Checklist voor een goed georganiseerde navigatieworkshop
Een navigatieworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen kompassen en kaarten klaarleggen. Je moet eerst het routegebied en de locatie controleren, daarna deelnemersinformatie en opdrachten uitwerken en pas op het laatst de posten, materialen en ontvangst opbouwen. Deze checklist helpt je de 45 taken in een logische volgorde af te werken. Zo vergeet je geen veiligheidsinstructie, routekaart of praktische voorziening zoals koffie, verlichting en een droog werkpunt.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Routegebied controleren
2 personen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemersinformatie versturen
Weersvoorspelling controleren
Routekaarten voorbereiden
2 personen
Navigatieopdrachten uitwerken
2 personen
Controlepunten markeren
2 personen
Kompasuitrusting controleren
Materialen sorteren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Deelnemerslijst afdrukken
Paklijst controleren
Werktafels klaarzetten
2 personen
Partytenten opbouwen
3 personen
Infopunt inrichten
2 personen
Routeposten plaatsen
3 personen
Koffie en thee bereiden
2 personen
Snacks klaarzetten
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
2 personen
Aanwezigheid registreren
2 personen
Veiligheidsinstructie geven
2 personen
Kaartlezen uitleggen
2 personen
Kompasgebruik demonstreren
2 personen
Oefenroute begeleiden
4 personen
Controlepunten bemensen
4 personen
Dranken bijvullen
Hapjes serveren
2 personen
Warme maaltijd serveren
3 personen
Avondoriëntatie uitleggen
2 personen
Avondroute begeleiden
4 personen
Deelnemers terugmelden
2 personen
Nazorg
Materialen verzamelen
3 personen
Routeposten verwijderen
3 personen
Servies afwassen
2 personen
Afval verzamelen
2 personen
Terrein schoonmaken
3 personen
Partytenten afbreken
3 personen
Materialen droog opbergen
2 personen
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
Locatie netjes opleveren
2 personen
Aanwezigheidsgegevens archiveren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Klaptafelsaantal 6
- Klapstoelenaantal 30
- Tafelkledenaantal 6
- Opbergkrattenaantal 8
Apparatuur
- Kompasaantal 20
- Zaklampenaantal 20
- Powerbanksaantal 6
- Kooktoestellenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 3
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
Navigatiemateriaal
- Topografische kaartenaantal 12
- Routekaarthoudersaantal 20
- Potlodenaantal 30
- Gumaantal 20
- Linialenaantal 20
- Gradebogenaantal 10
- Routeboekjesaantal 20
- Waterdichte maphoezenaantal 20
- Markeringslintaantal 6
- Reflecterende routepijlenaantal 20
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Fluitjesaantal 20
- Veiligheidshesjesaantal 8
- Nooddekensaantal 6
Verlichting
- Led-lantaarnsaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparaat
- Thermoskannenaantal 4
- Snijplankenaantal 3
- Koks messenaantal 3
- Pannenaantal 3
- Opscheplepelsaantal 4
Servies
- Herbruikbare mokkenaantal 30
- Herbruikbare bordenaantal 30
- Herbruikbaar bestekaantal 30
- Drinkbekersaantal 30
Catering
- Waterkannenaantal 4
- Serveerschalenaantal 6
- Boodschappen
Schoonmaak
- Afwasteilaantal 2
- Afwasborstelsaantal 3
- Sponzenaantal 6
- Handveger en blikaantal 2
Tips
- Controleer het routegebied voordat je de opdrachten uitwerkt. Markeer controlepunten en routeposten pas nadat je hebt vastgesteld dat paden toegankelijk zijn en de routekaarten kloppen.
- Open de aanmeldingen op tijd en verwerk dieetwensen samen met de deelnemersinformatie. Verstuur route, starttijd, kledingadvies en paklijst uiterlijk enkele dagen voor de workshop.
- Maak per deelnemer of team een routepakket met een topografische kaart, routeboekje, potlood, gum en waterdichte maphoes. Neem extra schrijfmateriaal mee voor verlies of regen.
- Controleer kompasuitrusting, zaklampen, powerbanks en veiligheidsmateriaal minstens één dag vooraf. Leg EHBO-koffers, fluitjes, veiligheidshesjes en nooddekens bij het infopunt, niet verspreid over de opstelling.
- Bereid de ontvangst voor voordat deelnemers arriveren: registreer aanwezigheid, zet koffie en thee klaar en geef de veiligheidsinstructie voordat iemand aan de route begint. Plan daarnaast tijd voor het plaatsen van reflecterende routepijlen en markeringslint.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een navigatieworkshop organiseren?
- Reserveer de locatie en controleer het routegebied bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Verstuur de uitnodigingen daarna en sluit de deelnemerslijst uiterlijk 3 tot 5 dagen voor de workshop, zodat je materialen en routepakketten kunt voorbereiden.
- Wat moet ik meenemen naar een navigatieworkshop?
- Reken per deelnemer of team op navigatiemateriaal zoals een kaart, routeboekje, potlood en waterdichte maphoes. Voor de organisatie heb je daarnaast onder meer kompassen, routekaarthouders, markeringsmateriaal, EHBO-koffers, fluitjes, veiligheidshesjes en verlichting nodig.
- Wanneer geef je de veiligheidsinstructie bij een navigatieworkshop?
- Geef de instructie direct na de aanwezigheidsregistratie en vóór de start van de route. Trek hiervoor ongeveer 10 minuten uit en leg uit wat deelnemers doen bij verdwalen, slecht weer of een ongeval.
- Hoeveel tijd kost het opbouwen van een navigatieworkshop?
- Plan minimaal 90 minuten voor werktafels, partytenten, het infopunt, routeposten en materialen. Kom bij een onbekende locatie 30 minuten eerder om de routepijlen, controlepunten en weersomstandigheden nogmaals te controleren.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!