Checklist pour organiser un barbecue networking
Un barbecue networking demande plus qu’un menu et quelques barbecues. Il faut coordonner les inscriptions, les besoins alimentaires, le mobilier, les boissons et l’installation, tout en gardant du temps pour accueillir les participants. Utilisez cette checklist dans l’ordre : confirmez d’abord les personnes et les quantités, puis le matériel et les locations, avant de préparer les aliments la veille ou le jour même. Les badges, l’éclairage et les plats adaptés aux régimes alimentaires sont souvent oubliés jusqu’à la dernière minute.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Établir la liste des invités
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Déterminer le menu et les quantités
2 personnes
Réserver les barbecues
Réserver une tente de réception
Vérifier les stocks
Commander les courses
Confirmer les matériels de location
Faire les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Mariner la viande
2 personnes
Laver et couper les légumes
2 personnes
Préparer les salades
2 personnes
Préparer les desserts
Emballer séparément les plats diététiques
Tester l’éclairage
Préparer les badges nominatifs
Préparer le matériel
2 personnes
Monter la tente de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer les barbecues en toute sécurité
2 personnes
Installer le buffet et la table des boissons
3 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Allumer les barbecues
2 personnes
Événement
Accueillir les invités
3 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Présenter les amuse-bouches
2 personnes
Griller la viande et les légumes
3 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Vider les déchets au fur et à mesure
Raccompagner les invités
2 personnes
Suivi
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Laisser refroidir les barbecues
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
3 personnes
Démonter la tente de réception
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tente de réceptionqté 2
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 45
- Bancs de brasserieqté 6
- Porte-manteauxqté 2
Vaisselle
- Assiettes réutilisablesqté 50
- Bols réutilisablesqté 50
- Couverts réutilisablesqté 50
- Verres à boireqté 60
- Tasses à caféqté 40
- Plateaux de serviceqté 10
- Couverts de serviceqté 12
- Pinces de barbecueqté 6
Équipement
- Barbecuesqté 2
- Glacièresqté 4
- Machines à caféqté 2
- Thermosqté 3
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
Cuisine
- Planches à découperqté 5
- Couteaux de chefqté 5
- Thermomètres de cuisineqté 2
- Bacs de stockageqté 12
Décoration
- Nappesqté 8
- Guirlandesqté 6
- Compositions floralesqté 6
- Badges nominatifsqté 50
- Panneaux d’orientationqté 6
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 4
- Lampes LEDqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Bacs de recyclageqté 2
- Balaisqté 2
- Balayette et pelleqté 2
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Clôturez les inscriptions au moins 7 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le nombre de participants, les besoins alimentaires et une base fiable pour calculer les portions et les boissons.
- Vérifiez les locations 3 à 5 jours avant : tentes, tables, chaises et barbecues doivent être confirmés, avec une heure de livraison et une personne chargée de la réception.
- Préparez les aliments qui supportent l’attente la veille : faites mariner la viande, lavez et découpez les légumes, préparez les salades et emballez séparément les portions adaptées aux régimes alimentaires.
- Mettez les boissons au frais au moins 4 heures avant l’arrivée des invités. Prévoyez des glacières distinctes si possible, afin de garder une zone de service accessible pendant la cuisson.
- Testez l’éclairage, les rallonges et les multiprises avant l’ouverture, surtout si le networking se prolonge après la tombée du jour. Installez les guirlandes lumineuses et les lampes LED sans faire passer de câble dans les zones de circulation.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour un barbecue networking ?
- Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant l’événement et fixez une date limite de réponse environ 7 jours avant. Ce délai permet de finaliser les quantités, les besoins alimentaires et le mobilier.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer un barbecue networking ?
- Prévoyez au moins 3 heures avant l’arrivée des invités pour monter la tente, installer les tables et les chaises, sécuriser les barbecues et préparer le buffet. Ajoutez 30 minutes pour les derniers contrôles et les badges nominatifs.
- Que faut-il préparer la veille d’un barbecue networking ?
- Préparez la viande marinée, les légumes découpés, les salades, les desserts et les portions adaptées aux régimes alimentaires. Vérifiez aussi les stocks et rassemblez la vaisselle, les ustensiles, les glacières et le matériel de service.
- Combien de boissons prévoir pour un barbecue networking ?
- Comptez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis environ 1 boisson par personne et par heure supplémentaire. Gardez une marge de 10 à 15 % si la météo est chaude ou si la durée n’est pas strictement limitée.
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