroep en uitnodigingen. Sluit de aanmeldingen 7 dagen voor de borrel af, zodat je dieetwensen, catering en de aanwezigheidslijst tijdig kunt verwerken.
Hoeveel drank heb je nodig voor een netwerkborrel?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 tot 2 per uur. Voorzie daarnaast continu water; koel de voorraad uiterlijk 4 uur voor aanvang en stem de verdeling af op de verwachte aanmeldingen.
Wanneer maak je naamkaartjes voor een netwerkborrel?: Maak de naamkaartjes zodra de aanmeldingen definitief zijn, bij voorkeur 2 tot 3 dagen vooraf. Leg ze op de dag zelf minstens 30 minuten voor de start alfabetisch of op organisatienaam klaar bij de registratietafel.
Hoeveel tijd heb je nodig om een netwerkborrel op te bouwen?: Plan minimaal 2 uur opbouw voor tafels, stoelen, bar, buffet, servies, decoratie en techniek. Reserveer daarna nog 30 tot 60 minuten voor een locatiecontrole en een laatste test van muziek, verlichting en microfoon.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.