Organiser un atelier de navigation sans rien oublier

Un atelier de navigation demande de coordonner les inscriptions, le parcours et plusieurs postes d’activité en plein air. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du lieu jusqu’aux consignes de sécurité. Elle couvre aussi les oublis fréquents : vérifier la météo, préparer les cartes, protéger les documents de l’humidité et prévoir l’accueil autour du café, du thé et des snacks. Utilisez-la pour répartir les tâches et contrôler le matériel avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Vérifier le secteur du parcours
2 personnes
Envoyer les invitations
Ouvrir les inscriptions
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Envoyer les informations aux participants
Vérifier les prévisions météo
Préparer les cartes d'itinéraire
2 personnes
Élaborer les activités de navigation
2 personnes
Marquer les points de contrôle
2 personnes
Vérifier l'équipement de boussole
Trier les matériaux
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Vérifier la liste de matériel
Installer les tables de travail
2 personnes
Monter les tentes de réception
3 personnes
Aménager le point d’information
2 personnes
Installer les postes de parcours
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les snacks
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
2 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Donner les consignes de sécurité
2 personnes
Expliquer la lecture de carte
2 personnes
Démontrer l’utilisation de la boussole
2 personnes
Encadrer le parcours d'entraînement
4 personnes
Désigner le personnel aux points de contrôle
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Servir le repas chaud
3 personnes
Expliquer l’orientation du soir
2 personnes
Accompagner l'itinéraire du soir
4 personnes
Faire le point avec les participants
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel
3 personnes
Retirer les postes de contrôle du parcours
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer le site
3 personnes
Démonter les tentes de fête
3 personnes
Ranger le matériel au sec
2 personnes
Rendre le matériel loué
2 personnes
Rendre le lieu en parfait état
2 personnes
Archiver les données de présence

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 30
Nappesqté 6
Caisses de rangementqté 8

Équipement

Boussoleqté 20
Lampes de pocheqté 20
Batteries externesqté 6
Appareils de cuissonqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Matériel de navigation

Cartes topographiquesqté 12
Supports de cartes de parcoursqté 20
Crayonsqté 30
Gommeqté 20
Règlesqté 20
Arches en arc-en-cielqté 10
Livrets de parcoursqté 20
Protège-classeurs imperméablesqté 20
Ruban de balisageqté 6
Flèches de parcours réfléchissantesqté 20

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Siffletsqté 20
Gilets de sécuritéqté 8
Couvertures de survieqté 6

Éclairage

Lanternes LEDqté 6

Cuisine

Machine à café
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 3
Casserolesqté 3
Louchesqté 4

Vaisselle

Mugs réutilisablesqté 30
Assiettes réutilisablesqté 30
Couverts réutilisablesqté 30
Gobeletsqté 30

Catering

Carafes d’eauqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Courses

Nettoyage

Bac à vaisselleqté 2
Brosses à vaisselleqté 3
Épongesqté 6
Balayette et pelleqté 2

Conseils

Vérifiez le secteur du parcours avant d’ouvrir les inscriptions : confirmez l’accessibilité, les points de contrôle et la possibilité d’installer les postes prévus. Une modification tardive oblige souvent à refaire les cartes et les livrets.
Traitez les inscriptions dès leur clôture et transmettez les informations pratiques aux participants. Imprimez la liste finale le jour précédent, avec les besoins alimentaires et les coordonnées utiles.
Préparez les cartes, livrets et fiches dans des protège-classeurs imperméables. Prévoyez aussi des crayons, une gomme et des règles à chaque table de travail plutôt qu’un seul jeu pour tout le groupe.
Contrôlez le matériel de sécurité avant l’installation : trousses de premiers secours, sifflets, gilets et couvertures de survie doivent être accessibles, et les encadrants doivent savoir où les trouver.
Ne reportez pas la vérification météo au matin même. Faites un premier contrôle 48 heures avant, puis un dernier la veille, afin d’adapter les tentes, l’éclairage et les activités du parcours.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour préparer un atelier de navigation ?: Prévoyez au moins 3 à 4 semaines pour réserver le lieu, vérifier le parcours, ouvrir les inscriptions et préparer les activités. Gardez les 2 derniers jours pour le contrôle météo, les impressions et la vérification du matériel.
Quand faut-il envoyer les invitations pour un atelier de navigation ?: Envoyez-les idéalement 3 semaines avant l’atelier, avec la date, le lieu, la durée et les conditions de participation. Fixez la clôture des inscriptions environ 7 jours avant afin de traiter les besoins alimentaires et d’imprimer la liste.
Quel matériel prévoir pour un atelier de navigation ?: Prévoyez au minimum une boussole par équipe, des cartes topographiques, des supports de cartes, des crayons, des règles et les éléments de balisage du parcours. Ajoutez des lampes, des batteries externes et du matériel de sécurité si une partie se déroule par faible luminosité.
Que faut-il vérifier la veille d’un atelier de navigation ?: Contrôlez la météo, la liste des participants, les cartes, les points de contrôle, les boussoles et les trousses de premiers secours. Vérifiez aussi l’installation prévue des tables, des tentes, du point d’information et des postes de parcours.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.