Netwerkbarbecue organiseren: checklist en planning
Een netwerkbarbecue vraagt om meer voorbereiding dan alleen vlees en drank inkopen. Je moet aanmeldingen en dieetwensen tijdig verwerken, barbecues en een partytent reserveren en het materiaal logisch over de locatie verdelen. Plan de boodschappen, koeling en voorbereiding van salades en desserts vooruit. Op de dag zelf draait het vooral om een veilige barbecue-opstelling, een duidelijk buffet en herkenbare plekken voor drank, servies en naamkaartjes.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Gastenlijst opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Menu en hoeveelheden bepalen
2 personen
Barbecues reserveren
Partytent reserveren
Voorraad controleren
Boodschappen bestellen
Huurmaterialen bevestigen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Vlees marineren
2 personen
Groenten wassen en snijden
2 personen
Salades voorbereiden
2 personen
Desserts voorbereiden
Dieetgerechten apart verpakken
Verlichting testen
Naamkaartjes voorbereiden
Materialen klaarzetten
2 personen
Partytent opbouwen
4 personen
Tafels en stoelen opstellen
3 personen
Barbecues veilig plaatsen
2 personen
Buffet en drankentafel inrichten
3 personen
Servies en bestek klaarleggen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Verlichting ophangen
2 personen
Barbecues aansteken
2 personen
Event
Gasten ontvangen
3 personen
Welkomstdrankjes serveren
2 personen
Hapjes presenteren
2 personen
Vlees en groenten grillen
3 personen
Buffet aanvullen
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Afval tussentijds legen
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Eten en dranken opruimen
3 personen
Barbecues laten afkoelen
2 personen
Tafels en stoelen afbreken
3 personen
Partytent afbreken
4 personen
Servies afwassen
2 personen
Locatie schoonmaken
3 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Materialen controleren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentaantal 2
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 45
- Bierbankenaantal 6
- Kapstokkenaantal 2
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 50
- Herbruikbare kommenaantal 50
- Herbruikbaar bestekaantal 50
- Drinkglazenaantal 60
- Koffiekopjesaantal 40
- Serveerschalenaantal 10
- Serveerbestekaantal 12
- Barbecuetangenaantal 6
Apparatuur
- Barbecuesaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Warmhoudkannenaantal 3
- Verlengsnoerenaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
Keuken
- Snijplankenaantal 5
- Koks messenaantal 5
- Keukenthermometersaantal 2
- Voorraadbakkenaantal 12
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Slingersaantal 6
- Bloemstukkenaantal 6
- Naamkaartjesaantal 50
- Richtingbordjesaantal 6
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 4
- Ledlampenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Recyclingbakkenaantal 2
- Bezemsaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Emmersaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen vooraf en verpak dieetgerechten apart. Zo voorkom je dat speciale porties tijdens het buffet door elkaar raken.
- Controleer 3 dagen vooraf de voorraad en bevestig alle huurmaterialen. Tel vooral tafels, stoelen, glazen, serveerbestek en barbecuetangen na; ontbrekende onderdelen vallen anders pas bij de opbouw op.
- Zet dranken minimaal 4 uur voor de start koud en gebruik koelboxen voor de voorraad die niet meteen op tafel hoeft. Houd de drankentafel los van het buffet, zodat gesprekken en uitgifte elkaar minder hinderen.
- Bereid vlees, groenten, salades en desserts in afzonderlijke voorraadbakken voor. Leg per barbecue een barbecuetang en een keukenthermometer klaar en controleer gaarheid per soort.
- Test verlichting, verlengsnoeren en stekkerdozen vóór de gasten komen. Bouw partytent, tafels, stoelen en barbecues bij voorkeur 2 uur vooraf op, met de barbecues op veilige afstand van tentdoek en looproutes.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel dagen vooraf moet ik een netwerkbarbecue organiseren?
- Begin 3 tot 4 weken vooraf met de gastenlijst, uitnodigingen en reserveringen voor barbecues en een partytent. Verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de barbecue en bevestig huurmaterialen 3 dagen vooraf.
- Hoeveel drank moet ik inkopen voor een netwerkbarbecue?
- Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per uur. Voorzie daarnaast voldoende water en houd extra gekoelde voorraad in koelboxen achter de hand.
- Wanneer moet ik vlees en salades voorbereiden?
- Marineer het vlees bij voorkeur de avond ervoor en was en snijd groenten maximaal 1 dag vooraf. Bereid salades en desserts eveneens de dag ervoor, maar bewaar alles gekoeld en verpakt.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een netwerkbarbecue?
- Plan minstens 2 uur voor partytent, tafels, stoelen, buffet, drankentafel en servies. Reserveer daarna nog 30 minuten voor verlichting testen, barbecues veilig plaatsen en de laatste controle.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!