Organiser un afterwork : la checklist complète
Un afterwork réussi repose surtout sur une préparation bien séquencée. Commence par réserver le lieu, envoyer les invitations et suivre les inscriptions, puis verrouille le programme et les besoins alimentaires. Dans les derniers jours, concentre-toi sur les livraisons, les achats, le refroidissement des boissons et les en-cas. Le jour même, prévois assez de temps pour installer les tables, le bar, le buffet, la musique et l’accueil des invités.
Le plan, Ă©tape par Ă©tape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
RĂ©server le lieu
RĂ©diger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Confirmer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Finaliser le programme
2 personnes
Confirmer les livraisons
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Faire la liste des présences
VĂ©rifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
VĂ©rifier le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Installer le buffet
3 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Suspendre la décoration
3 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Tester la musique
2 personnes
Événement
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
RĂ©approvisionner les boissons
2 personnes
RĂ©approvisionner le buffet
2 personnes
Marquer les plats diététiques
Suivre la présence
Vider les poubelles
2 personnes
Rassembler les verres utilisés
2 personnes
Servir le dernier tour
2 personnes
Raccompagner les invités
3 personnes
Suivi
Ranger les boissons en lieu sûr
2 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Tables hautesqté 6
- Chaisesqté 30
- Bar
- Porte-manteauxqté 2
- Nappesqté 14
- Poubellesqté 6
Vaisselle
- Verres à vinqté 70
- Verres à bièreqté 70
- Verres à eauqté 70
- Tasses à caféqté 50
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Plateaux de serviceqté 12
- Cuillères de serviceqté 12
Cuisine
- Glacièresqté 4
- Thermosqté 4
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chefqté 4
- Bacs de rangementqté 12
Équipement
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Enceintes portablesqté 2
- Microphone
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
DĂ©coration
- Badges nominatifsqté 60
- Porte-nomsqté 60
- Ballonsqté 50
- Guirlandesqté 8
- Compositions floralesqté 6
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Lampes LEDqté 8
Nettoyage
- Seaux de nettoyageqté 2
- Serpillièresqté 2
- Sets de balaiqté 2
- Gants de nettoyageqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Envoie les invitations au moins 3 semaines avant l’afterwork et fixe une date limite d’inscription 5 à 7 jours avant l’événement. Tu auras ainsi le temps de confirmer les participants et de recueillir les allergies ou régimes alimentaires.
- Prépare les boissons la veille : réserve de la place dans les glacières et refroidis-les plusieurs heures avant l’arrivée des invités. Garde aussi de l’eau facilement accessible, pas uniquement des verres à bière et à vin.
- Bloque 2 heures pour l’installation de la salle. Les tables, chaises, tables hautes, bar et buffet prennent plus de temps lorsqu’il faut aussi brancher les enceintes, l’éclairage et les rallonges.
- Prépare les badges nominatifs et la liste des présences avant le jour J, puis installe le bureau d’inscription près de l’entrée. Une personne dédiée à l’accueil pendant les 30 premières minutes évite les files et les oublis.
- Teste la musique, le microphone et les machines à café avant l’arrivée du premier invité. Vérifie également les multiprises, les poubelles, les porte-manteaux et les ustensiles de service : ce sont les éléments souvent recherchés trop tard.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour un afterwork ?
- Envoie-les idéalement 3 semaines avant la date prévue. Demande une réponse au plus tard 5 à 7 jours avant l’événement afin de finaliser les quantités, les badges et les besoins alimentaires.
- Combien de temps faut-il pour installer un afterwork ?
- Prévois environ 2 heures pour installer les tables, les chaises, le bar, le buffet, la vaisselle, la décoration et le matériel audio. Ajoute 30 minutes pour tester la musique, le microphone et l’éclairage.
- Quand acheter et refroidir les boissons pour un afterwork ?
- Fais les courses 1 à 2 jours avant, puis refroidis les boissons plusieurs heures avant le début. Vérifie le stock le jour même, notamment les verres, les glaçons ou les glacières et l’eau.
- Quand préparer les badges nominatifs et la liste des présences ?
- Prépare les badges au moins la veille, une fois les inscriptions confirmées. Imprime la liste des présences le jour même ou la veille au soir pour intégrer les dernières modifications.
Des plans du mĂŞme genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !