Checklist pour organiser une rencontre de réseautage
Une rencontre de réseautage réussie repose sur un enchaînement précis : date, programme, lieu, invitations, inscriptions, traiteur et installation. Cette checklist rassemble 72 tâches et 67 fournitures, des premiers choix jusqu’à l’accueil des participants. Prévoyez notamment le suivi des besoins alimentaires, les badges nominatifs, les informations de parking et la confirmation des livraisons. Le jour même, vous aurez ainsi le temps de vérifier l’espace, installer les tables et préparer le service sans courir après le matériel manquant.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Fixer la date et le programme
2 personnes
Réserver le lieu
Réserver le catering
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Confirmer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les infos de parking
Concevoir les badges nominatifs
Imprimer les badges nominatifs
Imprimer la liste de présence
Imprimer le programme
Vérifier la liste des participants
Confirmer les livraisons
Inventorier le matériel
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Trier les badges nominatifs
Préparer le service traiteur
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier l’espace
2 personnes
Dégager l’entrée
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Préparer les programmes
Monter le buffet
3 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Préparer les boissons
2 personnes
Disposer les amuse-bouches sur des plateaux
3 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Vérifier l'éclairage
Tester la musique
Installer les poubelles
Vérifier les toilettes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
3 personnes
Donner le briefing à l'équipe catering
3 personnes
Événement
Tenir le bureau d'accueil
2 personnes
Enregistrer les invités
2 personnes
Distribuer les badges
2 personnes
Orienter les invités vers le vestiaire
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Assurer l'accueil
Encadrer le tour de réseautage
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Dégager les tables au fil de l’événement
2 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Servir les en-cas du soir
2 personnes
Accompagner les invités vers la sortie
Ranger les dernières boissons
2 personnes
Suivi
Rassembler le matériel d'inscription
Démonter le buffet
3 personnes
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Nettoyer les toilettes
Retirer la décoration
2 personnes
Éteindre l’équipement
Emballer le matériel
3 personnes
Rassembler les objets perdus
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Vérifier les stocks restants
Rendre les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables cocktailqté 8
- Tables de buffetqté 4
- Chaisesqté 60
- Table d'inscription
- Portant à vêtementsqté 2
- Cintres de vestiaireqté 70
Vaisselle
- Verres à eauqté 70
- Verres à vinqté 70
- Tasses à caféqté 60
- Assiettesqté 80
- Assiettes à dessertqté 70
- Couvertsqté 80
- Cuillères à caféqté 60
- Saladiers de serviceqté 12
- Cuillères de serviceqté 12
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 4
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de cuisineqté 4
- Pincesqté 8
- Petits bolsqté 16
- Plateaux de serviceqté 10
Équipement
- Enceinte Bluetoothqté 2
- Microphone
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Stations de rechargeqté 2
- Ordinateur portable
- Adaptateur de présentation
- Batteries externesqté 4
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 4
- Lampes LEDqté 8
Décoration
- Chemins de tableqté 12
- Compositions floralesqté 8
- Panneau d’accueil
- Stylosqté 20
- Supports de badges nominatifsqté 60
- Paperboard
- Feuilles de paperboardqté 20
- Marqueursqté 8
- Papier d’impressionqté 2
- Badges nominatifsqté 60
- Flyers du programmeqté 70
- Pots à stylosqté 4
- Numéros de tableqté 8
- Jetons de vestiaireqté 80
Catering
- Courses
- Thermoboxesqté 4
- Plateaux de présentationqté 12
- Filtres à caféqté 2
- Carafes d’eauqté 8
- Tire-bouchonsqté 4
- Tire-bouchonsqté 4
- Tire-bouchonsqté 2
- Cuillères à glaceqté 2
- Distributeurs de boissonsqté 3
Nettoyage
- Poubellesqté 6
- Poubelles avec couvercleqté 2
- Balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Sets de serpillièreqté 2
- Seauxqté 2
- Gants en caoutchoucqté 4
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
- Porte-rouleaux de serviettesqté 4
Conseils
- Fixez la date, le programme et le lieu avant d’envoyer les invitations : les participants ont besoin de ces trois informations pour s’inscrire. Gardez une marge d’au moins 2 semaines entre l’envoi et la rencontre.
- Fermez les inscriptions quelques jours avant l’événement afin de confirmer les participants, les besoins alimentaires et le nombre de repas au traiteur. Imprimez ensuite la liste de présence et les badges à partir d’une seule liste vérifiée.
- Préparez les badges nominatifs par ordre alphabétique ou par groupe avant l’ouverture. Cette étape prend souvent plus de temps que prévu, surtout si des inscriptions arrivent dans les dernières 48 heures.
- Refroidissez les boissons suffisamment tôt et vérifiez séparément les verres à eau, verres à vin, tasses à café et couverts. Pour le café, testez les machines, bouilloires et thermos avant l’arrivée des invités.
- Ouvrez le lieu assez tôt pour dégager l’entrée, vérifier l’espace et installer les tables. Testez aussi le microphone, l’enceinte, les rallonges et les multiprises avant le début du programme, pas pendant les premières présentations.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour une rencontre de réseautage ?
- Envoyez-les idéalement 2 à 3 semaines avant la date prévue. Prévoyez une relance 5 à 7 jours avant la clôture des inscriptions, puis confirmez les informations pratiques aux inscrits quelques jours avant la rencontre.
- Combien de temps avant faut-il confirmer le traiteur ?
- Confirmez le nombre de participants et les besoins alimentaires au moins 5 jours avant l’événement, ou selon le délai imposé par le traiteur. Vérifiez aussi la livraison 24 à 48 heures avant l’ouverture du lieu.
- Quand préparer les badges nominatifs ?
- Préparez-les après la clôture des inscriptions, généralement 2 à 3 jours avant la rencontre. Gardez une petite réserve de badges vierges pour les changements de dernière minute et les participants ajoutés le jour même.
- À quelle heure faut-il arriver pour installer une rencontre de réseautage ?
- Prévoyez au minimum 2 heures avant l’arrivée des participants pour ouvrir le lieu, vérifier l’espace, installer les tables et préparer l’accueil. Ajoutez du temps si le traiteur, le son ou les livraisons arrivent le même matin.
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