Netwerkborrel organiseren: checklist en planning
Een netwerkborrel staat of valt met een strakke voorbereiding: gasten moeten zich eenvoudig kunnen aanmelden, de ontvangst moet klaarstaan en drankjes en hapjes mogen niet op het laatste moment geregeld worden. Plan eerst de locatie, uitnodigingen en het programma. Werk daarna de aanmeldingen, dieetwensen en leveringen af. Op de dag zelf draait alles om een duidelijke registratietafel, gekoelde dranken, herkenbare naamkaartjes en een korte controle van techniek, meubels en buffet.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Aanmeldingen bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Programma definitief maken
2 personen
Leveringen bevestigen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Aanwezigheidslijst maken
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Locatie controleren
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Bar inrichten
3 personen
Buffet inrichten
3 personen
Servies klaarzetten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Versiering ophangen
3 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Muziek testen
2 personen
Event
Registratietafel bemannen
2 personen
Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Dieetgerechten markeren
Aanwezigheid bijhouden
Afvalbakken legen
2 personen
Gebruikte glazen verzamelen
2 personen
Laatste ronde serveren
2 personen
Gasten uitzwaaien
3 personen
Nazorg
Dranken veilig opbergen
2 personen
Decoratie verwijderen
3 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval afvoeren
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen controleren
2 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opbergen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Statafelsaantal 6
- Stoelenaantal 30
- Bar
- Kapstokkenaantal 2
- Tafelkledenaantal 14
- Afvalbakkenaantal 6
Servies
- Wijnglazenaantal 70
- Bierglazenaantal 70
- Waterglazenaantal 70
- Koffiekopjesaantal 50
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerlepelsaantal 12
Keuken
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Opslagbakkenaantal 12
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Draagbare speakersaantal 2
- Microfoon
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Decoratie
- Naamkaartjesaantal 60
- Naamkaartjeshoudersaantal 60
- Ballonnenaantal 50
- Slingersaantal 8
- Bloemstukkenaantal 6
Verlichting
- Lichtslingersaantal 6
- LED-lampenaantal 8
Schoonmaak
- Schoonmaakemmersaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Bezemsetsaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Stuur de uitnodigingen uiterlijk 3 weken vooraf en verwerk de aanmeldingen direct. Bevestig deelname en vraag meteen naar dieetwensen, zodat je vóór het boodschappen doen weet hoeveel aangepaste hapjes nodig zijn.
- Plan de leveringen en boodschappen minimaal 2 dagen vóór de borrel. Controleer dan ook of je genoeg glazen, borden, bestek, serveerschalen en afvalbakken hebt; tekortkomingen vallen op de dag zelf te laat op.
- Leg naamkaartjes en de aanwezigheidslijst uiterlijk de avond ervoor klaar bij de registratietafel. Zet daarnaast een aparte stapel voor verwachte gasten die nog niet hebben bevestigd.
- Koel de dranken enkele uren vóór aanvang en richt bar en buffet vóór de ontvangst in. Zet water zichtbaar naast de andere dranken en gebruik koelboxen als de locatie niet genoeg koeling heeft.
- Reserveer op de dag zelf minstens 60 minuten voor de opbouw. Plaats tafels, statafels en stoelen eerst, test daarna verlichting, muziek en microfoon en wijs vervolgens iemand aan voor de registratietafel.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een netwerkborrel organiseren?
- Reserveer de locatie bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken voor de borrel en sluit de aanmeldingen 3 tot 5 dagen vóór de datum, zodat je aantallen, dieetwensen en boodschappen kunt afronden.
- Hoeveel drank heb ik nodig voor een netwerkborrel?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna op ongeveer 1 drankje per uur. Neem naast alcoholische opties altijd water en koffie mee en koel de dranken enkele uren vóór aanvang.
- Wanneer moet ik naamkaartjes en de aanwezigheidslijst maken?
- Maak beide uiterlijk de avond vóór de netwerkborrel. Werk de lijst nog één keer bij nadat de aanmeldingen zijn gesloten en leg naamkaartjes alfabetisch of op bedrijfsnaam klaar bij de registratietafel.
- Hoeveel tijd heb ik nodig om een netwerkborrel op te bouwen?
- Plan minimaal 60 minuten voor de opbouw en 15 minuten extra voor een eindcontrole. Controleer achtereenvolgens de meubels, bar, buffet, naamkaartjes, verlichting, muziek, microfoon en gekoelde dranken voordat gasten binnenkomen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!