Checklist voor een netwerkbijeenkomst organiseren

Een netwerkbijeenkomst vraagt om meer dan een datum, locatie en uitnodiging. Je regelt vooraf ook aanmeldingen, dieetwensen, parkeerinformatie, naamkaartjes en een duidelijke ontvangst. Op de dag zelf moeten registratie, garderobe, catering en techniek tegelijk klaarstaan. Deze checklist geeft je de volgorde van 72 taken en houdt 67 benodigdheden bij, van cocktailtafels en waterglazen tot microfoon, verlengkabels en oplaadstations.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en programma vastleggen
2 personen
Locatie reserveren
Catering reserveren
Uitnodigingen opstellen
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Aanmeldingen bevestigen
Dieetwensen verzamelen
Parkeerinformatie versturen
Naamkaartjes ontwerpen
Naamkaartjes printen
Aanwezigheidslijst printen
Programma printen
Deelnemerslijst controleren
Leveringen bevestigen
Materialen inventariseren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Naamkaartjes sorteren
Catering voorbereiden
3 personen
Locatie openen
2 personen
Ruimte controleren
2 personen
Entree vrijmaken
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Programma's klaarleggen
Buffet opbouwen
3 personen
Koffiepunt inrichten
2 personen
Dranken klaarzetten
2 personen
Hapjes op schalen leggen
3 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Verlichting controleren
Muziek testen
Afvalbakken plaatsen
Toiletten controleren
Briefing ontvangstteam geven
3 personen
Briefing cateringteam geven
3 personen

Event

Ontvangsttafel bemannen
2 personen
Gasten registreren
2 personen
Naamkaartjes uitdelen
2 personen
Gasten naar garderobe verwijzen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Introductie verzorgen
Netwerkronde begeleiden
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet bijvullen
3 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Tafels tussentijds afruimen
2 personen
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
Avondhapjes serveren
2 personen
Gasten naar uitgang begeleiden
Laatste dranken opruimen
2 personen

Nazorg

Registratiemateriaal verzamelen
Buffet afbouwen
3 personen
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Toiletten schoonmaken
Decoratie verwijderen
2 personen
Apparatuur uitschakelen
Materialen inpakken
3 personen
Verloren voorwerpen verzamelen
Locatie afsluiten
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad controleren
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Cocktailtafelsaantal 8
Buffettafelsaantal 4
Stoelenaantal 60
Registratietafel
Garderoberekaantal 2
Garderobehangersaantal 70

Servies

Waterglazenaantal 70
Wijnglazenaantal 70
Koffiekopjesaantal 60
Bordenaantal 80
Dessertbordjesaantal 70
Besteksetsaantal 80
Koffielepelsaantal 60
Serveerkommenaantal 12
Serveerlepelsaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Thermoskannenaantal 6
Koelboxenaantal 4
Snijplankenaantal 4
Keukenmessenaantal 4
Tangenaantal 8
Schaaltjesaantal 16
Serveerschalenaantal 10

Apparatuur

Bluetoothspeakeraantal 2
Microfoon
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Oplaadstationsaantal 2
Laptop
Presentatieadapter
Powerbanksaantal 4

Verlichting

Snoerverlichtingaantal 4
Ledlampenaantal 8

Decoratie

Tafellopersaantal 12
Bloemstukkenaantal 8
Welkomstbord
Pennenaantal 20
Naambadgehoudersaantal 60
Flip-over
Flip-overvellenaantal 20
Markeerstiftenaantal 8
Printpapieraantal 2
Naamkaartjesaantal 60
Programmaflyersaantal 70
Pennenbakjesaantal 4
Tafelnummersaantal 8
Garderobekaartjesaantal 80

Catering

Boodschappen
Thermoboxenaantal 4
Presentatietraysaantal 12
Koffiefiltersaantal 2
Waterkannenaantal 8
Wijnopenersaantal 4
Flessenopenersaantal 4
Kurkentrekkersaantal 2
IJslepelsaantal 2
Drankdispensersaantal 3

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 6
Vuilnisbakken met dekselaantal 2
Bezemaantal 2
Stoffer en blikaantal 2
Dweilsetsaantal 2
Emmersaantal 2
Rubberhandschoenenaantal 4
Handzeepdispensersaantal 4
Handdoekrolhoudersaantal 4

Tips

Leg datum, programma en locatie eerst vast; reserveer catering daarna, zodat aantallen en serveermomenten op tijd kunnen worden doorgegeven.
Verstuur parkeerinformatie samen met de uitnodiging en verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de bijeenkomst. Zo kan de cateraar het menu nog aanpassen.
Print naamkaartjes, aanwezigheidslijst en programma niet pas op de ochtend zelf. Controleer de deelnemerslijst 1 dag vooraf en sorteer de naamkaartjes op alfabet.
Plan voor de ontvangst een registratietafel bij de entree en maak de entree vrij. Zet garderoberek en hangers klaar voordat de eerste deelnemers arriveren.
Test microfoon, Bluetoothspeaker, verlengkabels, stekkerdozen en oplaadstations minimaal 2 uur voor aanvang. Koel dranken en controleer koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen vóór de catering wordt opgebouwd.

Veelgestelde vragen

Hoe ver van tevoren moet ik een netwerkbijeenkomst organiseren?: Begin minimaal 6 tot 8 weken vooraf met datum, programma en locatie. Verstuur de uitnodiging bij voorkeur 4 weken voor de bijeenkomst en sluit de definitieve deelnemerslijst 3 tot 5 werkdagen van tevoren.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een netwerkbijeenkomst klaar te zetten?: Reserveer minimaal 3 uur voor opbouw en controle. Reken extra tijd als je cocktailtafels, buffettafels, stoelen, registratie, garderobe en audiovisuele apparatuur op locatie moet plaatsen.
Wanneer moet ik dieetwensen voor een netwerkbijeenkomst verzamelen?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en stuur de definitieve lijst uiterlijk 7 dagen voor het evenement naar de cateraar. Controleer de lijst nog één keer bij het verwerken van late aanmeldingen.
Welke techniek heb ik nodig voor een netwerkbijeenkomst?: Voor een programma met presentaties of toespraken heb je meestal een microfoon en Bluetoothspeaker nodig. Test beide minimaal 2 uur vooraf en leg verlengkabels, stekkerdozen en een oplaadstation klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.