Comment organiser un afterwork, étape par étape
Un afterwork se prépare comme une courte réception : le lieu, les inscriptions et les quantités doivent être réglés avant de penser à la décoration. Commence par réserver un espace adapté, puis fixe un horaire clair, souvent entre 18 h et 21 h. Les réponses des invités servent à prévoir les besoins alimentaires, les verres, les boissons et les places assises. La dernière vérification se fait le jour même, avant l’arrivée des premiers participants.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver le lieu
- 2
Rédiger les invitations
2 personnes
- 3
Envoyer les invitations
- 4
Traiter les inscriptions
- 5
Confirmer les inscriptions
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Finaliser le programme
2 personnes
- 8
Confirmer les livraisons
- 9
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 10
Faire la liste des présences
- 11
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 12
Faire les courses
3 personnes
- 13
Refroidir les boissons
2 personnes
- 14
Préparer les en-cas
4 personnes
- 15
Vérifier le lieu
2 personnes
- 16
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 17
Aménager le bar
3 personnes
- 18
Installer le buffet
3 personnes
- 19
Préparer la vaisselle
2 personnes
- 20
Préparer les badges nominatifs
- 21
Suspendre la décoration
3 personnes
- 22
Brancher l’éclairage
2 personnes
- 23
Tester la musique
2 personnes
Événement
- 24
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
- 25
Accueillir les invités
3 personnes
- 26
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
- 27
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 28
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 29
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
- 30
Marquer les plats diététiques
- 31
Suivre la présence
- 32
Vider les poubelles
2 personnes
- 33
Rassembler les verres utilisés
2 personnes
- 34
Servir le dernier tour
2 personnes
- 35
Raccompagner les invités
3 personnes
Suivi
- 36
Ranger les boissons en lieu sûr
2 personnes
- 37
Retirer la décoration
3 personnes
- 38
Remettre le mobilier en place
4 personnes
- 39
Faire la vaisselle
3 personnes
- 40
Évacuer les déchets
2 personnes
- 41
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 42
Vérifier le matériel
2 personnes
- 43
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 44
Ranger le stock restant
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Tables hautesqté 6
- Chaisesqté 30
- Bar
- Porte-manteauxqté 2
- Nappesqté 14
- Poubellesqté 6
Vaisselle
- Verres à vinqté 70
- Verres à bièreqté 70
- Verres à eauqté 70
- Tasses à caféqté 50
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Plateaux de serviceqté 12
- Cuillères de serviceqté 12
Cuisine
- Glacièresqté 4
- Thermosqté 4
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chefqté 4
- Bacs de rangementqté 12
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Enceintes portablesqté 2
- Microphone
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
Décoration
- Badges nominatifsqté 60
- Porte-nomsqté 60
- Ballonsqté 50
- Guirlandesqté 8
- Compositions floralesqté 6
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Lampes LEDqté 8
Nettoyage
- Seaux de nettoyageqté 2
- Serpillièresqté 2
- Sets de balaiqté 2
- Gants de nettoyageqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Réserve le lieu au moins 4 à 6 semaines avant l’afterwork et vérifie dès ce moment les horaires d’accès, les prises électriques, le rangement et la présence éventuelle de tables, chaises ou porte-manteaux.
- Envoie les invitations 2 à 3 semaines à l’avance et fixe une date limite d’inscription environ 7 jours avant l’événement. Tu auras ainsi le temps de confirmer les présences et de recueillir les allergies ou régimes alimentaires.
- Prévois les boissons par créneau : compte environ 2 à 3 verres par personne pendant la première heure, puis 1 verre par heure supplémentaire. Mets les boissons au frais plusieurs heures avant l’ouverture, surtout si tu utilises des glacières.
- Organise l’espace dans un ordre logique : accueil et badges près de l’entrée, tables hautes au centre, buffet séparé du bar et poubelles facilement accessibles. Installe les tables, la vaisselle, l’éclairage et les rallonges avant de préparer les en-cas.
- Garde 30 minutes avant l’arrivée des invités pour tester les enceintes, le microphone et la machine à café, vérifier la liste des présences et placer les badges nominatifs. C’est souvent à ce moment qu’on découvre qu’une livraison, une prise ou un élément de vaisselle manque.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un afterwork ?
- Prévois 4 à 6 semaines pour un afterwork de taille moyenne. Les invitations partent idéalement 2 à 3 semaines avant, avec une clôture des inscriptions 7 jours avant l’événement.
- À quelle heure commencer un afterwork ?
- Un horaire de 18 h à 21 h convient généralement à un afterwork, en laissant environ 30 minutes pour l’accueil progressif. Indique clairement l’heure de début et l’heure de fin sur l’invitation.
- Quelle quantité de boissons prévoir pour un afterwork ?
- Compte 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis environ 1 par heure supplémentaire. Ajoute de l’eau, des boissons sans alcool et quelques boissons chaudes, notamment si l’événement se prolonge après 20 h.
- Quand préparer la salle pour un afterwork ?
- Commence l’installation 2 à 3 heures avant l’arrivée des invités si le mobilier et le matériel sont déjà sur place. Termine les tests du son, de l’éclairage et du bar au moins 30 minutes avant l’ouverture.
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