Netwerkborrel organiseren: checklist en planning

Een netwerkborrel vraagt vooral om een strakke volgorde: eerst de locatie en leveranciers, daarna de gastenlijst en pas op het laatst de inrichting en catering. Reserveer voldoende tijd voor aanmeldingen, dieetwensen en naamkaartjes, want die gegevens veranderen vaak tot enkele dagen vooraf. Plan op de dag zelf aparte momenten voor koelen, klaarzetten, testen en de briefing van het ontvangstteam. Met deze checklist houd je overzicht van voorbereiding tot ontvangst.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie reserveren
Leveranciers vastleggen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Aanmeldingen bevestigen
Programma versturen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Materialen ophalen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Naamkaartjes maken
Locatie controleren
2 personen
Meubilair klaarzetten
4 personen
Tafels opstellen
3 personen
Verlichting aansluiten
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Bar en buffet inrichten
3 personen
Hapjes uitstallen
2 personen
Muziek testen
Briefing ontvangstteam
4 personen

Event

Gasten ontvangen
3 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Dranken serveren
3 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Afvalbakken legen
Afscheid van gasten begeleiden
2 personen

Nazorg

Restanten koelen
2 personen
Locatie opruimen
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Materialen retourneren
2 personen
Leveranciers informeren
Gevonden voorwerpen bewaren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Statafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 40
Kapstokkenaantal 2
Tafelkledenaantal 8

Servies

Wijnglazenaantal 80
Bierglazenaantal 70
Waterglazenaantal 80
Koffiekopjesaantal 50
Bordenaantal 80
Besteksetsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveerlepelsaantal 8

Keuken

Koelboxenaantal 4
IJscontainersaantal 3
Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 4
Snijplankenaantal 3
Keukenmessenaantal 3
Schenkflessenaantal 6

Apparatuur

Bluetoothspeakersaantal 2
Stekkerdozenaantal 4
Verlengkabelsaantal 4

Verlichting

Lichtsnoerenaantal 4

Decoratie

Naambadgesaantal 80
Badgehoudersaantal 80
Pennenaantal 20
Informatiebordenaantal 4

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Schoonmaakemmersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Plan de bevestiging van aanmeldingen niet pas na de sluitingsdatum: verwerk reacties dagelijks en verzamel dieetwensen uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de borrel, zodat hapjes en catering nog kunnen worden aangepast.
Zet de registratietafel bij de ingang klaar met naambadges, badgehouders en pennen. Leg de namen alfabetisch of op bedrijfsnaam klaar; dat scheelt per gast ongeveer 1 minuut zoektijd.
Koel dranken minstens 3 uur vooraf en controleer tegelijk of koelboxen, ijscontainers en schenkflessen op hun plek staan. Zo hoef je tijdens de ontvangst niet meer tussen bar en opslag te lopen.
Test muziek, verlichting en aansluitingen vóórdat gasten binnenkomen. Gebruik een korte soundcheck van 10 minuten en controleer alle stekkerdozen en verlengkabels op bereik en veiligheid.
Plan de opbouw in deze volgorde: meubilair, tafels en verlichting, registratietafel, bar en buffet, daarna hapjes. Begin bij voorkeur 2 tot 3 uur voor aanvang, zodat er nog tijd is voor een laatste locatiecontrole.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een netwerkborrel organiseren?: Reserveer de locatie en leveranciers bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Verstuur de uitnodiging ongeveer 3 weken voor de borrel en sluit de aanmeldingen 3 tot 5 dagen voor aanvang.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een netwerkborrel op te bouwen?: Reken op 2 tot 3 uur voor het klaarzetten van meubilair, tafels, verlichting, registratie, bar en buffet. Plan daarnaast 30 minuten voor de briefing van het ontvangstteam en de laatste controle.
Wanneer moet ik naamkaartjes en dieetwensen regelen?: Verzamel dieetwensen tijdens de aanmelding en controleer ze 3 tot 5 dagen vooraf nog één keer. Maak de naamkaartjes nadat de aanmeldingen zijn bevestigd, meestal 1 tot 2 dagen voor de borrel.
Hoeveel drank moet ik inkopen voor een netwerkborrel?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Tel water, koffie en alcoholvrije opties apart mee en koel alles uiterlijk 3 uur voor de start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.