Checklist pour organiser un afterwork sans imprévu

Un afterwork réussi se prépare en plusieurs temps : réserver le lieu, confirmer les participants, puis organiser les boissons, le buffet et l’accueil. Cette checklist vous aide à suivre les 40 tâches dans le bon ordre, sans oublier les besoins alimentaires ni le matériel pratique. Prévoyez aussi le refroidissement des boissons et l’installation des tables avant l’arrivée des invités. Le jour J, quelques vérifications ciblées suffisent pour garder une organisation fluide.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Valider les fournisseurs
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Envoyer le programme
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Récupérer le matériel
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Créer des badges nominatifs
Vérifier le lieu
2 personnes
Installer le mobilier
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Brancher l’éclairage
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer le bar et le buffet
3 personnes
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
Tester la musique
Briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Vider les poubelles
Accompagner le départ des invités
2 personnes

Suivi

Réfrigérer les restes
2 personnes
Ranger le lieu
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Informer les fournisseurs
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Tables hautesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Porte-manteauxqté 2
Nappesqté 8

Vaisselle

Verres à vinqté 80
Verres à bièreqté 70
Verres à eauqté 80
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 8

Cuisine

Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Bouteilles verseusesqté 6

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Badges nominatifsqté 80
Porte-badgesqté 80
Stylosqté 20
Panneaux d'informationqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seaux de nettoyageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu et validez les fournisseurs au moins 4 à 6 semaines avant l’afterwork. Vous aurez ainsi le temps d’ajuster le mobilier, le buffet et les horaires d’installation.
Envoyez les invitations 3 à 4 semaines à l’avance et fixez une date limite d’inscription 7 jours avant l’événement. Demandez les besoins alimentaires dans le même formulaire.
Prévoyez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Mettez les boissons au frais plusieurs heures avant l’ouverture, pas au dernier moment.
Installez la table d’inscription, les badges et les stylos près de l’entrée au moins 45 minutes avant l’arrivée prévue. Gardez la liste des inscrits et les informations alimentaires à portée de main.
Testez la musique, l’éclairage et les multiprises avant l’accueil, puis faites un briefing de 10 minutes avec l’équipe. Vérifiez aussi le buffet, les poubelles et les porte-manteaux avant d’ouvrir les portes.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un afterwork ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue. Fixez la clôture des inscriptions environ 7 jours avant afin de confirmer les quantités, les besoins alimentaires et le personnel d’accueil.
Combien de boissons prévoir pour un afterwork ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez de l’eau et prévoyez une marge de 10 % pour éviter une rupture pendant le service.
Combien de temps faut-il pour installer un afterwork ?: Prévoyez au minimum 90 minutes avant l’arrivée des invités pour installer les tables, le bar, le buffet, l’éclairage et la table d’inscription. Ajoutez 15 minutes pour tester la musique et faire le briefing de l’équipe.
Quand préparer le buffet et les amuse-bouches ?: Préparez les éléments qui se conservent la veille, puis terminez les amuse-bouches 1 à 2 heures avant le début. Disposez-les juste avant l’accueil pour préserver leur fraîcheur et libérer l’espace de préparation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.